Die Digitalisierung der Verwaltung an der Universität ist einen wichtigen Schritt weiter: Mit der Personalakte ist die erste e-Akte an den Start gegangen. Weitere Akten sollen folgen.
Jahrzehntelang waren sie eine feste Größe im Personaldezernat und in der Personalabrechnung der Universität: Pappmappen in unterschiedlichen Farben, dick gefüllt mit Dokumenten. In der Personalakte etwa wurden alle Unterlagen gesammelt, die im Laufe eines Berufslebens an der Universität zusammenkommen – von den Einstellungsunterlagen über Krankmeldungen, Anträge auf Überstunden, Wochenenddienste oder Teilzeit sowie Dokumente zum Mutterschutz. „Eine typische Personalakte wächst schnell auf drei bis vier Bände an, in Einzelfällen können es aber auch deutlich mehr werden“, berichtet Dr. Heike Tendler, Leiterin des Projekts „Einführung der digitalen Personalakte“ und Mitarbeiterin in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung. 150 Blatt passen in eine Mappe, im der Personalezernat „Band“ genannt. Im Laufe der Jahrzehnte hat sich eine Menge Papier angesammelt: In den Beständen finden sich rund 9.000 Akten, die insgesamt etwa 1,5 Millionen oft aus mehreren Blättern bestehende Dokumente enthalten.
Doch mit Papier ist nun Schluss. „Am Stichtag 15. Januar ist die elektronische Personalakte gestartet, die analogen Akten wurden geschlossen“, erklärt Jörg Sprenger, stellvertretender Personaldezernent und Auftraggeber des Projekts. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personaldezernats und der Personalabrechnung nutzen nun ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für ihre tägliche Arbeit. Die bestehenden Akten werden bis Mai von einem externen Dienstleister eingescannt und in die neue Plattform überführt. Die digitale Personalakte dient als zentrales Archiv für die gleichen Inhalte, die zuvor in der Papierakte aufbewahrt wurden, zusätzlich wird nun auch die Personalabrechnung darüber dokumentiert.
„Mit der Einführung der digitalen Personalakte als erster vollständiger e-Akte hat die Universität einen entscheidenden Meilenstein in der digitalen Transformation erreicht“, erklärt Jörg Stahlmann, Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen. Durch die Abschaffung der papierbasierten Personalakte würden die Arbeitsprozesse in der Personalverwaltung modernisiert und Sicherheit, Transparenz und Effizienz erhöht.
Die Datenhoheit liegt bei der Universität
Vieles wird in Zukunft schneller gehen: Mussten die Mitarbeitenden bislang mühsam die umfangreichen Papierakten durchforsten, wenn sie ein bestimmtes Dokument benötigten, können sie dieses nun per Volltextsuche sekundenschnell finden. Neue Dokumente lassen sich mit der Maus von Outlook direkt in die digitale Akte verschieben. Änderungen, die im SAP-System eingehen, werden automatisch übernommen. Zudem können die e-Akten ortsunabhängig bearbeitet werden, also auch aus dem Homeoffice.
Die Datensicherheit wird etwa dadurch gewährleistet, dass der Zugriff auf die Personalakte rollenbasiert und nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich ist. „Nur die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Personal- und Abrechnungsabteilungen haben Zugriff – und nur auf die Daten, die für ihre Aufgaben notwendig sind“, betont Tendler. Nach wie vor wird nicht ohne weiteres möglich sein, sich die eigene Personalakte anzuschauen: „Akteneinsicht ist wie bisher nur nach Antrag vor Ort möglich, das sind die gesetzlichen Vorgaben.“ Die Datenverarbeitung erfolge im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Zudem ist das System revisionssicher – jede Änderung an den Daten lässt sich nachvollziehen – und die Datenhoheit liegt bei der Universität: Die Software wird vor Ort auf unieigener IT-Infrastruktur betrieben, berichtet Oliver Merhof, der die Einführung der elektronischen Akte von Seiten der IT-Dienste begleitet.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem setzt die Universität auf eine Software, die von den meisten niedersächsischen Hochschulen verwendet wird. „Über die Digitalisierungsoffensive ‚Hochschule.digital Niedersachsen‘ des Landes können wir uns gut mit anderen Hochschulen austauschen“, sagt Tendler. Es habe jedoch keine Schablone gegeben, die man einfach hätte übernehmen können. Das Team musste etwa die Berechtigungsstruktur entsprechend der eigenen Anforderungen definieren und Aufbewahrungs- wie auch Löschfristen rechtssicher implementieren.
„Wir haben nicht nur die Technik, sondern auch die Prozesse neu gedacht
Dr. Heike Tendler, Projektleiterin
Die Aktenstruktur wurde gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen entwickelt und mit Testteams weiter verbessert. Dabei legte das Team um Tendler und Merhof viel Wert darauf, überflüssige Schritte in Prozessen zu beseitigen. Ziel war es auch, die Handhabung der Software möglichst nutzerfreundlich zu gestalten. „Wir haben nicht nur die Technik, sondern auch die Prozesse neu gedacht“, betont die Projektleiterin. „Das bildet den Grundstein für zukünftige digitale Workflows.“ Die Einführung der Fallakte ging zügig wie geplant in einem Dreivierteljahr über die Bühne.
Die nächsten Schritte sind bereits in Arbeit. „Das Ziel für 2026 besteht darin, weitere Arbeitsvorgänge zu automatisieren. Nach und nach sollen zum Beispiel PDF-Dateien überflüssig werden, die bislang noch zum Unterschreiben ausgedruckt werden müssen“, sagt Tendler. In den kommenden Monaten führt ihr Team das Projekt „Digitale Personalakte“ zu Ende, anschließend sollen weitere Akten in eine digitale Form überführt werden, etwa die Studierendenakte und die Drittmittelakte. „Wir entwickeln derzeit eine Roadmap bis Ende 2030, damit alle Beteiligten wissen, wann welches Vorhaben an der Reihe ist“, betont Vizepräsident Stahlmann. Ziel sei es, mittelfristig vielen Mitarbeitenden die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems zu ermöglichen.
