Umfragen und Erhebungen in Schulen

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Umfragen und Erhebungen in Schulen
RdErl. d. MK v. 1.1.2014 - 25b-81402 (SVBl. 1/2014 S.4) - VORIS 22410 -

1. Genehmigungspflicht

1.1. Umfragen und Erhebungen in öffentlichen Schulen (Befragungen, Testreihen u. Ä.) bedürfen der Genehmigung der nachgeordneten Schulbehörde.

Das Kultusministerium kann sich die Entscheidung in Einzelfällen vorbehalten.

Umfragen und Erhebungen, die den Religionsunterricht betreffen, werden nur im Einvernehmen mit der jeweiligen Religionsgemeinschaft genehmigt.

Ein entsprechender Antrag ist rechtzeitig, mindestens drei Wochen vor Beginn der beabsichtigten Umfrage oder Erhebung, schriftlich vorzulegen.

1.2 Nummer 1.1 gilt nicht für Umfragen und Erhebungen von

a)	Schulträgern in Schulen in ihrer Trägerschaft; hier ist jedoch vor Beginn das Benehmen mit der Schulleiterin oder dem Schulleiter herzustellen;
b)	Schülerinnen und Schülern in den von ihnen besuchten Schulen; diese bedürfen der Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters;
c)	Erziehungsberechtigten von Schülerinnen und Schülern in den von ihnen besuchten Schulen; diese bedürfen der Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters.

Die Nummern 3.1 bis 3.4 sind auch bei diesen Umfragen und Erhebungen entsprechend zu beachten.

1.3 Soweit erkennbar Belange der Schulträger berührt werden, sind diese von der Genehmigungsbehörde zu beteiligen; erforderlichenfalls sind ihnen die Antragsunterlagen ebenfalls zuzuleiten.

2. Antrag

Der Antrag und die ihm beizufügenden Unterlagen müssen alle Angaben enthalten, die zur Prüfung und Feststellung der Genehmigungsvoraussetzungen nach Nummer 3 erforderlich sind. Danach sind vorzulegen:

2.1	die konkrete Bezeichnung des Vorhabens und dessen ausführliche Darstellung;
2.2	Angaben über die an dem Vorhaben beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Name, Anschrift und Qualifikation der für die Leitung und die Organisation des Projekts verantwortlichen Personen der Stelle, die die Erhebung durchführt, sowie der weiteren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter) und der übrigen Personen, die von den noch nicht verarbeiteten Erhebungsunterlagen Kenntnis erlangen;
2.3	Benennung der an der Erhebung zu beteiligenden einzelnen Schulen, Angabe der Klassenstufen - ggf. bestimmter Fachklassen - und der voraussichtlichen Zahl der Klassen sowie Schülerinnen und Schüler;
2.4	Angaben über die Art und Weise und den voraussichtlichen zeitlichen Umfang der Inanspruchnahme von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften oder Erziehungsberechtigten;
2.5	Zeitplan der Erhebung;
2.6	bei Antragstellerinnen oder Antragstellern aus dem Hochschul- oder sonstigen Bildungsbereich eine Stellungnahme der fachlich zuständigen Professorin oder des fachlich zuständigen Professors oder der Projektleitung, bei Antragstellerinnen oder Antragstellern aus Studienseminaren der Seminarleitung;
2.7	bei Anträgen von Institutionen oder Personen, die ihren Sitz oder Wohnsitz außerhalb Niedersachsens haben, sowie bei Antragstellerinnen oder Antragstellern aus dem Hochschul- oder sonstigen Bildungsbereich, die zwar in Niedersachsen wohnen, aber an Bildungseinrichtungen außerhalb Niedersachsens tätig sind oder ausgebildet werden, eine besondere Begründung für die Durchführung der Erhebung in Niedersachsen;
2.8	Muster aller Unterlagen, deren Verwendung bei der Erhebung vorgesehen sind (Fragenkataloge, Erhebungsbogen, Tests, Muster eines Informationsschreibens für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Erhebung u.Ä.) sowie Angaben über den Zeitpunkt der Anonymisierung und die endgültige Vernichtung der zu erhebenden Daten.

3. Genehmigungsvoraussetzungen

3.1 Die Genehmigung kann erteilt werden, wenn den vorgelegten Unterlagen mit hinreichender Sicherheit zu entnehmen ist, dass

das Ziel der Erhebung nicht durch Verwendung bereits vorhandener Daten oder Untersuchungsergebnisse erreicht werden kann,
mit der Durchführung der Maßnahme in der Schule keine unzumutbare Störung oder Belastung des Schulbetriebes verbunden ist,
die Teilnahme freiwillig (Nummer 3.2) oder gemäß § 30 Abs. 3 Niedersächsisches Schulgesetz die Teilnahme verpflichtend ist und
entweder personenbezogene Daten nicht verarbeitet (Nummer 3.3) oder die datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten werden (Nummer 3.4).

3.2 Die Freiwilligkeit der Teilnahme beinhaltet auch das Recht, einzelne Fragen zu beantworten, andere aber nicht. Darauf sind die jeweiligen Teilnehmerinnen und Teilnehmer (Schülerinnen und Schüler und / oder Erziehungsberechtigte und/oder alle an der Schule tätigen Personen) vorher hinzuweisen. Dabei sind sie über das Ziel und den wesentlichen Inhalt des Vorhabens, die Art ihrer Beteiligung an der Untersuchung sowie über die Verwendung der erhobenen Daten aufzuklären. Zur Aufklärung gehört auch der Hinweis, dass eine Nichtteilnahme keinerlei Nachteile für sie mit sich bringt.

3.3 Personenbezogene Daten werden dann nicht verarbeitet, wenn die Erhebung anonym erfolgt und die Struktur der Fragen und die Art der Durchführung der Erhebung eine Zuordnung der erhobenen Daten zu bestimmten einzelnen Personen in allen Phasen der Verarbeitung (Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen und Nutzen) - auch bei Zuhilfenahme von Zusatzwissen (z.B. Adress- und Telefonverzeichnisse) - nicht oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten oder Arbeitskraft zulässt.

3.4 Ist es während oder nach der Erhebung möglich, einzelne Daten - ggf. auch mit Zusatzwissen - bestimmten Personen zuzuordnen, dann werden personenbezogene Daten i.S. d. § 3 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) verarbeitet.

3.4.1 Die Teilnahme an Umfragen und Erhebungen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bedarf der schriftlichen Einwilligung nach Maßgabe der Nummern 3.4.2 bis 3.4.5.

3.4.2 Die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ist erforderlich, wenn

a)	minderjährige Schülerinnen und Schüler oder
b)	Schülerinnen und Schüler - altersunabhängig – nach ihren Eltern oder nach Verhältnissen in der Familie befragt werden sollen.

Personenbezogene Angaben zu Dritten sind nur mit deren Einwilligung zulässig.

3.4.3 Die Einwilligung der Schülerinnen und Schüler ist bei deren Befragung erforderlich, wenn sie

volljährig oder

minderjährig und bereits einwilligungsfähig sind. Einwilligungsfähigkeit liegt dann vor, wenn sie in der Lage sind, die Bedeutung und die Tragweite der Einwilligung und deren rechtliche Folgen zu erfassen und ihren Willen hiernach zu bestimmen. Im Regelfall ist bei Schülerinnen und Schülern ab Schuljahrgang 9 vom Vorliegen der Einwilligungsfähigkeit auszugehen. Diese Einwilligung ist zusätzlich zur Einwilligung der Erziehungsberechtigten nach Nr. 3.4.2 a) einzuholen.

3.4.4 Die Erziehungsberechtigten, soweit sie persönlich an Umfragen und Erhebungen teilnehmen, und alle an der Schule tätigen Personen können ihre Einwilligung durch das Zurverfügungstellen ihrer Daten bekunden, beispielsweise mit dem Ausfüllen und der Rückgabe der Fragebögen oder ihrer Teilnahme online.

Online-Befragungen der Schülerschaft sind stets nur zulässig, wenn sichergestellt ist, dass die schriftliche Einwilligung nach Maßgabe der Nummern 3.4.2, 3.4.3 und 3.4.5 erteilt ist.

3.4.5 Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn eine umfassende Aufklärung über die vorgesehene Erhebung und Verwendung der Daten sowie über die Bedeutung der Einwilligung vorausgegangen ist. Zur Aufklärung gehört auch der Hinweis, dass die Einwilligung verweigert oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. Sollen Daten über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben erhoben werden, muss sich die Einwilligung ausdrücklich auf diese Angaben beziehen (§ 4 Abs. 2 NDSG).

3.4.6 Werden personenbezogene Daten für Forschungsvorhaben verarbeitet, ist im Übrigen § 25 NDSG zu beachten; das bedeutet insbesondere, dass

-	erhobene Daten nur für Forschungszwecke weiterverarbeitet werden dürfen (§ 25 Abs. 3 NDSG),
-	die Daten zu anonymisieren und die Merkmale, mit deren Hilfe ein Bezug zu bestimmten Personen hergestellt werden kann, zu löschen sind, sobald der Erhebungszweck dies zulässt (§ 25 Abs. 4 NDSG).

4. Über ihre Beteiligung an einer genehmigten Umfrage oder Erhebung entscheiden die Schulen in eigener Zuständigkeit, sofern sie nicht durch Erlass des Kultusministeriums oder Verfügung der nachgeordneten Schulbehörde zur Beteiligung verpflichtet werden.

5. Die Ergebnisse der Umfragen und Erhebungen sowie ihre Auswertung sind der Genehmigungsbehörde und dem Kultusministerium schriftlich mitzuteilen.

6. Dieser RdErl. tritt am 1.1.2014 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2019 außer Kraft.

Schule und Recht in Niedersachsen (www.schure.de)