Bisher wurden nach Ablauf eines Kalenderjahres oder im Falle des Ausscheidens einer Mit­arbeiterin bzw. eines Mitarbeiters nach Beendigung des Dienstverhältnisses die Lohnsteuer­bescheinigungen in Papierform übersandt. Dieses Verfahren wird ab sofort abgelöst durch die elektronische Bereitstellung dieser Nachweise.

In Zusammenarbeit von IT-Diensten, Dezernat 2 - Abteilung Personalabrechnung, dem Datenschutzbeauftragten und dem Personalrat wurde das Verfahren der elektronischen Bereitstellung der Lohnsteuerbescheinigungen entwickelt.

Nach Ablauf eines Kalenderjahres werden die Lohnsteuerbescheinigungen der Beschäftigten binnen angemessener Frist elektronisch erzeugt und in einem elektronischen Archiv ge­speichert.

Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die vor Ablauf des Kalenderjahres aus dem Dienst ausscheiden, erfolgt dies bereits nach deren Ausscheiden aus dem Dienst.

Genau wie bei der Bereitstellung der elektronischen Entgeltnachweise erhält auch hier jede/r Beschäftigte, für die/den eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt wurde, eine persönlich ad­ressierte E-Mail, in der ihr/ihm dies mitgeteilt wird:

• Die E-Mail enthält einen Link, über den die/der Beschäftigte direkt zu dem Portal gelangt. In dem Portal erfolgt die Anmeldung der/des Beschäftigten zu ihrem/seinem persönlichen Konto durch die Eingabe ihres/seines Benutzernamens (in der Form abcd1234 ) und ihres/seines persönlichen Passwortes.
• Nach dem Öffnen der Maske ist aus Sicherheitsgründen die erneute Eingabe des persön­lichen Passwortes der/des Beschäftigten nötig.
• Nach der Anmeldung werden der/dem Beschäftigten unter dem Button „Lohnsteuer“ die für sie/ihn bereitgestellten Lohnsteuerbescheinigungen angezeigt (siehe Abbildung 1).
• Durch Anklicken einer Lohnsteuerbescheinigung wird diese geöffnet.
• Neben dem Öffnen kann die/der Beschäftigte die Lohnsteuerbescheinigung auch an einem anderen Ort speichern, ausdrucken oder löschen.

Wenn das System fünf Minuten lang keine Aktivitäten des Nutzers feststellen kann, wird die Sitzung des Nutzers automatisch vom System beendet.

Sie kann dann nur durch erneute Eingabe des Benutzernamens wieder gestartet werden.

Hinweis:
Außer über den Link in der persönlich an die/den Beschäftigten adressierten E-Mail können die Beschäftigten auch über einen entsprechenden Button auf den Webseiten des Dezerna­tes 2 (dezernat 2/personalabrechnung/service) und über Stud.IP (Profil – Kartenreiter „Personalabrechnung“) zu dem Portal gelangen, in dem sie sich wie oben beschrieben an­melden können.

Scheiden Beschäftigte aus dem Beschäftigungsverhältnis aus, haben diese weiterhin Zugriff auf ihre Daten. Erst wenn die ehemals Beschäftigten die Löschung ihres Nutzerkontos bei den IT-Diensten beantragen, werden auch die hinterlegten Nachweise gelöscht. Scheidet eine Person als Beschäftigte/r aus der Universität Oldenburg aus und nutzt diese ihr IT-Konto in einem Zeitraum von 180 Tagen nicht, wird das Konto samt aller eigenen Doku­mente gelöscht.