ECM-Programm der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
ECM-Programmmanagement
ECM-Programm der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
Was ist das ECM-Programm?
Die Universität Oldenburg (UOL) setzt mit dem ECM-Programm einen zentralen Schritt in ihrer digitalen Transformation um. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten – durch die Digitalisierung von Akten und Prozessen.
Wofür stehen die Begriffe DMS und ECM?
DMS steht für das „Dokumentenmanagementsystem”, d.h. die ‒„Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von sowie die Suche nach Dokumenten.“[1]
ECM steht für „Enterprise Content Management” - „Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“[2]
ECM umfasst alle Arten von Unternehmensinhalten und -Daten, also das Dokumentenmanagement (DMS), aber auch das Input/Output-Management, Web-Content und digitale Archive.
Strategische Ziele bis 2030
Die UOL will bis 2030 alle analogen Sachakten der Verwaltung in digitale Akten überführen – mit klaren Zielen, einer Roadmap und einer stabilen Governance-Struktur. Dazu wird eine langfristige Roadmap mit messbaren Meilensteinen, agilen Strukturen, einer Erweiterung der IT-Infrastruktur und personeller Ausstattung bis 2030 entwickelt.
Vorläufiger Zeitplan:
- Einführung digitaler Sachakten in der zentralen Verwaltung ab 2026
- Umsetzung fachverfahrengestützter Akten ab 2027
- Einführung eines prozessorientierten Aktenplans
- Digitalisierung der mit den Akten verbundenen Prozesse bis 2030
Warum ECM?
- Effizienz: Schnellerer Zurgiff, weniger Suchzeit, automatisierte Abläufe
- Sicherheit: Zentrale Speicherung, definierte Zugriffsrechte, Audit-Trails
- Transparenz: Klare Verantwortlichkeiten, Dokumentationspflichten
Lenkungskreis
Mitglieder des Lenkungskreises
Aufgaben des Lenkungskreises
- Strategische Ausrichtung des Programms & Entscheidung über Prioritäten
- Genehmigung von Meilensteinen & Budget
Programmstruktur
Das ECM-Programm wird als Großprojekt im VP-V-Projektportfolio geführt. Ziele des Programms sind die Umsetzung
- Fachverfahrensgestützter Akten: „schlank“, im Standard
- OE-übergreifender Akten: Zentral koordiniert durch das Programm-Management
- von Prozessdigitalisierungen: Planung & Monitoring durch das Programm-Management
Meilensteine des ECM-Programms bis 2030
| Jahr | Meilenstein |
|---|---|
| 2026 | Q2: Kick-Off des ECM-Programms (Juni 2026) Q2/Q3: Vorbereitung der ECM-Strategie |
| 2027 | Vorstellung der Roadmap Umsetzung erster fachverfahrengestützer Akten (voraussichtlich Studierendenakte, Drittmittelakte, Stellenakte) Einführung eines prozessorientierten Aktenplans |
| 2028-2030 | Umsetzung der in der Roadmap vorgesehenen fachverfahrensgestützen Akten und OE-übergreifender Inhalte |
Häufig gestellte Fragen
Wann werden Akten in meinem Bereich digitalisiert?
Akten werden entsprechend der in der Raodmap vereinbarten und verlässlich festgelegten Reihenfolge digitalisiert. Prozesse und Workflows werden in der Regel im Zusammenhang mit der Digitalisierung der zugehörigen Akte digitalisiert.
Was passiert mit den vorhandenen Papierakten?
In den Projekten ist jeweils zu entscheiden, ob vorhandene und aktive Akten gescannt oder hybrid weitergeführt werden.
Wer hat Zugriff auf die digitalen Akten?
Für jede Akte wird ein Berechtigungskonzept erstellt, das nur autorisierten Personen Zugriff auf die Akten gewährt.
Wie kann ich zum ECM-Programm beitragen oder Feedback geben?
Gerne persönlich oder über die Funktionsadresse
Das ECM-Programm wird in verschiedenen Gremien vorgestellt, um Themen und zu digitalisierende Akten zu erfassen.