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Für die personalrechtliche Begleitung des Verfahrens, die Bearbeitung personalrechtlicher Angelegenheiten sowie die Einstellung und Ernennung ist Anne-Kathrin Friedrich (Dezernat 1) zuständig.

 

Verfahren zur Besetzung von Professuren und Juniorprofessuren mit leitender klinischer Position in einem der Kooperationskrankenhäuser (vgl. § 63i Abs. 1 NHG)

Besetzungen von nebenberuflichen Professuren, die gleichzeitig eine leitende klinische Position bei einem der kooperierenden Krankenhausträger innehaben, werden in einem konsensualen Verfahren zwischen den beteiligten Institutionen und auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben und universitären Bestimmungen durchgeführt.

Hinsichtlich der Gestaltung des gemeinsamen Berufungsverfahrens gelten die Regelungen der Berufungsordnung der Universität Oldenburg sowie Festlegungen durch vertragliche Vereinbarungen mit der entsprechenden Einrichtung.

Die Zuständigkeit für die Durchführung des nachfolgend beschriebenen Verfahrens liegt bei der Fakultät VI - Medizin und Gesundheitswissenschaften der Universität Oldenburg. Die gesetzlich festgelegten Rechte anderer Organe und Organisationseinheiten bleiben davon unberührt.

In den nachfolgenden Beschreibungen der einzelnen Verfahrensschritte finden Sie ebenfalls ergänzende Informationsblätter sowie Vorlagen zum Download.

Grundlegendes zum Thema Verschwiegenheit und Datenschutz

(1) Alle am Verfahren beteiligten Personen (stimmberechtigt und beratend) haben die Vertraulichkeit des Verfahrens zu wahren. Bewerbungs- und Sitzungsunterlagen sowie im Laufe des Verfahrens verarbeitete personenbezogene Daten sind entsprechend den Datenschutzvorschriften vertraulich zu behandeln (siehe hierzu das Hinweisblatt zum Umgang mit personenbezogenen Daten in Verfahren zur Besetzung einer Professur). Sie dürfen Dritten nur zugänglich gemacht werden, soweit dies zu deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Aus Gründen des Datenschutzes ist eine pauschale Weitergabe der Unterlagen an die Stellvertretung ohne Eintritt des Vertretungsfalles nicht zulässig.

(2) Wird für den Datenversand an Kommissionsmitglieder sowie Gutachterinnen und Gutachter der Datendienst „Cloud Storage“ der Universität verwendet, gelten folgende Vorgaben: Die Daten werden in digitalisierter Form ausschließlich im Format „pdf“ zur Verfügung gestellt. Die Verfügbarmachung wird von der jeweiligen administrativ betreuende Stelle (z.B. Geschäftsstelle/Sekretariat des Instituts/Departments für .../ der Fakultät, die Geschäftsführung der Fakultät, etc.), in der Weise durchgeführt, dass die eine jede Bewerberin bzw. einen jeden Bewerber betreffenden Unterlagen in einen ausschließlich für den Zweck des Berufungsverfahrens eingerichteten Ordner eingestellt werden. Der Zugang zu diesem Ordner wird ausschließlich den Kommissionsmitgliedern und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachtern passwortgesichert eingeräumt. Eine Anleitung hierzu ist auf den Seiten der IT-Dienste zu finden. Orderlink und Passwort sind in getrennten E-Mails zu versenden. Ein Versand an Funktionsadressen ist nicht zulässig. Scheidet ein Kommissionsmitglied aus der Kommission aus, muss der Dateiordner aus Datenschutzgründen mit einem neuen Passwort geschützt werden.
Die Kommissionsmitglieder und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachter müssen eine „Erklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz bezogen auf die Nutzung von Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber in elektronischer Form“ unterzeichnen. Sie erhalten hierzu die Erklärung per E-Mail und senden diese ausgedruckt und unterschrieben zurück (per Post, als pdf-Scan oder Fax) an die jeweilige administrativ betreuende Stelle.

(3) Werden personenbezogene Daten auf dem Postweg oder durch Niederlegung in den Postfächern verschickt, gelten folgende Vorgaben: Die Kommissionsmitglieder und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachter müssen eine „Erklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz bezogen auf die Nutzung von Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber“ unterzeichnen. Sie erhalten hierzu die Erklärung per E-Mail und senden diese ausgedruckt und unterschrieben zurück (per Post, als pdf-Scan oder Fax) an die jeweilige administrativ betreuende Stelle.

(4) Die Behandlung von Berufungsverfahren in den Gremien erfolgt unter Ausschluss der Öffentlichkeit mit Ausnahme der Freigabe des Profilpapiers sowie der Wahl von Berufungs- bzw. Auswahlkommissionen.

(5)  Nach der letzten Sitzung der Berufungs- oder Auswahlkommission sind alle Sitzungsunterlagen zu vernichten, zu löschen oder zur Vernichtung an die Vorsitzende oder den Vorsitzenden der Kommission zurückzugeben. Die Mitglieder der Kommission sind hierzu durch die jeweiligen administrativ betreuende Stelle aufzufordern. Bei Benutzung des Datendienst „Cloud Storage“ der Universität wird der Dateiordner nach Beendigung des Verfahrens durch die jeweilige administrativ betreuende Stelle unwiderruflich gelöscht. Die Mitglieder der Kommission werden gleichzeitig über die Beendigung des Verfahrens informiert und zur Vernichtung evtl. heruntergeladener und ggf. selbst angefertigter Dokumente hinsichtlich des Verfahrens aufgefordert.

Bildung und Zusammensetzung der Berufungs- oder Auswahlkommission

(1) Die Berufungskommission im Falle von Professuren und die Auswahlkommission im Falle von Juniorprofessuren (beide im Folgenden „Kommission“ genannt) übernimmt eine zentrale Funktion im Verfahren und wird im Einvernehmen mit dem Präsidium eingerichtet. Die Wahl der Mitglieder der Kommission erfolgt nach Statusgruppen getrennt im Fakultätsrat. Sollten sich im Laufe des Verfahrens Änderungen in der Zusammensetzung der Kommission ergeben, ist das Einvernehmen mit dem Präsidium erneut und vor der jeweiligen Sitzung der Kommission herzustellen.

(2) Grundsätzlich sind Kommissionen als große Kommissionen einzusetzen (6HL; 2WM; 2ST; 2MTV). Die Bildung von kleinen Kommissionen (4HL; 1WM; 1ST; 1MTV) ist in Abstimmung mit dem Präsidium möglich. § 16 Abs. 2 Satz 4 NHG und § 26 Abs. 2 NHG Satz 3 bis 5 regeln die weitere Zusammensetzung nach folgenden Statusgruppen: die Professorinnen und Professoren sowie die Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren (Hochschullehrergruppe/HL), die wissenschaftlichen und künstlerischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Lehrkräfte für besondere Aufgaben (Mitarbeitergruppe/ WM), die Studierenden (Studierendengruppe/ ST) und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Technik und Verwaltung (MTV-Gruppe). Mitglieder der MTV-Gruppe haben in der Kommission kein Stimmrecht.

(3) Mindestens 40 von Hundert der stimmberechtigten Mitglieder sollen Frauen sein und die Hälfte davon soll der Hochschullehrergruppe angehören. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zentralen Gleichstellungsbeauftragten.

(4) Die Mitwirkung von mindestens zwei externen Hochschullehrerinnen oder Hochschullehrern ist für das gesamte Verfahren zu gewährleisten. Wichtige Kooperationseinrichtungen sollen berücksichtig werden. Die externen Mitglieder sollen als stimmberechtigte Mitglieder in der Kommission mitwirken. Angehörige und Mitglieder der Universität gelten nicht als externe Mitglieder. Die zentrale Gleichstellungsbeauftragte ist stets, die Schwerbehindertenvertretung bei der Bewerbung von Menschen mit Schwerbehinderung zu beteiligen.

(5) Mindestens ein Mitglied einer anderen Fakultät oder eines anderen Faches der Universität soll als stimmberechtigtes Mitglied teilnehmen.

(6) Bei Neueinrichtung eines Faches, bei sog. kleinen Fächern oder in profilbildenden Bereichen können die Mitglieder der Hochschullehrergruppe einer Kommission im Einvernehmen mit dem Präsidium mehrheitlich extern besetzt werden. Profilbildende Bereiche werden im Rahmen der Struktur- und Entwicklungsplanung festgelegt.

(7) Die Geschäftsführung des jeweils beteiligten Krankenhausträgers und eine weitere von ihr bestimmte sachkundige Person aus dem ärztlichen Bereich, die habilitiert sein muss, sind als beratende Mitglieder zu beteiligen.

(8) In begründeten Fällen können weitere Personen als beratende Mitglieder gewählt werden. Es ist zu begründen, welche Fach- und Sachkenntnisse das beratende Mitglied in die Kommission einbringen kann. Beratende Mitglieder haben in der Kommission Rederecht und Einsicht in die Bewerbungsunterlagen und Gutachten.

(9) Angehörige der Fakultät VI - Medizin und Gesundheitswissenschaften können als beratende Mitglieder in die Kommission gewählt werden.

(10) Die Mitglieder sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen und dazu beizutragen, dass die Kommission ihre Aufgaben wirksam erfüllen kann. Gewählte Vertreterinnen und Vertreter sind reine Abwesenheitsvertretungen und nehmen an den Sitzungen nur dann teil, wenn der Vertretungsfall eintritt. Die Reihenfolge der Stellvertretung ist bei der Wahl der Kommission festzulegen. Der im NHG vorgegebene Anteil weiblicher Mitglieder ist auch im Falle der Vertretung zu wahren. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zentralen Gleichstellungsbeauftragten. Externe Mitglieder dürfen nur durch andere externe Mitglieder vertreten werden.

(11) Für die Wahl der Kommission durch den Fakultätsrat und die Herstellung des Einvernehmens mit dem Präsidium sind die Kommissionsmitglieder gemäß ihrer Statusgruppe mit Anrede, vollem Titel und Namen aufzunehmen. Bei externen Mitgliedern ist die Fachrichtung zu benennen. Bei stellvertretenden Mitgliedern ist die Reihenfolge der Vertretung anzugeben. Sollten sich im Laufe des Verfahrens Änderungen in der Zusammensetzung der Kommission ergeben, ist eine entsprechende Wahl sowie das Einvernehmen mit dem Präsidium erneut und vor der jeweiligen Sitzung der Kommission herzustellen.

(12) Der Antrag an das Präsidium zur Herstellung des Einvernehmens ist in Kopie per E-Mail an das Referat Planung und Entwicklung (ple8r0an+twunlf8gg@uol.deb9) zu senden. Soll das Einvernehmen gleichzeitig mit dem Antrag zur Freigabe der Professur hergestellt werden, ist der Antrag an das Präsidium in zwei Teile zu gliedern: 1. Freigabe des Profilpapiers inkl. Ausschreibungstext, 2. Herstellung des Einvernehmens für die Berufungs- oder Auswahlkommission. Hierzu bedarf es analog zwei getrennter Fakultätsratsbeschlüsse.

(13) Die Aufgabe der Mitglieder der Kommission endet mit Bestätigung des Berufungsvorschlags durch den Fakultätsrat oder mit der Beendigung des Berufungsverfahrens aus anderen Gründen.

Verfahrensvorschriften für die Berufungs- bzw. Auswahlkommission

Verfahrensvorschriften für die Berufungs- bzw. Auswahlkommission

Die oder der Vorsitzende leitet das Verfahren. Sie oder er ist gegenüber der Fakultät und dem Präsidium berichtspflichtig und für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Sie oder er berichtet dem Senat.

Hinsichtlich der Kommissionssitzungen sind Verfahrensvorschriften zu folgenden Themen zu beachten:

Einladung, Dokumentenversand und allg. Sitzungsablauf

(1) Die Kommission wird durch die Dekanin oder den Dekan konstituiert. Sie oder er kann die Konstituierung an ein Mitglied des Dekanats oder der Kommission delegieren. Die Kommission wählt aus ihrer Mitte eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden und eine stellvertretende Vorsitzende oder einen stellvertretenden Vorsitzenden.

(2) Die Kommission tagt unter Ausschluss der Öffentlichkeit. Die Einladung zu den Sitzungsterminen erfolgt mindestens sieben Tage vor der Sitzung. Die Zusendung der Sitzungsunterlagen erfolgt i.d.R. sieben Tage vor der Sitzung. Abweichungen von dieser Frist sowie die Einreichung von Tischvorlagen müssen von der Kommission einstimmig genehmigt werden. Kommt kein einstimmiger Beschluss zu Stande, können die verspätet eingereichten Sitzungsunterlagen erst in der darauf folgenden Sitzung verwendet werden. Die stellvertretenden Mitglieder erhalten ausschließlich die Einladung zur Kenntnis. Ist ein Mitglied an der Teilnahme gehindert, so informiert es sofort die Vorsitzende oder den Vorsitzenden, damit diese oder dieser unverzüglich die Stellvertreterin oder den Stellvertreter des verhinderten Mitglieds über die Erforderlichkeit ihrer oder seiner Anwesenheit benachrichtigt.
Die Zusendung der Einladung und der Sitzungsunterlagen geschieht auf dem Postweg, durch Niederlegung in den Postfächern oder mit Hilfe des Datendienstes „Cloud-Storage“ der Carl von Ossietzky Universität in einem ausschließlich für den Zweck des Berufungsverfahrens eingerichteten passwortgesicherten Ordner. Andere Wege der elektronischen Weitergabe von Sitzungsunterlagen sind untersagt.

(3) Wird für die Verarbeitung der Bewerbungs- und Sitzungsunterlagen sowie der im Laufe des Verfahrens verarbeiteten personenbezogenen Daten der Datendienst „Cloud Storage“ der Universität verwendet, gelten folgende Vorgaben: Die Daten werden in digitalisierter Form ausschließlich im Format „pdf“ zur Verfügung gestellt. Die Verfügbarmachung wird von der jeweiligen administrativ betreuende Stelle (z.B. Geschäftsstelle/Sekretariat des Instituts/Departments für .../ der Fakultät, die Geschäftsführung der Fakultät, etc.), in der Weise durchgeführt, dass die eine jede Bewerberin und einen jeden Bewerber betreffenden Unterlagen in einen ausschließlich für den Zweck des Berufungsverfahrens eingerichteten Ordner eingestellt werden. Der Zugang zu diesem Ordner wird ausschließlich den Kommissionsmitgliedern und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachtern passwortgesichert eingeräumt (Anleitung siehe IT-Dienste). Orderlink und Passwort sind in getrennten E-Mails zu versenden. Ein Versand an Funktionsadressen ist nicht zulässig. Scheidet ein Kommissionsmitglied oder eine Gutachterin bzw. ein Gutachter aus der Kommission aus, muss der Dateiordner aus Datenschutzgründen mit einem neuen Passwort geschützt werden.
Die Kommissionsmitglieder und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachter müssen eine „Erklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz bezogen auf die Nutzung von Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber in elektronischer Form“ unterzeichnen. Sie erhalten hierzu die Erklärung per E-Mail und senden diese ausgedruckt und unterschrieben zurück an die jeweilige administrativ betreuende Stelle (per Post, als pdf-Scan oder Fax).

(4) Werden personenbezogene Daten auf dem Postweg oder durch Niederlegung in den Postfächern verschickt, gelten folgende Vorgaben: Die Kommissionsmitglieder und ggf. Gutachterinnen bzw. Gutachter müssen eine „Erklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz bezogen auf die Nutzung von Unterlagen der Bewerberinnen und Bewerber“ unterzeichnen. Sie erhalten hierzu die Erklärung per E-Mail und senden diese ausgedruckt und unterschrieben zurück (per Post, als pdf-Scan oder Fax) an die jeweilige administrativ betreuende Stelle.

(5) Zu Beginn der Sitzung ist bei Vorliegen der Beschlussfähigkeit die endgültige Tagesordnung zu beschließen. Von der endgültigen Tagesordnung darf nur aufgrund eines Beschlusses abgewichen werden. Unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ können keine Beschlüsse gefasst werden.

(6) Die oder der Vorsitzende erteilt das Wort in der Reihenfolge der Wortmeldungen. Sie oder er kann zur Verhandlung das Wort ergreifen und ist zur Entziehung des Wortes ermächtigt.

(7) Beratende Mitglieder der Kommission haben Rederecht und können Bewerbungsunterlagen sowie Gutachten einsehen.

(8) Über jede Sitzung wird ein Protokoll angefertigt, das von der oder dem Vorsitzenden unterzeichnet wird. Das Sitzungsprotokoll wird allen Mitgliedern der Kommission - in der Regel zur nächsten Sitzung - übersandt und von ihnen beschlossen. Mitglieder der Kommission sind in jedem Protokoll mit vollem Namen und ggf. Titel sowie Zugehörigkeit der Statusgruppe zu benennen. Bei stellvertretenden Mitgliedern ist auch das zu vertretende Mitglied anzugeben.
 

Beschlussfähigkeit und Beschlussfassung

(1) Die Kommission ist beschlussfähig, wenn und solange die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder sowie die Mehrheit der Mitglieder der Hochschullehrergruppe in der Sitzung anwesend sind. Die Beschlussfähigkeit muss vor Beginn der Sitzung ausdrücklich festgestellt werden.
Der im NHG vorgegebene Anteil weiblicher Mitglieder ist auch im Falle der Vertretung zu wahren. Externe Mitglieder dürfen nur durch andere externe Mitglieder vertreten werden.

(2) Eine Stimmabgabe ist nur durch anwesende Mitglieder der Kommission zulässig. Als anwesend gilt auch ein Mitglied, welches durch ein vom Präsidium zugelassenes Verfahren zur Bild- und Tonübertragung in die Lage versetzt ist, an den Beratungen der Kommission zeitgleich teilzunehmen. Die störungsfreie Zuschaltung ist für die gesamte Sitzungsdauer sicherzustellen.

(3) Auf Verlangen eines Mitglieds ist über einen Antrag geheim abzustimmen (zum Verfahren siehe Anlage 1 der allgemeinen Geschäftsordnung).

(4) Die oder der Vorsitzende kann Beschlüsse im schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren herbeiführen, sofern nicht zwei oder mehr stimmberechtigte Mitglieder widersprechen. Die Umlaufzeit ist festzusetzen und beträgt in der Regel eine Woche. Bei der Versendung der Abstimmungsfrage ist darauf hinzuweisen, dass Stimmen, die nach der Umlaufzeit eingehen, nicht berücksichtigt werden.

(5) Beschlüsse bedürfen der Mehrheit der Kommission und der Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder der Hochschullehrergruppe (bei einer großen Kommission insgesamt 6 Stimmen, davon 4HL). Stimmenthaltungen wirken wie Nein-Stimmen. Sämtliche Beschlüsse sind im Sitzungsprotokoll zu vermerken.

(6) Kommt ein Beschluss auch im zweiten Abstimmungsgang nicht zustande, so entscheiden die Mitglieder der Hochschullehrergruppe abschließend, wobei auch in diesem dritten Abstimmungsgang eine absolute Mehrheit erforderlich ist (also mindestens 4 HL).

(7) Die Abgabe einer persönlichen Erklärung ist zulässig und bedarf der Schriftform. Die oder der Vorsitzende erteilt einem Mitglied nach Beendigung der Beratung oder Abstimmung über einen konkreten Tagesordnungspunkt das Wort zu einer persönlichen Erklärung. Die Redezeit beträgt höchstens drei Minuten. Eine schriftliche Fassung muss der oder dem Vorsitzenden innerhalb einer Woche zugegangen sein.

(8) Ändert sich die Zusammensetzung der Kommission aufgrund einer Nachwahl, so berührt das nicht die Wirksamkeit der vorher gefassten Beschlüsse und vorgenommenen Handlungen.

Webmslas1zbzhter des Referatqgis Pl+dyan22ung und Enfmtwiyvbyqck9evlunktg (saskra7ia.bunq8chqting@wmnnouol.2+8de) (Stand: 07.02.2020)