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Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften wurde 2012 als jüngste Fakultät der Carl von Ossietzky Universität gegründet. Sie umfasst die Bereiche Humanmedizin und Versorgungsforschung sowie ein großes naturwissenschaftliches Fächerspektrum. Hinsichtlich der klinischen Forschung und Lehre kooperiert die Fakultät mit vier regionalen Krankenhäusern, die für die praktische Ausbildung der Studierenden im Modellstudiengang Humanmedizin verantwortlich sind und zusammen mit der Fakultät die Universitätsmedizin Oldenburg bilden. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Die Geschäftsstelle der Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften als deren zentrale Verwaltungseinheit sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter im Verwaltungsdienst (m/w/d)

E6 TV-L mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (19,9 Std./Woche)

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie zuständig für folgende Aufgaben:

  • Unterstützung des Dekans und der Fakultätsgeschäftsführerin im Sekretariat der Geschäftsstelle
  • Organisation der Arbeitsabläufe in der Geschäftsstelle, Sichtung und Bearbeitung des Posteingangs
  • Terminkoordination auch hochrangiger Termine
  • Organisation öffentlichkeitswirksamer (politischer) Veranstaltungen des Dekanats
  • Erteilung persönlicher und telefonischer Auskünfte in allgemeinen Angelegenheiten der Fakultät und Vermittlung von Gesprächspartnerinnen bzw. Gesprächspartnern der Fakultät
  • Anfordern von Stellungnahmen der zuständigen Gremien bzw. Personen
  • Entwurf von Vordrucken, Formschreiben und Verzeichnissen der Geschäftsstelle
  • Überwachung der Repräsentationsausgaben
  • Vorbereitung der Dienstreiseabrechnung des Dekans und der Fakultätsgeschäftsführerin sowie Externer
  • Prüfung und Anweisung von Rechnungen
  • Überwachung des Budgets der Fakultätsgeschäftsstelle (Büromaterial, Ausstattung, Reisekosten, Fortbildungen)
  • Administrative Unterstützung in Besetzungsverfahren
  • Durchführung von Beschaffungen für die Fakultätsgeschäftsstelle
  • Aktenführung (elektronisch und in Papierform)

Einstellungsvoraussetzungen sind eine einschlägige Berufsausbildung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich nach Berufsbildungsgesetz (BBiG) oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich sowie fundierte Anwendungskenntnisse in MS-Office. Eine hohe kommunikative Kompetenz, sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse sowie Organisationserfahrung setzen wir voraus. Erfahrungen im universitären Umfeld sind ebenso erwünscht wie Kenntnisse der Budgetverwaltung und SAP-Grundkenntnisse.

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bewerbungen (mit Lebenslauf, Zeugnissen/Qualifikationsnachweisen) richten Sie bitte unter Angabe des Kennzeichens „Sekretariat Geschäftsstelle“ bevorzugt per E-Mail () als eine zusammenhängende PDF-Datei bis zum 25.05.2021 an die Geschäftsstelle der Fakultät VI (Geschäftsführung Dr. Eva-Maria Silies), Ammerländer Heerstraße 138, 26129 Oldenburg.

Bewerbungs- und Vorstellungskosten können nicht erstattet werden.

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(Stand: 30.04.2021)