Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen – in enger Zusammenwirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mit Kooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.

In der Geschäftsstelle des Präsidiums ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Sekretär*in des Präsidiums (m/w/d)
(Entgeltgruppe 6 TV-L)

als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst im Umfang von 100 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 39,8 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

In dieser Position unterstützen Sie administrativ das Präsidium, insbesondere die drei nebenamtlichen Vizepräsident*innen. Mit Ihren Kolleg*innen stimmen Sie sich eng ab und vertreten sich gegenseitig.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für die nebenamtlichen Vizepräsident*innen abstimmen, koordinieren und vereinbaren
• Anfragen universitätsinterner und -externer Ansprechpartner*innen mündlich und schriftlich beantworten und weitervermitteln, auch in englischer Sprache
• Sitzungen und Besprechungen betreuen, vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Gäste empfangen
• Dienstreisen für das Präsidium organisieren, vorbereiten und abrechnen (In- und Ausland)
• Büromaterial bestellen
• Internetseiten des Präsidiums pflegen mit Content-Management-System

Einstellungsvoraussetzungen sind:

• abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich nach BBiG oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse und Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift,
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook
• Organisationsgeschick

Von Vorteil sind darüber hinaus:

• ausgeprägte Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Verwaltungs- und Büroorganisationserfahrung
• Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensiven Vorgängen
• schnelle Auffassungsgabe
• selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Nutzung eines Content-Management-Systems

Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen:

• einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
• ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub
• die Möglichkeit, anteilig im Home Office zu arbeiten
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports
• Nutzung des JobTickets im VBN
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeteria und Bibliothek

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen / Qualifikationsnachweisen bis zum 11.12.2023 bevorzugt per E-Mail () als eine zusammenhängende PDF-Datei an die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Frau Almke Ratjen. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungsunterlagen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungsunterlagen in Papierform nicht zurücksenden und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.

Die Auswahlgespräche sind für den 15.12.2023 geplant. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Almke Ratjen unter 0441 798 4172 oder .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!