Kontakt

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Informationen zum Datenschutz - CampusCard als Dienstausweis, Printkarte, Zutrittsausweis

Die folgenden Informationen klären die Nutzerinnen und Nutzer der CampusCard als Dienstausweis der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, als Printkarte und als Zutrittsausweis  über die Zwecke, den Verarbeitungsrahmen, die Rechtsgrundlagen und die Rechte bezüglich der mit der Nutzung der CampusCard zusammenhängenden Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf und stellen somit u.a. die gemäß Artikel 13 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderliche Information der von der Datenverarbeitung Betroffenen dar.

Verantwortlich

Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der CampusCard insgesamt ist

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg,
Ammerländer Heerstraße 114-118,
26129 Oldenburg,
vertreten durch ihre/n Präsidenten/Präsidentin

Ansprechpartner

Bei technischen Problemen oder sonstigen Fragen (z.B. Neuausstellung, Validierung etc.) mit der CampusCard die

IT-Dienste der Universität

+49 441 798-5555
 

Für alle Fragen zur elektronischen Geldbörse das

Studentenwerk Oldenburg

+49 441 798-2709

Datenschutzbeauftragte/r

Und damit Ansprechpartner/in für alle Fragen rund um den Datenschutz ist

Der/Die Datenschutzbeauftragte

Ammerländer Heerstr. 114-118
26129 Oldenburg

+49 441 798-4198

uol.de/datenschutz

Rechtsgrundlage

Für die Datenverarbeitung in Zusammenhang mit der CampusCard ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 88 Abs. 1 Landesbeamtengesetz Niedersachsen (LBG Nds.) in Verbindung mit § 12 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG).

Zwecke

Dienstausweis

Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer verarbeitet werden, ergeben sich aus den § 2 der Regelung über die Einführung und Nutzung der CampusCard als Dienstausweis:

  • Dienstausweis/Sichtkontrolle
  • Zeiterfassung
  • Zutrittskontrolle
  • Drucken, Kopieren und Scannen
  • Schließsystemerkennung (Garderobenschränke)
  • Bibliotheksausweis
  • Elektronische Geldbörse des Studentenwerks Oldenburg (zur Bezahlung in den Mensen/Cafeterien sowie der Gebühren und Entgelte in der Bibliothek)

Printkarte

Zwecke sind die Nutzung der Funktion Drucken, Kopieren und Scannen sowie die Abrechnung dieser Jobs über eine universitäre Kosten- und Finanzstelle.

Zutrittsausweis

Zweck ist die Überprüfung der elektronischen Zutrittsberechtigung zur Nutzung der Funktion elektronischer Zutritt.

Verarbeitungsrahmen

Dienstausweis

Die CampusCard als Dienstausweis enthält sowohl visuelle, auf die Karte aufgedruckte, als auch elektronische im Karten-Chip gespeicherte, Daten. Diese Daten werden von den Beschäftigten im Rahmen ihrer Einstellung direkt erhoben, bzw. durch die entsprechenden Systeme der Universität erzeugt.

(1) Auf den Dienstausweis werden gedruckt:

  • die Bezeichnung „Dienstausweis“ sowie das Kürzel „D“,
  • der Vor- und Nachname; akademische Grade Prof. und Dr. (ausschließlich),
  • die CampusCard-ID (8-stellig),
  • ein Barcode samt Nummer, der als Bibliotheksausweisnummer genutzt werden kann, sofern der*die Nutzer*in die dafür erforderliche Registrierung vornimmt,
  • die Kartenseriennummer (17-stellig).

(2) In dem Datenspeicher des Karten-Chips im Dienstausweis werden zur Identifikation folgende Daten physisch oder logisch getrennt gespeichert:

  • Die CampusCard-ID (8-stellig),
  • die Bibliotheksausweisnummer (sofern als Nutzer*in registriert),
  • die Nummer der Elektronischen Geldbörse (Geldbörsennummer) des SWO und im Fall der Nutzung der Geldbörse der aktuelle Guthabenbetrag,
  • die Kartenseriennummer (17-stellig),
  • der Ausweistyp als Personenkennziffer (hier: 02 Beschäftigte),
  • die Schließfachberechtigung (elektronischer Schlüssel),
  • separate Nummer für Zeiterfassung,
  • separate Nummer für Zutrittskontrolle,
  • separate Nummer für die Funktion Kopieren / Drucken / Scannen.

(3) Darüber hinaus werden in den Hintergrundsystemen der IT-Dienste (Zutritt, Zeiterfassung, Multi­funktionsgeräte, Self-Service in Stud.IP) sowie des BIS (Drucken und Kopieren) die folgenden perso­nenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Vor- und Nachname,
  • Uni-Account,
  • Organisationseinheit.

(4) Die für die Nutzung des Dienstausweises erforderlichen personenbezogenen Daten werden auf sicheren Systemen der IT-Dienste der Universität Oldenburg verarbeitet. Die CampusCard als Dienst­ausweis ist so konfiguriert, dass nur auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten zugegriffen wird. Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben die Administrator*innen in Dezernat 1 – Personal/
Organisation und den IT‑Diensten sowie die Beschäftigten des Servicedesk der IT-Dienste der Uni­versität Oldenburg, jeweils ausschließlich in dem für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlichen Um­fang.

(5) Soweit Beschäftigte die Funktion der Elektronischen Geldbörse nutzen, verarbeitet das SWO im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung lediglich die Geldbörsennummer (Pseudonym), die es ohne entsprechenden, durch die Beschäftigten auszulösenden Anlass (z. B. Erstattung von Gutha­ben), keiner*keinem Beschäftigten persönlich zuordnen kann. Darüber hinaus werden keine in § 3 Abs. 2 und 3 genannten personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt, es sei denn, die Universität Olden­burg unterliegt einer gesetzlichen Verpflichtung hierzu (z. B. berechtigtes Ersuchen der Strafverfol­gungsbehörden).

(6) Die mit der CampusCard als Dienstausweis verbundenen Funktionen (siehe § 2) werden nach Ausscheiden aus dem Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnis gesperrt und die Karte selbst nach deren Rückgabe vernichtet.

(7) Der Dienstausweis wird unverzüglich nach erfolgter Rückgabe (vgl. § 4 Abs. 1) datenschutzgerecht vernichtet. Die für die Nutzung der CampusCard als Dienstausweis erforderlichen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich in den hierfür eingesetzten Systemen ein Jahr nach Ausscheiden aus dem Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnis gelöscht, es sei denn, eine gesetzliche Regelung bestimmt etwas anderes. bzw. die weitere Verarbeitung der Daten ist zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche bzw. deren Abwehr erforderlich.

(8) Der*die Beschäftigte hat selbst für einen datenschutzgerechten Umgang bzw. Einsatz des Dienst­ausweises Sorge zu tragen.

(9) Im Übrigen gilt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem Niedersächsischen Datenschutzgesetz. Insbesondere auf die Rechte der von der Datenverarbeitung Betroffenen (Artikel 12-23 DSGVO) wird verwiesen.

Printkarte

Die Printkarte enthält sowohl visuelle, auf die Karte aufgedruckte, als auch elektronische im Karten-Chip gespeicherte Daten. Diese Daten werden im Kontext des "Antrags auf Erstellung einer Printkarte" erhoben, bzw. durch die entsprechenden Systeme der Universität erzeugt.

  • Auf die Printkarte aufgedruckt werden die Bezeichnung „Printkarte“ sowie das Kürzel „P“; der Vor- und Nachname; akademische Grade Prof. und Dr. (ausschließlich); die CampusCard-ID (8-stellig) sowie die Kartenseriennummer (17-stellig). 
  • Im Datenspeicher des Karten-Chips der Printkarte werden zur Identifikation die CampusCard-ID (8‑stellig), die Kartenseriennummer (17-stellig) und eine separate Nummer für die Funktion Kopieren / Drucken / Scannen physisch getrennt gespeichert.
  • Darüber hinaus werden in den Hintergrund­systemen der IT-Dienste (Multifunktionsgeräte, Self-service in Stud.IP) die folgenden personen­bezogenen Daten verarbeitet: Vor- und Nachname, Uni-Account, Stud.IP-Nutzername.
  • Die für die Nutzung der Printkarte erforderlichen personenbezogenen Daten werden auf sicheren Systemen der IT-Dienste der Universität Oldenburg verarbeitet. Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben die Administratoren in Dezernat 1 Personal/Organistation und den IT-Diensten sowie die Beschäftigten des Servicedesk der IT-Dienste der Universität Oldenburg jeweils ausschließlich in dem für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlichen Umfang.
  • Die Nutzerinnen und Nutzer haben selbst für einen datenschutzgerechten Umgang bzw. Einsatz der Printkarte Sorge zu tragen.

Zutrittsausweis

Der Zutrittsausweis enthält sowohl visuelle, auf die Karte aufgedruckte, als auch elektronische im Karten-Chip gespeicherte Daten. Diese Daten werden im Kontext der Kartenerstellung basierend auf den Angaben der Nutzerinnen und Nutzer und des "Antrags auf Zutritt" erhoben, bzw. durch die entsprechenden Systeme der Universität erzeugt.

  • Auf den Zutrittsausweis aufgedruckt werden die Bezeichnung „Zutrittsausweis“ sowie das Kürzel „Z“; der Vor- und Nachname bzw. der Firmenname sowie die Zutritts-ID (8-stellig). 
  • Im Datenspeicher des Karten-Chips des Zutrittsausweises werden zur Identifikation eine separate Nummer (8‑stellig) für die Funktion elektronischer Zutritt gespeichert.
  • Die für die Nutzung des Zutrittsausweises erforderlichen personenbezogenen Daten werden auf sicheren Systemen der IT-Dienste der Universität Oldenburg verarbeitet. Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben die Administratoren in Dezernat 4 - Gebäudemanagement und den IT-Diensten sowie die Beschäftigten des Servicedesk der IT-Dienste der Universität Oldenburg jeweils ausschließlich in dem für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlichen Umfang.
  • Die Nutzerinnen und Nutzer haben selbst für einen datenschutzgerechten Umgang bzw. Einsatz des Zutrittsausweises Sorge zu tragen.

Rechte

Als von der Datenverarbeitung Betroffene/r kommen für die Nutzerinnen und Nutzer der CampusCard die folgenden Rechte in Betracht:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Eine ggf. erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Falls Sie, als Nutzerin oder Nutzer der CampusCard, der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n (Kontaktdaten: siehe oben). Unabhängig hiervon haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5
30159 Hannover

+49 511 120-4500

+49 11 120-4599

(Stand: 20.04.2022)