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In der Fakultät III - Sprach- und Kulturwissenschaften - ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines

Beschäftigten im Verwaltungsdienst (m/w/d)
Entgeltgruppe 6 TV-L

zur Aufgabenerfüllung in den künstlerisch-wissenschaftlichen Instituten der Fakultät (Institut für Musik, Institut für Kunst, Institut für Materielle Kultur) im Umfang von 100% der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollbeschäftigten (derzeit 39,8 Std./Woche) unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet (Arbeitszeitverteilung vor- und nachmittags wäre organisatorisch erforderlich). Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, ob Sie sich für eine Vollzeit- oder Teilzeittätigkeit interessieren.

Es erwartet Sie ein vielfältiges Aufgabenfeld, das Sie mit einem großen Maß an Selbständigkeit erfüllen können. Da Sie für verschiedene Institute der Fakultät zuständig sein werden, erfordern Ihre Aufgaben Selbstorganisation und Flexibilität. Wenn Sie Freude an Organisation haben, sich auf tagesaktuelle Arbeitssituationen spontan einstellen können, zugleich gerne mit unterschiedlichen Menschen umgehen und eine lebhafte Arbeitsumgebung schätzen, sind Sie bei uns richtig.

Die Tätigkeit beinhaltet die Erledigung von Verwaltungs-, Finanz- und Organisationstätigkeiten als administrative Unterstützung mit unterschiedlichen und z. T. wechselnden Aufgabenschwerpunkten. Zu den Aufgaben (Veränderungen vorbehalten) gehören z. B.

  • Verwaltung und Überwachung der Finanzmittel einschl. Studienqualitätsmittel und Drittmittel, Bearbeitung von Beschaffungsangelegenheiten (Bestellungen über "EDE")
  • allgemeine Verwaltungs- und organisatorische Tätigkeiten (z. B. bei der Prüfungsorganisation oder bei der Vorbereitung von Tagungen, Werkverträgen oder Dienstreisen, Pflege der Internetseiten)
  • Mitwirkung bei der Einstellung von Personal (Wissenschaftlicher Mittelbau, studentische Hilfskräfte), Organisation von Besetzungsverfahren
  • Vorbereitung der Genehmigung der Lehraufträge/Lehrauftragsverwaltung (künstlerische Institute), Kommunikation mit den Lehrbeauftragten (Vielzahl von Lehrbeauftragten z. B. im Instrumentalunterricht Musik), Erstellen von Raum- und Zeitplänen für Lehrveranstaltungen (Institut für Materielle Kultur)
  • verwaltungsmäßige Betreuung der fächerübergreifenden Studiengänge
    (Masterstudiengänge Museum und Ausstellung, Kulturanalysen, verantwortet vom Institut für Kunst und visuelle Kultur und vom Institut für Materielle Kultur)

Voraussetzungen

  • abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
  • Nachweis umfangreicher EDV-Kenntnisse: MS Office, insbesondere Word und Excel, sicherer Umgang mit E-Mail und Internet (die souveräne Anwendung gängiger EDV-Programme ist für die Tätigkeit unerlässlich)

Erwünscht sind

  • Kenntnisse in der Überwachung von Finanzmitteln bzw. Buchführung
  • einschlägige Erfahrungen in Büroorganisation, Schriftverkehr, Aktenführung, Umgang mit Publikum (z. B. erworben im Rahmen einer Ausbildung oder durch entsprechende Berufstätigkeit)
  • selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Kommunikationsfähigkeit, nachgewiesen durch entsprechende Ausbildungs-/Arbeitszeugnisse
  • Kenntnisse im Umgang mit SAP

Kenntnisse und Erfahrungen im universitären Umfeld und mit (weiterer) universitätsspezifischer Software (EDE, Stud.IP, Typo3) sind von Vorteil, aber nicht Voraussetzung.

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit den vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungszeugnis, relevante Arbeitszeugnisse etc.) bevorzugt per E-Mail als eine zusammenhängende pdf-Datei (Bewerbungsanschreiben mit Lebenslauf, Zeugnissen etc.) bis zum 11.08.2020 unter Nennung des Kennworts FKIII-MuKu im Betreff an mtv-bewerbung.FK3@uni-o5opldenburg.de (Gesamtgröße maximal 40 MB). Alternativ können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum genannten Datum per Post an Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, Fakultät III, Frau Sabine Lohwasser, 26111 Oldenburg senden.

Bitte beachten Sie, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden; reichen Sie daher bitte keine Originale ein.

Auskünfte erteilt Frau Lohwasser, Telefon 0441/798-2339 bzw. sabine.lohwasseaziggr@ugnywol.w2de (ab 06.08.2020).

Die Fakultät III gibt Bewerbenden grundsätzlich Gelegenheit, ihre EDV-Kenntnisse durch die Lösung praktischer Aufgaben unter Beweis zu stellen.

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Ch+ijrisjw+motinacv5lo Oswald (chriz8stina.osmwqrwald@uols550s.dfjhgteemm) (Stand: 08.08.2020)