Das Dezernat 3 - Studentische und akademische Angelegenheiten der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht für die zentrale Geschäftsstelle engagiertes Personal. Zu besetzen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (m/w/d)
unbefristet, Vollzeit (39,8 Std/Woche), Entgeltgruppe 8 TV-L

Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das Dezernat 3 ist mit seinen vier Abteilungen und den Servicebereichen Ansprechstelle für Information und Beratung zu Bewerbung, Studienbeginn, Studium, Prüfungen, Auslandsstudium und Berufseinstieg. Die Geschäftsstelle unterstützt alle Kolleg*innen innerhalb des Dezernats 3 (zentrale Materialbeschaffung, Postverteilung etc.) und wird zukünftig zudem die Aufgabe der Stipendienverwaltung (u.a. Deutschlandstipendium) verantworten.

Aufgabengebiet:

• Mitwirkung bei Besetzungs- und Stipendienvergabeverfahren im Dezernat 3, insbesondere administrative Betreuungen, hierzu gehört z.B. Sammeln der Bewerbungsunterlagen, Erstellen einer Synopse
• Administrative Aufbereitung von Unterlagen (z.B. Terminvorbereitung für die Dezernatsleitung und/oder den Abteilungsleitungen, Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, Erstellung von Bescheiden (wie Verlängerung, Ablehnung), Veranlassung von Ausschreibungen
• Finanz- und Haushaltsangelegenheiten einschl. Stipendienwesen: Überwachung und Kontrolle der dem Dezernat 3 zugeordneten Finanzstellen (einschl. der Stipendien-Stellen) über das SAP-System, ggf. in Abstimmung mit Dezernat 2 - Finanzen, Veranlassung von Umbuchungen (u.a. für Zuweisung von Studienqualitätsmitteln, Budgetüberzug etc.) und Korrekturbuchungen, Erstellung von Finanzauswertungen und Statistiken (u.a. mit Excel)
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten: Postabfertigung, Abwicklung des Schriftverkehrs bzw. Korrespondenz nach Absprache, Führen der Terminkalender, abstimmen und vereinbaren von Terminen, Aktenführung, Erstellung und Pflege von Formularen und Druckvorlagen, Pflege der Internetseite
• Veranlassung der Zahlbarmachung der im Dezernat 3 zentral anfallenden Rechnungen und die Feststellung der damit verbundenen sachlichen Richtigkeit

Voraussetzungen:

• Verwaltungsprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung nach BBiG im Büro- oder Verwaltungsbereich
• Anwendungsbezogene, fundierte Kenntnisse des Verwaltungs- und Haushaltsrechts (Zuwendungsbescheide, Mittelverwaltung etc.)
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Ausgeprägte kommunikative und serviceorientierte Fähigkeiten,
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie EDV-Kenntnisse (MS Office, wünschenswert SAP),
• Fähigkeit, in einer größeren, heterogenen Beschäftigten- und Studierendengruppen wertschätzend zu agieren
• Fähigkeit, bei höherem Arbeitsaufkommen Freundlichkeit und Gelassenheit zu bewahren.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis einschließlich zum 29.05.2024 über das Bewerbungsportal der Universität Oldenburg unter https://l.uol.de/jobs.

Die Bewerbungsgespräche finden am 17.06.2024 statt. Die Einladungen werden voraussichtlich am 07.06.2024 versendet.