Zentrale Verwaltung und Servicebereiche
Kontakt
Verantwortlich
Jörg Stahlmann
Vizepräsident für Verwaltung und Finanzen
Ansprechpartnerin
Sabine Lohwasser
Digital Transformation Officer (Dez. 1)
Digitalisierungsstrategie
Die Digitalisierungsstrategie enthält die Zielsetzungen der UOL und der Handlungsfelder zum Digitalisierungsvorhaben.
Zentrale Verwaltung und Servicebereiche
Den gesamten Text des Handlungsfelds entnehmen Sie bitte der Digitalisierungsstrategie.
Die Verwaltung und die Servicebereiche können besonders von den Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren und sind gleichzeitig durch verschiedene Gesetze und Verordnungen oder andere Vorgaben und Rahmenbedingungen zu einem Wandel verpflichtet, beispielsweise über die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG).
Ziel von Verwaltung und Servicebereichen ist es, die Handlungsfelder Forschung und Transfer sowie Studium und Lehre und bestmöglich zu unterstützen. Derzeit noch papierbasierte Prozesse und Aktenführungen sollen auf vollständig digitalisierte Workflows und digitale Dokumentenmanagementsysteme umgestellt werden.
Dabei sind zugleich hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit sicherzustellen. Zudem hat aber auch die wirtschaftliche, effiziente und langfristige Betreuung sowie ressourcenschonende Nutzung der IT-Produkte sowie deren Nutzerfreundlichkeit einen besonderen Stellenwert. Barrierearme Zugänglichkeit und Bedienbarkeit sowie die den Veränderungen entsprechende digitale Souveränität von Beschäftigten bilden ein weiteres Qualitätskriterium digitaler Infrastruktur und Anwendungen
Strategische Ziele der nächsten Jahre betreffen insbesondere:
Weiterentwicklung des Prozess- und Portfoliomanagements als strategisches Instrument der Organisationsentwicklung
Etablierung eines digitalen Wissensmanagement-Systems als zentrale Informationsplattform für Verwaltungs- und Servicethemen
Unterstützung bei der Verbesserung der Servicequalität von Verwaltungsprozessen sowie Erleichterung administrativer Aufgaben durch Ausweitung von digitalen Workflows, digitalen Tools und digitalen Akten
Aktualisierung von Teilen der Campusmanagementsysteme
Maßnahmen
Einführung eines Bewerbungsportals
Mit der Durchführung aller Bewerbungsverfahren über ein Bewerbungsportal sollen standardisierte Verfahren für alle Stellenausschreibungen etabliert werden. Ziel ist die Professionalisierung der Verfahren, verbunden mit erhöhter Datensicherheit/Datenqualität, reduziertem Arbeitsaufwand in der Betreuung der Verfahren und einer hohen Transparenz für Bewerber*innen, z. B. durch Abbildung des Verfahrensstatus.
Weiterführender Link: https://uol.de/peoe/organisationsentwicklung/projekte-der-verwaltung
Einführung einer digitalen Personalakte
An der Universität Oldenburg werden im Dezernat 1 Personal/Organisation Personalakten zu allen Beschäftigten geführt und – anders als an vielen anderen nds. Hochschulen – die Personalabrechnung im Hause durch das Dezernat 2 Finanzen durchgeführt. Im Zuge der Maßnahme soll eine berechtigungsgesteuerte und prozessorientierte Aktenstruktur entwickelt und unter Berücksichtigung neuer gesetzlicher Vorgaben elektronische Akten im gesamten Personalbereich etabliert werden. Wichtige Prozesse sollen mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems automatisiert und effizienteres Arbeiten, insbesondere durch digitale Workflows, ermöglicht werden.
Weiterführender Link: https://uol.de/peoe/organisationsentwicklung/projekte-der-verwaltung
Einführung des Campusmanagementsystems HISinOne (EXA)
Umstellung der Prüfungsverwaltungssoftware im Dezernat 3 – Studentische und akademische Angelegenheiten – zur Optimierung der Ablauforganisation im Bereich der Prüfungsadministration, Schnittstellenreduktion und Prozessoptimierung. Ziel ist ein benutzerfreundliches Tool, das alle Kernprozesse im Student-Life-Cycle transparent und effizient abbildet, damit eine Entlastung der Lehrenden (durch digitale Services) und der Prüfungsverwaltung (durch optimierte Prozesse) sowie mehr Selfservice für Studierende erreicht werden kann.
Weiterführender Link: https://uol.de/peoe/organisationsentwicklung/projekte-der-verwaltung