Komplette Stornierung des Urlaubs: Sie stornieren den Fehlgrundantrag „Urlaub“ unter „Antragsliste > Fehlgrund > Alle Anträge“. Bitte denken Sie daran, dass der beantragte Urlaub nur im gesamten und nicht anteilig storniert werden kann.

Änderung des Urlaubszeitraums:  Innerhalb eines Fehlgrundes lässt sich der Zeitraum unter „Antragsliste > Fehlgrund > Korrektur“ ändern.

Sind Sie beispielsweise im Urlaub krank geworden, stellen Sie nach der Stornierung/Änderung einen neuen Antrag mit dem Fehlgrund „Krankheit“ für den entsprechenden Zeitraum unter „Neuer Antrag > Fehlgrund“.

Bitte denken Sie in diesem Zusammenhang daran, Ihre Urlaubskarte zur Änderung, sowie Ihre Anzeige der Erkrankung bzw. Wiederaufnahme des Dienstes im Dezernat 1 Personal/Organisation einzureichen.

Bitte gleichen Sie zunächst Ihre Eintragungen in Smart Time mit den beantragten Tagen auf Ihrer Urlaubskarte ab. Wenn beides übereinstimmt, melden Sie sich unter servicezeiterfassung@uol.de und teilen Sie bitte den aktuellen Stand Ihrer Urlaubstage auf der Urlaubskarte mit.

Zusätzlich zu dem Fehlgrund „Krankheit“ muss immer eine Kommt- und Geht-Zeit eingetragen sein. Dann wird die Anwesenheitszeit für den Tag zum einen als Arbeitszeit gewertet und außerdem noch die Differenz zur Arbeitssollzeit als Ersatzzeit angerechnet.

Nachtragungen sind grundsätzlich nur 6 Wochen rückwirkend möglich. Wenn Arbeitszeiten/Fehlgründe vor diesem Zeitraum nachgetragen werden müssen, melden Sie sich bitte unter servicezeiterfassung@uol.de. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Ihren Vorgesetzten in CC und nennen uns gleich den Tag zur Freischaltung des Systems an dem die Daten Ihrerseits nachgetragen werden sollen.

Ganztägige/Mehrtägige Dienstreise: Zunächst ist unter „Neuer Antrag > Fehlgrund“ der Fehlgrund „Dienstreise“ auszuwählen. Bitte geben Sie in diesem Fall keine Uhrzeiten ein. Es wird Ihnen pro Tag die maximale Sollarbeitszeit gutgeschrieben.

Anreise/Abreisetag: Zunächst ist unter „Neuer Antrag > Fehlgrund“ der Fehlgrund „Dienstreise“ auszuwählen. Unter „von/bis“ müssen der Dienstreise Zeiten zugeordnet werden.

Dienstreise innerhalb eines Werktages: Sie stempeln sich morgens am Dienstort am Terminal ein („kommt“). Bei Beginn der Dienstreise stempeln Sie aus („geht“). Die Zeit der Dienstreise können Sie unter „Neuer Antrag > Fehlgrund > Dienstreise“ unter Angabe der „von/bis“ Zeiten eintragen. Sobald Sie wieder am Dienstort sind, können Sie sie wieder „kommen“ und „gehen“ buchen.

Dienstreise am Ort: Diese können Sie direkt am Terminal (klicken Sie auf den abgebildeten „Koffer“) buchen.

In der Regel werden Arbeitszeiten am Wochenende und außerhalb des Gleitzeitrahmens nicht gewertet.

Samstags: In Ausnahmefällen können Arbeitszeiten am Samstag zur Wertung freigeschaltet werden. Hierzu senden Sie bitte vorab eine Mail mit einer kurzen Begründung an servicezeiterfassung@uol.de und nehmen Ihre*n Vorgesetzte*n in cc. Bitte beachten Sie, dass die gesetzliche Vorgabe der 5-Tage-Woche einzuhalten ist. In der Woche der Samstagsarbeit ist ein Tag Zeitausgleich zu nehmen.

Nachtarbeit (nach 21 Uhr): In Ausnahmefällen können die Zeiten nach 21 Uhr freigeschaltet werden. Hierzu senden Sie bitte vorab eine Mail mit einer kurzen Begründung an servicezeiterfassung@uol.de und nehmen Ihre*n Vorgesetzte*n in cc. Bitte beachten Sie hier die gesetzliche Vorgabe der Ruhezeit von mindestens 11 Stunden bis zur Arbeitsaufnahme am nächsten Werktag.

Die Telearbeit und die mobile Arbeit wird im Zeiterfassungssystem nicht gesondert erfasst. Bitte buchen Sie bei Arbeitsaufnahme Online Ihre „Kommen“-Buchung und bei Beendigung der Tätigkeit Ihre „Gehen“-Buchung über Smart-Time.

Es handelt sich beim Wechsel des Arbeitsplatzes zwischen der häuslichen Arbeitsstätte und dem Arbeitsplatz der Universität (oder umgekehrt) um keine Arbeitszeit. Während dieser Zeit muss sich ausgestempelt werden.

Grundsätzlich sind für private Erledigungen die sich aus der gleitenden Arbeitszeit ergebenden Gestaltungsmöglichkeiten (Gleitzeit, Zeitausgleich, Pausen) zu nutzen.

Wenn bei medizinischen Behandlungen den terminlichen Wünschen der*des Beschäftigten ärztlicherseits nicht nachgekommen werden kann, ist Arbeitsbefreiung während der Kernzeit zu erteilen. Zeiten für die medizinische Behandlung sind unter dem Fehlgrund „Arbeitsbefreiung“ zu erfassen. Es werden allerdings nur Zeiten innerhalb der Kernarbeitszeit - also zwischen 9.00 und 11.30 Uhr, bzw. zwischen 14.00 und 15.00 Uhr als Ersatzzeit gutgeschrieben. Unter dem Fehlgrund Arbeitsbefreiung können keine Überstunden angerechnet werden. Der Fehlgrund Arbeitsbefreiung ist nur für den Fehlgrund medizinische Behandlung zu verwenden.

In diesem Fall ist der Fehlgrund „Freistellung ganztägig“ zu verwenden. Hierunter fallen die genehmigten Freistellungen:

• Niederkunft der Ehefrau/der Lebenspartnerin im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes
• Tod der Ehegattin/des Ehegatten, der Lebenspartnerin/des Lebenspartners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes, eines Kindes oder Elternteils
• 25- und 40-jähriges Arbeitsjubiläum

Für eine kurzzeitige Freistellung, die nicht den ganzen Arbeitstag betrifft, ist der Fehlgrund „Freistellung kurzzeitig“ mit der Angabe von Zeiten einzutragen. Hierunter fällt beispielsweise die Tätigkeit als Schöffe/Schöffin.