Die Anfertigung einer DSGVO-konformen Datenschutzinformation und einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung stellt sich oft als Herausforderung heraus. Es ist in der Regel erforderlich, eine - oft - umfangreiche Information auszugeben, sodass eine sog. "informierte Einwilligung" erteilt werden kann. Sowohl in der Verwaltung, als auch in Forschungsvorhaben - insb. in medizinischen Forschungsvorhaben - ist der Umgang mit guten und passenden Mustertexten unumgänglich.

Datenschutzinformationen sind gesetzlich vorgeschrieben. Sie müssen bei fast jeder Datenverarbeitungstätigkeit bereitgestellt werden. Synonyme einer Datenschutzinformation sind: Datenschutzerklärung, Daten­schutz­hin­weise, Artikel-13-Information, Datenschutzrichtlinie (sollte vermieden werden), oder einfach nur die Überschrift "Datenschutz".

Zur Erstellung einer Datenschutzinformation und einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung haben wir Ihnen folgende Muster anzubieten (nur für Mitarbeitende und Angehörige der Universität über das Intranet abrufbar):

Bitte beachten Sie:

Die Mustertexte dienen der Orientierung. Sie sind auf den jeweiligen Einzelfall anzupassen. Unterstützung bei der Finalisierung der Mustertexte erhalten von der Stabsstelle DISM, dsm@uol.de.

• Das Präsidium der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg oder die Stabsstelle DISM kann nicht alleiniger Ansprechpartner für die Betroffenen sein. Daher geben Sie in den Erklärungen an, wer der Ansprechperson/Prozesseigner/Studienleitung ist. Das ist regelmäßig die Person, die die Leitung für das Projekt o.Ä. übernimmt, für das die Daten verarbeitet werden sollen, respektive die jeweilige OE-Leitung.

• Geben Sie die Datenkategorien, sofern erforderlich, so genau wie möglich an. Gestalten Sie die Erklärungen fair und transparent für die betroffenen Personen.

• Benennen Sie den Zweck möglichst genau. Das gilt insbesondere dann, wenn keine gesonderte oder vorangestellte Teilnehmerinformation ausgehändigt wird. Damit soll gewährleistet werden, dass die betroffenen Person versteht, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden sollen, um darauf basierend eine Entscheidung über das "Ob" der Datenverarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten zu treffen.

• Sofern eine Weitergabe an (externe) Dritte erfolgen soll, versuchen Sie, diese zu benennen und auch, welcher Zweck damit verfolgt wird. Eine "Weitergabe an Dritte" im Sinne der DSGVO liegt nur dann vor, wenn diese Daten dann noch personenbezogen sind. Sollten die Daten bei einer beabsichtigten Weitergabe bereits anonymisiert sein, müssen Sie dies nicht angeben. Dennoch wäre es  wünschenswert, aus Gründen der Fairness und Transparenz, wenn auch in diesem Fall darüber aufgeklärt würde, dass eine Weitergabe an Dritte in anonymisierter Form erfolgt. Dies inbs. vor der Hintergrund, dass in der Regel nicht jegliches Re-Identifizierungsrisiko ausgeschlossen werden kann.