FAQ (Allgemeine Fragen und Hinweise)
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Wir helfen Ihnen gerne. Sollte Ihnen noch eine Frage/ein Thema einfallen, das wir an dieser Stelle mit aufnehmen sollten, dann schreiben Sie uns kurz eine Email:
Einstellungen von WM, MTV oder stud. Hilfskräften
Einstellungen - Weiterbechäftigungen von WM/MTV
Begleitbogen
Wenn Sie eine Einstellung bzw. eine Weiterbeschäftigung im Wissenschaftsbereich bzw. eines/einer Tarifbeschäftigten im IBU veranlassen möchten, füllen Sie bitte die u.g. Formulare aus, die Sie im Verwaltungsportal > Personal > Einstellung > Tarifbeschäftigte > Dokumente finden:
- Antrag auf Einstellung (Tarifbeschäftigte)
- Begleitbogen zur Umsetzung gleichstellungsfordernder Maßnahmen
- bei Bedarf: Protokoll der Sitzung der Besetzungskommission
Beachten Sie, dass Personalmaßnahmen eine Vorlaufzeit von ca. 6 Wochen benötigen!
Die Dokumente unterschreiben Sie als Einstellende und senden sie per Mail an ibu@uol.de. Dort werden die Unterlagen geprüft, bearbeitet und weitergeleitet.
Bei Fragen steht Ihnen die zuständige Sachbearbeitung (hier: Personal) gern zur Verfügung.
Einstellung von studentischen Hilfskräften
Für die Einstellung von studentischen Hilfskräften ist das Dezernat 1 (Personalabteilung) zuständig. Eine Übersicht der zuständigen Personen/Vertretungen finden Sie hier.
Ansprechperson für unser Institut ist zurzeit:
Alle erforderlichen Antragsformulare für Einstellungen finden Sie im Verwaltungsportal der Universität. Erforderlich sind:
zusätzlich erforderlich und auch im Verwaltungsportal zu finden, jedoch nicht selbst einzureichen:
Beachten Sie bitte eine 6-wöchige Vorlaufzeit für die Bearbeitung!
Die Arbeitszeit ist über die elektronische Zeiterfassung zu dokumentieren.
Allgemeine Fragen
Wofür ist das Institutssekretariat eigentlich zuständig?
Das Sekretariat des Instituts für Biologie und Umweltwissenschaften (IBU) sieht sich als Ansprechpartner für alle Mitglieder des Instituts wie die Arbeitsgruppen des IBU, die zugehörigen Betriebseinheiten und für die Studierenden in allen Verwaltungsangelegenheiten. Bitte wenden Sie sich an die jeweilige Sachbearbeitung.
Wo bekomme ich ein IBU-Postfach?
Alle Arbeitsgruppen des IBU verfügen über ein eigenes Postfach. Sollten zusätzliche Postfächer benötigt werden, wenden Sie sich bitte an ibu@uol.de.
Wo bekomme ich einen Schlüssel für mein Büro?
Bitte wenden Sie sich an die Hausmeister.
siehe: Wofür sind die Hausmeister zuständig?
Wo finde ich die Hausmeister*innen und wofür sind diese zuständig?
Alle Hausmeister*innen gehören zum Dezernat 4 - Gebäudemanegement. Die Tätigkeitsfelder sind nach den jeweiligen Standorten aufgegteilt. Bitte schauen Sie unter
Campus Wechloy (Standort C)
Gebäude W01 bis W34 – Botanischer Garten
Telefonisch erreichen Sie diese unter der Telefon-Nr.: 0441 798 – 2123
Zu den Aufgaben unserer Hausmeister*innen gehört u.a.:
- Ausgabe von Schlüssel für Ihre Büro-/Laborräume
Mo.-Fr. 13:30 Uhr - 14:00 Uhr und n.V. Raum W02 1-159 - Tel: -2123
email: hausmeister.c@uol.de
Bitte füllen Sie vorher folgendes Formular aus: Schlüsselformular
- Mobiliartransport
- Equiqment-Transport bei Ihren Veranstaltungen
Wo bekomme ich eine Chipkarte für den Zugang zur Uni und zum Kopieren?
Die Chipkarte bekommen alle ANGESTELLTE aus den Bereichen Wissenschaft und Verwaltung im Dezernat 1 bei Frau Winter. Bitte füllen Sie vorher folgendes Formular aus:
D7.03 Beantragung von Chipkarten
Weitere Informationen erhalten Sie im Verwaltungsportal der Universität Oldenburg.
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Zugangsberechtigungen für STUDIERENDE der Fakultät V
für den Campus Wechloy beantragen Sie bitte über mit folgendem Formular:
Antrag auf Zugangsberechtigung (für Studierende) der Fakultät V
Diesen Antrag füllen Sie bitte aus und bitten Ihren Arbeitsgruppenleiter den Antrag gegenzuzeichnen. Für den Chip ist ein Geldpfand zu hinterlegen. Dazu gehen Sie bitte zur HANDKASSE, die Sie im Bereich Warenlager finden:
Warenannahme
D-26111 Oldenburg
Herr Schnittger/Herr Sanders
Telefon: (441) 798-2536
Raum: W03 0-139
Bitte beachten Sie bitte die Öffnungszeiten:
Mo. - Fr. von 09.30 - 12.00 Uhr
Mo. - Do. von 14:00 - 15:00 Uhr
Wenn Sie das erledigt haben, gehen Sie mit dem ausgefüllten Antrag auf Zugangsberechtigung und dem Beleg, dass Sie den Pfandbetrag hinterlegt haben, zur
Fakultät V
Herr Peter Stief
Tel.: 0441 798 3448
Email: peter.stief@uni-oldenburg.de
Wo melde ich mein Telefon an bzw. um?
In allen Fragen rund ums Telefon wie z.B. Anmeldung/Änderung, Telefonberechtigung Ausland, private Telefonate, neue Telefongeräte usw. wenden Sie sich bitte im Dezernat 4 Gebäudemanagement an meinen Kollegen Holger von Elm ☎ +49-441-798-5390 (DEZ04, V01 03-302). Bitte füllen Sie vorher das hier hinterlegte FORMULAR aus.
Mein Telefon funktioniert nicht?
Störungsannahme: Tel.: 91
Sollte Ihr Telefon nicht funktionieren, wählen Sie bitte diese Nummer vom Apparat eines Kollegen oder vom Telefon in einem Fahrstuhl.
Wie erscheine ich im Telefonbuch der Universität Oldenburg?
Bitte melden Sie sich unbedingt mit Ihrem anonymisierten Account (4 Buchstaben/4 Zahlen) in StudIP an. Dort bearbeiten Sie bitte Ihr Profil und fügen die erforderlichen Daten ein. Das Telefonbuch wird aus diesen Angaben generiert.
Stud.IP eigene Daten selbst bearbeiten:
Unter https://uol.de/kontaktdaten erfahren Sie mehr über die relevanten Eingabefelder und können von dort aus auch direkt zur passenden Stelle in Stud.IP gelangen!
Kann ich von meinem PC aus auf dem Kopierer, Drucken und Scannen?
Ja, das können Sie. Bitte folgen Sie folgendem Link um Ihren Computer am Ricoh-System anzumelden:
uol.de/itdienste/details-und-hilfe/kopieren-drucken-scannen/
Ich möchte etwas bestellen, wie ist der richtige Weg?
Allgemeines Verbrauchsmaterial können Sie jederzeit von Ihrem Computer aus über das
Elektronisch dezentraler Einkauf (EDE)
bestellen. Voraussetzung hierfür ist jedoch das Sie Beschäftigte/r der Universität Oldenburg sind und eine Finanz- und Kostenstellen belasten dürfen. Die Anmeldung erfolgt über den anonymisierten Account.
Oder Sie gehen kurz zum Warenlager hier in Wechloy. Dort bekommen Sie Büromaterialien und sonstige Verbrauchsartikel sofort zum Mitnehmen. Sie sollten aber auch hier eine Finanz- und Kostenstelle zur Abrechnung angeben können. Ob der von Ihnen gewünschte Artikel auf Lager vorrätig ist sehen Sie im
Wichtiger Hinweis zur EDE-Bestellung:
Beachten Sie bitte, dass es bei einer EDE-Bestellung ab einen Warenwert von mehr als 25.000 € netto sinnvoller ist, erst Kontakt zu Ihrem SachbearbeiterIn im Dezernat 2 - Abteilung Einkauf 2.4, aufzunehmen, um abzuklären, ob eine öffentliche Ausschreibung obligatorisch ist.
Wie verhalte ich mich, wenn ich einmal krank werde?
Die Anzeige einer Erkrankung erfolgt nur noch online im Intranet unter
und ist auf jedem internetfähigen Endgerät (z. B. Desktop-PC, Notebook, Smartphone) möglich. Sie finden das Onlineformular auch über die Suchfunktion oder auf den Seiten des Dezernats 1.
Die Daten zur Erkrankung bzw. zur Wiederaufnahme des Dienstes werden im Onlineformular angegeben. Aus dem Onlineformular wird automatisch eine E-Mail mit den angegebenen Daten an krankmeldung@uol.de generiert und versendet. Die/der Beschäftigte erhält eine Versandbestätigung im Onlineformular sowie per E-Mail an die dienstliche E-Mail-Adresse. Die angegebenen Daten werden im Onlineformular unmittelbar nach dem Versand der E-Mail gelöscht.
Das Onlineformular bietet darüber hinaus die Möglichkeit, bis zu drei weitere E-Mail-Adressen anzugeben, an die die automatisch generierte E-Mail Cc zur Kenntnis gesandt werden soll (z. B. an die/den Vorgesetzte*n, Geschäftsstelle). Die Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung einer Erkrankung an die/den Vorgesetzte*n bzw. an das Dekanat sowie dienstliche Anweisungen hierzu (z. B. telefonische Mitteilung) bleiben hiervon unberührt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Bescheinigungen hochzuladen, die der E-Mail als Anlage beigefügt werden.
Das Verfahren ist im Portal der Verwaltung beschrieben (https://editor.signavio.com/p/hub/de_de/folder/a2d9b7223a0a402f9d71d89e73b74ada). Es reduziert den Aufwand für die Beschäftigten gegenüber dem bisherigen Verfahren mittels des PDF-Formular „Anzeige einer Erkrankung bzw. Wiederaufnahme des Dienstes“.
Für häufige Fragen zum Thema Krank- und Gesundmeldung stehen zudem FAQ bereit. Die FAQ befinden sich auf der Seite des Onlineformulars.
Wie verhalte ich mich bei einem Arbeits- und Wegeunfall?
Genaue Verhaltensregeln für den Fall eines Arbeits- oder Wegeunfalls finden Sie auf den Seiten der Arbeitssicherheit und im Verwaltungsportal. Auf jeden Fall sollten sie das entsprechende Formular des Dez.1 ausfüllen. Bitte denken Sie auch daran das IBU-Sekretariat zu informieren.
Anzeige eines Arbeits- bzw. Wegeunfalls
An wen kann ich mich nach einem Diebstahl wenden?
Sie sind bestohlen worden? Dann nehmen Sie bitte unverzüglich zu Herrn
Telefon: (04 41) 7 98 - 5396
Telefax: (04 41) 7 98 - 3500
Kontakt auf. Er wird eine entsprechende Diebstahl-Anzeige aufnehmen. Denken Sie bitte daran, dass dies eine polizeiliche Aufnahme einer Diebstahl-Anzeige nicht ersetzt.
Drittmittel im IBU
Information über Drittmittelprojekt
Sollten Sie Drittmittel einwerben wollen, ist der Institutsrat des IBU zu informieren.
Füllen Sie vor Genehmigung des Projektes das Formular „Anzeige von Drittmittelprojekten” aus, hier zu finden.
Anschließend senden Sie das Formular inkl. Kurzbeschreibung des Projekts in einer eMail an das IBU + die Fakultät V.
Einrichtung einer Finanzstelle
Nach Bewilligung des Projektes muss i.d.R. eine Finanzstelle eingerichtet werden. Füllen Sie dafür das Formular „Antrag auf Einrichtung einer Finanz- und Kostenstelle für Dritt- Sondermittel” (zu finden im Verwaltungsportal > Finanzen > Finanz- und ggf. Kostenstellen) aus und senden es zusammen mit der Bewilligung an das IBU.
Dienstreiseantrag
Details zu Dienstreisen und deren Abrechnung sowie die entsprechenden Formulare finden Sie auf der Website des Finanzdezernats und im Verwaltungsportal.
Die online Antragstellung für Dienstreisen erfolgt über den entsprechenden Link auf der Seite des Finanzdezernats.
Eine Einreichung von Dienstreiseanträgen ist papierbasiert über das IBU möglich unter folgenden Voraussetzungen:
- Person ist im IBU während des Dienstreisezeitraums beschäftigt
Außerdem:
- Reisedauer bis zu 7 Tagen
- Reiseziel innerhalb Europa
- Dauerdienstreisen zusätzlich: Nutzung Bahn, priv. Kfz (25Ct/km, Höchstbetrag 125 Euro), Dienstwagen, Mitfahrer*in
In allen anderen Fällen ist der Antrag auf Dienstreisegenehmigung an das Präsidium (VPV) zu senden.
Es wird keine Garantie auf Richtigkeit übernommen. Aktuelle Informationen zu Dienstreiseanträgen und genehmigende Stellen finden Sie im Verwaltungsportal > Dienstreise/Mobilität