Bereits seit dem 01. Januar 1900 wurde mit Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgelegt, dass alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangen können.
Hieran hat sich bis heute nichts geändert: Grundsätzlich haben alle Beschäftigten einen Rechtsanspruch auf ein Zeugnis. Als „Beschäftigte“ gelten alle Personen, die persönlich und/oder wirtschaftlich und im Wesentlichen weisungsgebunden arbeiten. Auch Beamt*innen steht ein Arbeitszeugnis zu, das dann Dienstzeugnis genannt wird.
Das Arbeitszeugnis ist von hoher Bedeutung bei Bewerbungsverfahren. Hier kann es entscheidend dafür sein, ob ein/eine Bewerber*in zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird oder nicht. Eventuell kann eine Einstellung durch ein fehlendes Zeugnis sogar gefährdet sein.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat deshalb bereits 1960 für dieses in der Arbeitswelt wichtige Dokument einige Grundsätze aufgestellt: Das Arbeitszeugnis muss der Wahrheit entsprechen, es muss wohlwollend formuliert sein und es muss vollständig sein. Besonders die Punkte „der Wahrheit entsprechen“ und die „wohlwollende Formulierung“ können in der Praxis ein großes Konfliktpotential darstellen.
Für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis spielt die Beschäftigungsdauer keine Rolle. Der Zeugnisanspruch entsteht in der Regel mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Aus triftigen Gründen – wie z.B. bei einer Bewerbung auf eine andere Stelle – können auch Arbeitszeugnisse während des Arbeitsverhältnisses verlangt werden, das sogenannte Zwischenzeugnis. Weitere Gründe können in einem Wechsel der/des Vorgesetzten liegen; aber auch Erziehungsurlaub, Höhergruppierung, Versetzung innerhalb der Dienststelle, wesentliche Veränderung des Aufgabengebietes, bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses und noch einiges mehr können Anlässe für ein Zwischenzeugnis sein.
Um aber ein Zeugnis zu bekommen, muss von dem/der Beschäftigten das Arbeitszeugnis aktiv angefordert werden (eine Ausnahme gilt für Auszubildende, da der Arbeitgeber ist in diesem Fall verpflichtet ist, ein Zeugnis auszustellen). Bei der Anforderung ist die Ausschlussfrist nach § 37 TV-L zu beachten: Die Ansprüche verfallen sechs Monate nach Fälligkeit. Die Fälligkeit ist hier z. B. die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das Arbeitszeugnis ist unverzüglich auszustellen, dem Arbeitgeber steht aber ein Bearbeitungszeitraum zu. Dieser Bearbeitungszeitraum kann zu einem Streitpunkt werden, da hier in der Regel der Zeitraum nicht mehr als drei bis vier Wochen betragen soll. Leider kommt es aus verschiedenen Gründen vor, dass dieser Zeitraum nicht eingehalten wird. Ursächlich für die Verzögerung ist häufig der Abstimmungsprozess zwischen den verantwortlichen Stellen, so dass es leider immer wieder vorkommt, dass aus Wochen auch Monate werden.
Beschäftigte haben Anspruch auf ein einfaches Zeugnis (darin werden lediglich Informationen zu Name, Beruf, Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit aufgeführt). Auf Wunsch muss darüber hinaus ein qualifiziertes Zeugnis ausgestellt werden, in dem zusätzlich Auskünfte über Leistungen und Verhalten enthalten sind. In dem qualifizierten Zeugnis sind alle Tätigkeiten, die im Laufe des Arbeitsverhältnisses ausgeübt wurden, vollständig und verständlich zu erklären. Je höher die Qualifizierung in dem Aufgabenbereich war, desto detaillierter und ausführlicher muss die Stelle beschrieben sein. Hier kann die Tätigkeitsdarstellung eine gute Grundlage sein, vorausgesetzt diese ist auf dem aktuellen Stand der ausgeübten Tätigkeiten. Es ist darauf zu achten, dass die Aufgabenbeschreibung in einem angemessenen Verhältnis zu dem restlichen Zeugnis stehen muss.
In der Regel wird das Zeugnis von der/dem Vorgesetzten geschrieben. Es gibt aber auch Fälle, in denen es Beschäftigten ermöglicht wird, selber das Arbeitszeugnis zu formulieren. Dies kann eine Erleichterung für die Vorgesetzten darstellen und auch für die Beschäftigten bietet diese Form durchaus Chancen. Allerdings sind mit dem Verfassen eines Entwurfs auch Risiken verbunden, da das Formulieren eines Zeugnisses eine große Herausforderung darstellt. Wichtig ist, dass der/die Zeugnisverfasser*in sehr gut mit der „Zeugnissprache“ vertraut ist. Für Personen, die nicht mit den Regeln und Techniken der Zeugnissprache vertraut sind, ist es fast nicht möglich, die Aussagen über Leistung und Verhalten eines/r Beschäftigten zu deuten oder eben entsprechend zu formulieren.
Da der/die Arbeitgeber*in in der Verantwortung steht, werden Zeugnisse an der Universität Oldenburg im Regelfall von Vorgesetzten im Arbeitsbereich formuliert und unterschrieben und vom Dezernat 1 mitgezeichnet.