Bereits seit einiger Zeit ärgern sich Kolleginnen und Kollegen über Rundungsfehler in der Zeiterfassung. Der Sachverhalt stellt sich für den Personalrat wie folgt dar:
Da die Zeiterfassung „nur“ minutengenau arbeitet, kommt es bei der Verteilung einer tariflichen Wochenarbeitszeit von 39,8 Stunden auf tägliche Sollarbeitszeiten zwangsläufig zu einem Rundungsfehler. Die tägliche Sollarbeitszeit für Tarifbeschäftigte beträgt ein Fünftel von 39,8 Stunden, also 7,96 Stunden, was 7 Stunden 57,6 Minuten entspricht. Die Zeiterfassung macht daraus – mathematisch korrekt aufgerundet – eine tägliche Sollarbeitszeit von 7 Stunden 58 Minuten.
Die tägliche Sollarbeitszeit dient aber im Gleitzeitmodell lediglich der Orientierung und der Berechnung von Ersatzzeiten (bei Urlaub, Krankheit und einigen anderen Fehlgründen).
Entscheidend ist für die Saldierung und die entsprechende Übertragung von angefallenen Plus- oder Minusstunden in den nächsten Monat die Erfüllung der monatlichen Tarifsollzeit (die steht in der Zeiterfassung im Monatsjournal über der Tabelle). Diese monatliche Tarifsollzeit wird von der Zeiterfassung bei Vollzeitbeschäftigung falsch berechnet, nämlich durch stumpfes Aufaddieren der Tagessollzeiten des Monats, das heißt der Rundungsfehler von derzeit 0,4 Minuten pro Arbeitstag geht je nach Anzahl der Arbeitstage zwischen 20 und 23 Mal in die monatliche Tarifsollzeit ein. So, wie zurzeit gerechnet wird, verlangt die Zeiterfassung pro Monat ca. 8 Minuten zu viel Arbeitszeit – bzw. rechnet ca. 8 Minuten zu wenig an.
Aufs Jahr gerechnet, ergibt sich für 2023 bei 221 Arbeitstagen (251 Werktage ohne Samstage abzüglich 30 Tage Urlaub) zu Ungunsten der Beschäftigten ein Fehler von etwa 88 Minuten. Der Fehler verringert sich allerdings für jeden Tag, für den Ersatzzeit angerechnet wurde (z. B. wegen Krankheit), um 0,4 Minuten.
Diese Problematik tritt nach unseren Erkenntnissen, und jetzt wird es skurril, bei Teilzeitbeschäftigung (oder wenn nur ein Teil der Beschäftigung der Zeiterfassung unterliegt) nicht auf. Wir haben dies stichprobenartig bei Beschäftigten mit Beschäftigungsgraden von 50, 70 und 80% überprüft. Die monatlichen Tarifsollzeiten waren korrekt berechnet, so dass sich keine Nachteile für die Teilzeitbeschäftigten bei der Zeiterfassung ergeben.
Wir haben die Problematik im Dienststellengespräch am 05. Februar 2024 mit der Leitung der Universität erörtert und um Abhilfe gebeten. Die Personaldezernentin Frau Janssen hat uns zugesagt, die Angelegenheit zu prüfen.
Am Einfachsten wäre aus unserer Sicht eine Zeitgutschrift in der Höhe der aufgelaufenen Rundungsfehler seit dem Update (Ende 2022), das zu der Problematik geführt hat. Alternativ könnte die Mehrarbeit auch monetär ausgeglichen werden, was wegen der steuerlichen Progressionseffekte für die Beschäftigten nicht sonderlich attraktiv sein wird. Es wäre abzuschätzen, was weniger Aufwand für die beteiligten Dezernate verursacht. Prinzipiell ist eine Korrektur zwar individuell zu berechnen, das muss aber nicht unbedingt händisch geschehen.
Dieser Ausgleich – egal auf welchem Wege – wäre dann aus unserer Sicht spätestens mit der bereits in Planung befindlichen Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems durchzuführen.