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Meine derzeitigen Tätigkeitsfelder als Verwaltungsangestellte

Service für Studierende

  • Auskunftserteilung zu organisatorischen Fragen des Studiums, z. B. zu Bachelor- und Master-Prüfungsordnungen, Stundenplangestaltung, zu Beschlüssen des Institutsrats der Germanistik
  • Moderation des Listservers Germanistik (angemeldet sind derzeit [2018]  1.900 Studierende)
  • Stud-IP-Administratorin für das Fach Germanistik
  • Beteiligung an der Vorstellung des Faches Germanistik in der Orientierungswoche in Form zweier ca. 60minütiger Vorträge zum Thema studienrelevanter fachkomponentenübergreifender Informationen für die Bachelor-Studierenden und eines ca. 45minütigen Vortrags für die Masterstudierenden.
  • Pflege der Homepage der Germanistik (einstimmige Wahl zur Internetkoordinatorin auf der Institutsratssitzung am 2.7.2003; durchgängige Wiederwahl,  letzte Wiederwahl im Institutsrat 2017)
  • Management der Anmeldefristen für die Lehrveranstaltungen der Germanistik einschl. Eingabe der Fristen in Stud.IP
  • Management der Einhaltung der vom Präsidium vorgegebenen quantitativen Lehrstandards bei der Verteilung der Studierenden auf die Lehrveranstaltungen. Aufzeigung von Belegungsalternativen auf Grundlage der Prüfungsordnungsvorgaben und des bisherigen Studienverlaufsplans der Studierenden. Ein-, Um- und Nachtragung von Studierenden in Stud.IP.
  • Erstellung und Präsentation einer Fotoübersicht der Lehrenden der Germanistik
  • Ausgabe von hinterlegten Scheinen und Hausarbeiten
  • Ausgabe von Informations- und Studienmaterial

Service für Lehrende

  • Verwaltung und Überwachung der Institutsmittel mit Drittmitteln (gesamt knapp 50  Finanzstellen) unter Verwendung von SAP/R3 und Excel 2013:
    • Zuordnung von Rechnungen und Kosten zu Finanzstellen
    • Kontrolle der Budget-Listen im SAP-Programm auf Falschbuchungen und Budgetüberschreitungen
    • Erstellung von Haushaltsentwürfen in Zusammenarbeit mit dem Haushaltsbeauftragten des Instituts
  • Verwaltung und Überwachung der Studienqualitätsmittel der Germanistik unter Verwendung von SAP/R3 und Excel 2016
  • Verwaltung und Überwachung der Hochschulpaktmittel der Germanistik unter Verwendung von SAP/R3 und Excel 2016
  • Pflege der Homepage der Germanistik (einstimmige Wahl zur Internetkoordinatorin auf der Institutsratssitzung am 2.7.2003; durchgängige Wiederwahl, letzte Wiederwahl im Institutsrat 2015)
  • Auskunftserteilung zu Beschlüssen des Institutsrats der Germanistik
  • Auskunftserteilung zu den Bachelor- und Master-Prüfungsordnungen (fachspezifische Anlagen Germanistik und Professionalisierungsbereich, soweit Lehrende der Germanistik hier Veranstaltungen anbieten)
  • Betreuung der Mailing-Liste der Lehrenden
  • Management der Einhaltung der vom Präsidium vorgegebenen quantitativen Lehrstandards bei der Verteilung der Studierenden auf die Lehrveranstaltungen mittels Stud.IP. 
  • Informationsmanagement
  • Verwaltungsmäßige Abwicklung der Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften sowie Bachelor-Tutor/innen
  • Protokollführung bei diversen Besetzungs- und Berufungskommissionssitzungen

Unterstützung des Studiendekans/der Studiendekanin der Fakultät III

  • Vorbereitung von  Studienkommissionssitzungen (Sammeln von Anträgen, Fertigung eines Tagesordnungsvorschlages, Einladung zu den Sitzungen)
  • Ausführung und Weiterleitung der Beschlüsse auf Anweisung des Studiendekans/der Studiendekanin
  • Abwicklung des Schriftverkehrs
  • Protokollführung bei sämtlichen Studienkommissionssitzungen sowie Sondersitzungen, Lehrexzellenzkonferenzen und Runden Tischen
  • Verwaltung der Akten
  • Organisation der Bachelor-/Master of Arts-/Magisterabsolventenfeier (ca. 400 Gäste)
  • Übewachung der Mittel zur Betreuung Langzeitstudierender mittels SAP/R3 und Excel 2013

Sonstige Tätigkeiten

  • Betreuung der Zulassungsausschüsse für die Fachmaster Deutsch als Fremdsprache/Deutsch als Zweitsprache, English Studies,  Germanistik, Integrated Media, Kunst- und Medienwissenschaft, Musikwissenschaften, Niederlandistik, Slavische Studien, Sprachdynamik
  • Mitarbeit an der Konzipierung/Überarbeitung der Bachelor-/Masterstudiengänge für das Fach Germanistik
  • Textverarbeitung (Word 2016) mit Erstellung von Formularvorlagen und Layoutoptimierung von Dokumenten
  • Aktenführung
  • Terminabsprachen und -überwachung
  • Umfangreiche Online-Korrespondenz unter Verwendung von Outlook 2016 (Verwaltung von 5 E-Mail-Adressen)
  • Installation von Software am PC
  • Installation von Peripheriegeräten am PC (z. B. Drucker, Scanner)

    Vertretungsweise

    • Erledigung von Schreibaufträgen
    • Verwaltung des Kopierers
    • Postverteilung
    • Beschaffung (mittels des elektronischen Bestellsystems EDE), Verwaltung und Ausgabe von Büromaterialien
    • Veranlassung der Honorarzahlung für Gastvorträge
    • Bearbeitung von Dienstreiseanträgen
    • Veranlassung der Einstellung bzw. Weiterbeschäftigung von Wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen
    • Raumplanung für die Lehrveranstaltungen der Germanistik
    • Erstellung der Lehrveranstaltungsübersicht mittels Stud.IP
    • Unterstützung des Institutsdirektors:
      • Vorbereitung von Institutsratssitzungen (Sammeln von Anträgen, Fertigung eines Tagesordnungsvorschlages, Einladung zu den Sitzungen)
      • Ausführung und Weiterleitung der Beschlüsse auf Anweisung des Institutsdirektors
      • Abwicklung des Schriftverkehrs
      • Protokollführung bei Institutsratssitzungen
      • Verwaltung der Akten
    • Erledigung des Schriftverkehrs und Überwachung des ordnungsgemäßen Besetzungsverfahrens für Besetzungskommissionen
Germ0stdanil533stik-Welckbmahystezhbfr (eske.broerenj2@uplzwol.gxqiderd+) (Stand: 07.11.2019)