Mitarbeiter*in im Verwaltungsdienst

Über uns

Das Referat Recht und Gremien besteht aus dem Rechtsreferat sowie dem Zentralen Gremienbüro mit insgesamt 15 Teammitgliedern:

• Im Rechtsreferat werden u.a. Verträge und Ordnungen erstellt und bis zur Unterzeichnung begleitet. Ferner gehören zum Rechtsreferat sowohl das BAföG- als auch das Wahlamt (letzteres organisiert die jährlichen universitätsweiten Gremienwahlen).
• Dem Zentralen Gremienbüro obliegt das administrative Management der zentralen Organe (Präsidium, Senat, Hochschulrat) und Gremien (Kommissionen und Ausschüsse) der Universität. Zu den Aufgaben gehören u. a. Sitzungsorganisation (Termin- und Raumorganisation), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung sowie weitere administrative Tätigkeiten (digitale Dokumenten- und Beschlussverwaltung, Pflege von Internetseiten etc.).

Ihre Aufgaben

Vorrangige Aufgabe der/des Stelleninhaber*in ist die IT-mäßige Unterstützung beider Bereiche. Dazu gehört vor allem die zentrale Koordination für das Gremienmanagementsystem ALLRIS sowie die Umsetzung und Steuerung von IT-Anforderungen im Referat Recht und Gremien, daneben mit einem kleinen Stellenanteil auch die Betreuung des Tenure Board sowie allgemeine Aufgaben im Bereich der Administration. Die Tätigkeiten umfassen daher nach entsprechender Einarbeitung im Einzelnen insbesondere:

Zentrale Koordination für das Gremienmanagementsystem ALLRIS, z.B.

• Implementierung, Customizing und Prozesskoordination von ALLRIS in den zentralen und dezentralen Organen und Gremien der Universität einschließlich Prozess- bzw. Workflowoptimierungen sowie Erstellung und Pflege von Handbüchern
• Administration und Pflege der Prozesse, der Dokumente und der Software, Implementierung von Updates; auch in Kombination mit anderen Programmen (wie Adobe Acrobat Pro, Kofax Power PDF, MS Outlook und Word)
• Erstellung von Dokumentenvorlagen sowie Erarbeitung und Erstellung begleitender Dokumente (wie Projektpläne und Datenschutzkonzepte)
• Aufnahme, Modellierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Koordination zwischen Nutzer*innen/Nutzergremien und IT-Diensten,
• Beratung, Betreuung sowie vertiefende Anwender*innen-Schulung bezüglich geänderter Prozesse und deren Abbildung in IT-Systemen
• Entwicklung, Analyse, Interpretation und Koordination des Weiterentwicklungsbedarfs für ALLRIS (Stakeholdermanagement): Aufnahme und Einarbeitung von Feedback, Kommunikation mit dem externen Hersteller, Operationalisierung von Vorschlägen zur Optimierung und Umsetzung/Erledigung im angewandten System nach Absprache mit den Vorgesetzten.

Umsetzung und Steuerung von IT-Anforderungen mit:

• Pflege und Implementierung von Updates sowie Anwendersupport für die im Referat Recht und Gremien verwendeten Software-Tools (insb. des elektronischen Aktenmanagementsystems VIS Suite, DocuSign, Spider Tract, künstliche Intelligenz-Anwendungen)
• Pflege und Weiterentwicklung des Webauftritts des Referats Recht und Gremien, inklusive der Unterseiten des Rechtsreferats und des Wahlamts (CMS Typo3)
• IT-Unterstützung bei der Organisation und Durchführung der (Online-) Gremienwahlen durch das Wahlamt nach Einarbeitung, insbesondere:

Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung (funktionale Weiterentwicklung) des Wählerverzeichnisses (derzeit Excel-Tabelle) aus Rohdaten verschiedener Quellen

Administration der für die Gremienwahlen benötigten Softwareprogramme (derzeit uniWahl von Electric Paper Informationssysteme GmbH und Polyas), insbesondere Installation auf Neugeräten, Einspielen regelmäßiger Updates auf Bestandsgeräten, Konfiguration der Software nach den Bedürfnissen des Wahlamts und der Vorgaben der Wahlordnung, Lösung technischer Probleme ggf. zusammen mit den IT-Diensten oder Herstellern

Ggf. technische Unterstützung bei der Digitalisierung des Wahllokals, sofern dieses beibehalten werden soll (z.B. Einrichtung scannerbasierter Prüfung der Wahlberechtigung anhand der CampusCard)

• in geringfügigem Umfang: Administrative Betreuung des 2x jährlichen tagenden Tenure Board mit Sitzungsvor- und Nachbereitung, Protokollführung nach entsprechender Einarbeitung (keine Vorkenntnisse erforderlich)
• in geringfügigem Umfang: Allgemeine Aufgaben im Bereich der Administration wie Administration der elektronischen Amtlichen Mitteilungen (AM) (u.a. Vollständigkeitsprüfung, Formatieren und Hochladen von Dokumenten zwecks Veröffentlichung) und Erstellung von Lesefassungen von Ordnungen (keine Vorkenntnisse erforderlich)

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen:

• Einschlägig abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor/Diplom (FH)) in Studiengängen mit überwiegend verwaltungs-, wirtschafts-, rechts- oder informationswissenschaftlichen Inhalten oder erfolgreicher Abschluss der Verwaltungsprüfung II sowie
• mehrjährige berufliche  Erfahrungen und/oder Fachkenntnisse im Bereich der IT-Technik (bspw. Betrieb komplexer IT-Infrastrukturen durch Installation, Integration, Wartung, Update von Software usw.).
• Sichere Ausdrucksweise in der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse der Gremienverwaltung von Hochschulen
• Kenntnisse im IT-Projektmanagement
• Erfahrung und fachliche Kompetenzen in der Digitalisierung von Prozessen/Verwaltungsdigitalisierung
• Kenntnisse in der Administration von Datenbanken
• Fachkenntnisse in der Serveradministration,
• Versierter Umgang mit den gängigen OFFICE-Produkten sowie diversen PDF-Programmen (z.B. Kofax Power PDF Advanced, Adobe Acrobat)
• Grundkenntnisse in Englisch

Wir bieten

• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung; Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• Gleitzeitregelungen und 30 Tage Urlaub
• Zugang zur universitären Kinder- und Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des Job Tickets im VBN
• Einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage mit kostenlosen Parkplätzen
• Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Weitere Informationen

Die Stelle ist vorbehaltlich der Stellenfreigabe zu besetzen.