Für die Projekte und Großprojekte der zentralen Verwaltung und Servicebereiche dienen über­geordnete Standards und definierte Prozesse dazu, die Qualität bei der Planung und Durchführung von Vorhaben zu sichern und zu verbessern.

Als Anlaufstelle für alle projektbezogenen Anliegen der Kolleg*innen in der zentralen Verwaltung konzentrieren wir uns mit Vorgaben auf die Planungsphasen im Projekt.

Die geltenden Standards regen eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den betroffenen Prozessen an, sodass Projekt- und Prozessdenken unterstützt und miteinander verknüpft werden.

Für übergreifende Großprojekte aus dem VP-V-Projektportfolio übernehmen wir im Auftrag des Vizepräsidenten für Verwaltung und Finanzen die Rolle der Projektleitung oder der Projekt­koordination.
So profitieren besonders abstimmungsintensive und komplexe Vorhaben davon, dass die beteiligten Bereiche ihre Ressourcen auf die inhaltliche Bearbeitung der Arbeitspakete konzentrieren können.

Im Rahmen einer Projektleitung oder Projektkoordination erfüllen wir die üblichen Projekt­management-Aufgaben in enger Abstimmung mit dem*der Auftraggeber*in und dem Projektteam sowie dem Lenkungskreis, im Regelfall für die gesamte Lebensdauer eines Projekts, zuletzt beispielsweise hier:

• Etablierung eines Verfahrens zur aktiven Rekrutierung in der Wissenschaft
• Ausweitung der CampusCard (Bibliotheksausweis, Gasthörendenausweis, Dienstausweis)
• Informationsportal der Verwaltung – Prozesse im Fokus

Wir begleiten die Kolleg*innen dabei, die Standards des Projektmanagements gewinnbringend in ihren Projekten anzuwenden und ihre Vorhaben von der Idee bis zum Abschluss strukturiert voran­zutreiben.

Im Rahmen der Projektbegleitung und Projektberatung sind wir Ihre Sparrings-Partner*innen bei ersten Überlegungen und Planungen zur Initialisierung sowie zu konkreten Anliegen bei der Umsetzung, bilden wir die Brücke zu Prozessoptimierungen und bieten adressat*innenspezifische Schulungen an.

• Fach- und Führungskräfteprogramm 2022 - 2023: Workshop „Gestaltung von Veränderungsprozessen mit Prozess- und Projektmanagement”

Im VP-V-Projektportfolio werden die laufenden und geplanten Projekte der zentralen Verwaltung samt Servicebereiche zusammengeführt. Die strategische Auswahl von Projekten und Großprojekten für das Portfolio trifft das VP-V-Projektportfolioboard (VP-V-PPB) in regelmäßigen Sitzungen auf Basis festgelegter Kriterien. Projekte sollen mit Blick auf strategische Ziele priorisiert werden, knappe Ressourcen sollen zielgerichtet eingesetzt werden und Konflikte zwischen Projekten sollen frühzeitig sichtbar werden.

Wir bilden das Bindeglied zwischen den konkreten Projekten und dem Portfolioboard bzw. deren Mitgliedern. In diesem Rahmen zählt es u. a. zu unseren Aufgaben, das Projektportfolio basierend auf einem regelmäßigen Austausch mit den Projektleitungen zu pflegen und die Entwicklungen zu kommunizieren.