Prozessmanagement
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Prozessmanagement
Das Prozessmanagement dient dazu, Abläufe zu dokumentieren und zu optimieren und organisatorische oder (arbeits-)kulturelle Veränderungen anzustoßen und zu begleiten.
Die Organisation wird dadurch im Hinblick auf ihre Abläufe und die dazugehörigen Rahmenbedingungen beständig weiterentwickelt. Der Fokus des Prozessmanagements liegt aktuell inhaltlich im Bereich der zentralen Verwaltung. Eine Vielzahl von Prozessen sind schon im Portal der Verwaltung abgebildet. Grundsätzlich steht das Angebot aber auch anderen Bereichen zur Verfügung.
Das können wir mit Prozessmanagement erreichen:
- Abläufe sind eindeutig und geregelt, es gibt verbindliche Standards und Zuständigkeiten,
- Abläufe sind transparent und nachvollziehbar,
- Abläufe, die vereinfacht sind, werden an veränderte Voraussetzungen angepasst und kontinuierlich verbessert,
- Wissenschaftler*innen sind entlastet durch eindeutige und optimierte Prozesse von Verwaltungsaufgaben,
- organisatorische Einheiten arbeiten effizient zusammen,
- institutionelles Prozesswissen wird strukturiert dokumentiert,
- die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen wird einfacher,
- Prozesse können IT-gestützt durchgeführt werden
Prozessanalyse und Prozessoptimierung
Wir analysieren mit Ihnen Prozesse, um darauf basierend z. B. Standards zu etablieren, Transparenz zu erhöhen oder Abläufe zu verbessern.
Das Prozessmanagement unterstützt die Prozessmanager*innen dabei:
- IST-Prozesse aufzunehmen und abzubilden,
- neue Prozesse einzuführen,
- SOLL-Prozesse zu entwickeln,
- bei Bedarf SOLL-Prozesse in den Arbeitsalltag zu implementieren.
Aktuell arbeiten wir gemeinsam z. B. an Tarifbeschäftigte einstellen, Auslagenerstattung beantragen, externe Veranstaltungsräume anbieten.
Qualitätsmanagement der Prozesse
Die jeweils Prozessverantwortlichen prüfen regelmäßig die in ihrer Zuständigkeit liegenden Prozesse und Geschäftsprozesse. Hierbei hinterfragen die Prozessverantwortlichen mit den Prozessmanager*innen, Prozessexpert*innen und Nutzenden, ob der Prozess noch den Anforderungen entspricht, ob die Abläufe und Zuständigkeiten noch korrekt abgebildet werden und ob es Veränderungsbedarfe gibt.
Im Rahmen des Qualitätsmanagements der Prozesse:
- koordinieren wir die kontinuierliche Verbesserung und Reflexion von Arbeitsprozessen und -abläufen,
- begleiten wir die Kolleg*innen dabei, ihre Prozesse zu überprüfen und ggf. anzupassen,
- erstellen wir jährliche Berichte für die Hochschulleitung.