"Bei Neuerungen gibt es immer Befürchtungen "

Vizepräsidentin Heide Ahrens über die Einführung des neuen Finanzmanagements

In zwei Jahren soll nach einer Entscheidung des Präsidiums das Finanzmanagement auf neuen Füßen stehen. Dazu ein Interview mit der Vizepräsidentin für Verwaltung und Finanzen, Dr. Heide Ahrens.

UNI-INFO: Frau Ahrens, die Universität Oldenburg war eine der ersten Hochschulen, die den Globalhaushalt eingeführt hat. Jetzt will sie tiefer ins Finanzmanagement einsteigen. Das löst nicht nur Jubel aus, sondern auch Ängste. Warum ist das Projekt notwendig?

AHRENS: Weil wir unseren Haushalt einfach besser auf die Bedürfnisse der Einrichtungen der Universität einstellen müssen und gleichzeitig Kontrollmechanismen benötigen, um nicht solch große Probleme zu bekommen wie in diesem Jahr, wo wir u.a. wegen gestiegener Energiekosten ein strukturelles Defizit von 2,4 Millionen € auffangen müssen.

UNI-INFO: Sie haben deshalb kürzlich alle Einrichtungen der Universität angeschrieben und ihnen eine Sparauflage von 4,5 Prozent aufgedrückt. So etwas wird in Zukunft nicht mehr vorkommen?

AHRENS: Darauf setzte ich. Es darf nicht sein, dass man mitten im Geschäftsjahr erst feststellen kann: wir kommen mit dem Geld nicht hin und alle müssen sparen. Unser Ziel ist, wirklich planen zu können. Und das nicht nur auf zentraler Ebene. Auch die Fakultäten und anderen Einrichtungen der Universität müssen mit Blick auf ihre Zukunft ihre Finanzen selbst planen können.

UNI-INFO: Das Projekt wird vom CHE begleitet. Was macht den externen Rat so wichtig?

AHRENS: CHE consult, eine Tochterfirma des CHE, ist inzwischen in vielen Hochschulprojekten tätig. Prof. Ziegele, der das Projekt leiten wird, ist ein Experte, der nicht nur die Theorie beherrscht, sondern auch über sehr viel praktische Erfahrungen verfügt. Sein fachlicher Rat wird uns vor vielen Irrtümern bewahren. Ein weiterer Gesichtspunkt ist der Blick von Außen. Den brauchen wir unbedingt. Wenn wir ihn immer gehabt hätten, hätten wir unsere Pionierrolle in Sachen Haushalt vielleicht noch heute.

UNI-INFO: Was sind die ersten Schritte des Projekts?

AHRENS: Wir werden zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme machen. In der Ist-Analyse werden wird u.a. die indikatorengesteuerte Mittelvergabe, die Personalbewirtschaftung, den Umgang mit Zielvereinbarungen und die Verteilung der Aufgaben zwischen Zentrale und dezentralen Bereichen auf den Prüfstand stellen. Das Teilprojekt ist am 25. Juni gestartet und wird von CHE consult realisiert, das dann aufgrund von internen Dokumenten und Interviews Empfehlungen geben wird. Darauf aufbauend werden wir dann ein neues Konzept der Finanzplanung entwickeln, das sich nicht darauf beschränkt, die Pläne der Vorjahre fortzuführen, sondern absehbare Entwicklungen rechtzeitig in die Planung einzubeziehen – wie z.B. bei den Energiekosten oder bei Tariferhöhungen. Dabei sollten natürlich auch Leistungszulagen berücksichtigt werden, die nach dem neuen Tarifvertrag, dem TVL, möglich sind. Ihr Einsatz muss auch geplant sein.

UNI-INFO: Was soll dabei mit den Zielvereinbarungen werden?

AHRENS: Meine Idee ist, dass wir Zielvereinbarungen nur gezielt über Innovationen oder die Behebung von Defiziten machen, also nicht versuchen, alles zu beleuchten. Das ist gar nicht zu schaffen und bringt nur viel Bürokratie und viel verlorene Zeit. Wenn wir aber gezielt Vereinbarungen zu bestimmten Themen treffen und dann mit den Leitern einmal im Jahr über das Realisierte sprechen, so kommen wir gut voran, ohne uns dabei zu übernehmen.

UNI-INFO: Die größten Befürchtungen löst das dritte Teilprojekt aus: die Personalkostenbudgetierung.

AHRENS: Bei Neuerungen gibt es immer Befürchtungen und z.T. auch nicht unbegründet. Die dezentralen Einheiten werden mehr Verantwortung für ihren Anteil am Haushalt übernehmen müssen. Sie werden künftig nicht nur mit dem Sachhaushalt umgehen müssen, sondern auch ihre Personalmittel bewirtschaften, d.h. sie werden dann mehr oder weniger allein entscheiden können, wen sie einstellen, wer befördert, welche Stelle nicht wieder besetzt wird usw. Und das kann bei den besonders engen Netzwerken im dezentralen Bereich schwierig sein. Auf der anderen Seite werden die Selbstständigkeit gestärkt und Entscheidungen vor Ort leichter gemacht.

UNI-INFO: Wann soll das alles umgesetzt sein?

AHRENS: Wir wollen schon im kommenden Wintersemester mit der Umsetzung der ersten beiden Teilprojekte beginnen. Die Personalkostenbudgetierung habe ich nach hinten geschoben. Wir werden sie auch erst einmal anhand von Modellbereichen testen, bevor sie für die gesamte Universität gelten wird. Zudem müssen wir dafür Softwarelösungen entwickeln und grundlegende Schulungen anbieten. Aber 2009 sollten wir das gesamte Kapitel abgeschlossen haben. Die Gewöhnung daran wird sehr schnell vorangehen und niemand wird diese Struktur mehr rückgängig machen wollen. Das ist jedenfalls mein Ziel.