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Verfahrensschritte bei Personalmaßnahmen

Besetzungsverfahren in den Instituten der Fakultät I

Besetzungsverfahren in den Instituten der Fakultät I

Die Stellenbesetzungsphasen an der Fakultät I werden entlang der folgenden Schritte umgesetzt:

• Ausschreibung der Stelle

• Bildung der Besetzungskommission

• Bewerber*innenauswahl durch die Besetzungskommission

• Persönliche Vorstellung der Bewerber*innen

• Einstellungsvorschlag nach Beschluss der Besetzungskommission.

Gemäß der Einstellungsrichtlinie der Universität Oldenburg ist das Dezernat I bei allen Schritten durch die*den Einstellende*n und die Geschäftsstelle der Fakultät I funktional zu beteiligen. Im Rahmen aller Besetzungsverfahren an der Fakultät I werden die Regelungen zur Wahrung der Beteiligungsrechte der Gleichstellungsstelle bei Personalmaßnahmen gemäß §42 NHG und §15 Grundordnung berücksichtigt.

Das Besetzungsverfahren für die Einstellung von Mitarbeiter*innen im Bereich Technik und Verwaltung (MTV) ist in der Einstellungsrichtlinie geregelt. Eine Richtlinie speziell für den Besetzungsprozess von Stellen im wissenschaftlichen Bereich wurde noch nicht verabschiedet, sodass die Einstellungsrichtlinie hier ebenfalls als Orientierung und Empfehlung dient.

Einen Leitfaden für Personalauswahlverfahren inklusive Anregungen und Hinweisen zur gender- und diversitätssensiblen Durchführung, sowie weitere Muster für Ausschreibungen oder vergleichende Bewertungen finden Sie hier im Verwaltungsportal der Universität Oldenburg.

Stellenausschreibungen

Stellenausschreibungen 

Stellen sind gemäß Artikel 33 Absatz 2 des Grundgesetzes grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Bei der Ausschreibung einer Stelle unterstützen die dezentralen Gleichstellungsbeauftragten die Einstellenden bei der gendersensiblen Formulierung des Ausschreibungstextes. Das Versenden und somit die fakultätsinterne Freigabe der Stellenausschreibung erfolgt immer über die Fakultätsgeschäftsführerin Sabrina Biondi. Die dezentrale Fakultätsgleichstellungsbeauftragte Kristina Novy wird in Kopie (cc) informiert.

Zusammensetzung von Kommissionen

Zusammensetzung von Kommissionen 

Besetzungs- und Berufungskommissionen bestehen aus stimmberechtigten und beratenden Mitgliedern. Eine beratende Stimme haben in Besetzungskommissionen i.d.R. eine Personalratsvertretung, eine Gleichstellungsbeauftragte, sowie ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung, sofern Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung vorliegen.

Eine dezentrale Gleichstellungsbeauftragte ist grundsätzlich einzuladen. Sie entscheidet, ob sie teilnimmt oder nicht und fragt ggf. eine Vertretung an.

Grundsätzlich gilt, dass Frauen* jeweils die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder ausmachen sollten, in Berufungskommissionen gemäß jedoch mindestens 40 Prozent. Entsprechend § 26 Absatz 2 NHG ist insbesondere hinsichtlich der Mehrheit der Hochschullehrer*innen in Berufungskommissionen darauf zu achten, dass die Hälfte der beteiligten Frauen* in der Kommission der Hochschullehrer*innengruppe angehören.

Für Besetzungskommissionen für Stellen in Technik und Verwaltung gilt die Zusammensetzung:

- Eine Leitung der Organisationseinheit
- eine Vertretung der Leitung der Organisationseinheit
- zwei Vertreter*innen der Mitarbeiter*innen der betreffenden Organisationseinheit,
   davon soll mindestens eine Person dem engeren Aufgabenbereich angehören (MTV).

Für Besetzungskommissionen im Wissenschaftsbereich wird die Zusammensetzung empfohlen:

  • Eine Leitung der Organisationseinheit (Prof.)
  • Eine Vertretung der Leitung der Organisationseinheit (Prof.)
  • Zwei Vertreter*innen der Mitarbeiter*innen der betreffenden Organisationseinheit, davon soll mindestens eine Person dem engeren Aufgabenbereich angehören (WM, LfbA).

Beteiligung in Besetzungs- und Berufungsverfahren

Beteiligung in Besetzungs- und Berufungsverfahren 

Als dezentrale Gleichstellungsbeauftragte begleiten wir sowohl die Konstituierung der Berufungs- und Besetzungskommissionen (BK) als auch den weiteren Besetzungs- und Berufungsprozess sowie die Vorstellungsgespräche beratend. Wir bitten Sie daher darum, die Termine rechtzeitig an uns zu kommunizieren oder uns direkt in die Terminfindung einzubeziehen. Um unserem Auftrag nachzukommen, ist es gemäß § 42 Absatz 3 NHG wichtig, dass wir auch rechtzeitig vollständigen Zugang (meistens Freischaltung der Cloud) zu den Bewerbungsunterlagen, der für die erste BK-Sitzung zu erstellenden Synopse und auch jenen im Einstellungs- oder Berufungsverfahren durch Kommissionsbeteiligte oder externe Gutachter*innen zu erstellende Dokumente haben.

Die Rechte und Pflichten von dezentralen Gleichstellungsbeauftragten finden Sie hier zusammengefasst.

Hinweise zu Berufungsverfahren finden Sie in der Berufungsordnung der Universität Oldenburg.

Gleichstellungsrelevante Dokumente zum Abschluss von Besetzungs- und Berufungsverfahren

Gleichstellungsrelevante Dokumente zum Abschluss von Besetzungs- und Berufungsverfahren 

Die formelle Mitbestimmung in Besetzungsverfahren seitens der dezentralen und der zentralen Gleichstellungsbeauftragten erfolgt über den sog. Begleitbogen zur Umsetzung gleichstellungsfördernder Maßnahme, der am Ende eines jeden Besetzungsprozesses ausgefüllt von der einstellenden Person, ausschließlich in elektronischer Form, an die beteiligte dezentrale Gleichstellungsbeauftragte inkl. weiterer erforderlicher Unterlagen, geschickt werden muss. Diese oder die zuständige Geschäftsstelle/ Sekretariat sendet den Begleitbogen an zur Einsichtnahme der zentralen Gleichstellungsstelle.

Damit es nicht zu zeitlichen Engpässen vor der Einstellung kommt, sollten die Unterlagen für die Gleichstellungsbeauftragte zeitgleich mit den Unterlagen für das Personaldezernat verschickt werden.

Im Rahmen von Berufungsverfahren verfasst die beteiligte Gleichstellungsbeauftragte nach der letzten Kommissionssitzung eine Stellungnahme, in welcher der Einbezug der Gleichstellungsbeauftragten, die Berücksichtigung von Gleichstellungsaspekten im Verlauf des Verfahrens und die Entscheidung der Kommission hinsichtlich der Reihung von Kandidat*innen dargelegt und zu letzterer eine Positionierung vorgenommen wird.

Ausschreibungsverzicht

Ein Verzicht auf Ausschreibung muss nach § 29 Grundordnung begründet werden und ist nur im Einvernehmen mit der Gleichstellungsbeauftragten und dem Personalrat möglich. Hierfür ist der aktualisierte Gemeinsame Kriterienkatalog von Personalvertretung und Gleichstellungsstelle zum Ausschreibungsverzicht einzusehen.

(Stand: 13.09.2021)