Aufgrund des großen Umfangs laufender Befragungen sollte eine Vorlaufzeit von vier Wochen vom Fragebogenentwurf bis zum Erhebungsstart eingeplant werden.
Die universitäre Einrichtung, die eine Befragungen durchführen möchte, schickt ihren möglichst fortgeschrittenen Fragenkatalogentwurf an die Interne Evaluation (evaluation@uol.de) im Word- oder PDF-Format, zusätzlich mit der Information, in welcher Form (online oder papierbasiert) und in welchem Zeitraum die Befragung laufen soll. Falls eine Orientierung bei der Fragenerstellung gewünscht wird, kann die Interne Evaluation hierbei unterstützen.
Für die Evaluation von mehreren Veranstaltungen ist es sinnvoll, die Angaben gebündelt per Excel-Tabelle an die Interne Evaluation zu senden. Eine Vorlage findet sich hier. Es sollten folgende Informationen angegeben werden: Titel der Veranstaltung + ggf. Nummer, Lehrperson, Typ des Fragebogens (falls mehrere Kataloge genutzt werden, etwa für kurze oder mehrtägige Veranstaltungen), Erhebungsform (online/ papierbasiert), Sprache (falls Deutsch oder Englisch möglich ist) sowie das Start- und Enddatum der Erhebung.