Sie erreichen das System unter:  https://projekte.uni-oldenburg.de

OpenProject ist ein Projektmanagement-Werkzeug, das Personen oder ganze Teams während des Projektlebenszyklus unterstützen kann. Allgemeine Informationen über das System finden Sie hier:

https://www.openproject.org/docs/

Seine Einsatzmöglichkeiten an einer Universität sind vielfältig: So kann es im Rahmen von Studium & Lehre die Planung und Durchführung von Projekt- oder Abschlussarbeiten begleiten, deren Betreuer*innen eine Übersicht über den jeweiligen Stand der betreuten Arbeiten anzeigen oder bei Übungen in Veranstaltungen rund um das Projektmanagement eingesetzt werden. Im Bereich der Forschung kann es helfen, Forschungsprojekte und -ergebnisse zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren - aber auch, das jeweilige Projektvorgehen und seinen Einfluss auf den Forschungserfolg nachzuvollziehen. Schließlich gibt es auch im Rahmen von Verwaltung oder IT-Diensten verschiedene Projekte, an denen unterschiedliche Teams beteiligt sind, die sich z. B. hierüber abstimmen können.

Anmeldung
OpenProject steht sämtlichen Uni-Angehörigen zur Verfügung. D. h. sowohl Studierende als auch Mitarbeitende können sich mit ihren persönlichen Uni-Zugangsdaten auf der Seite https://projekte.uni-oldenburg.de anmelden und die Funktionen des Systems nutzen. Nach der Anmeldung werden Sie einmalig auf die Internet-Nutzungsordnungen der Universität sowie die Datenschutzhinweise zu OpenProject hingewiesen. Bitte bestätigen Sie, dass Sie diese zur Kenntnis genommen haben.

Erstellen von Projekten
Nach der Anmeldung können Sie nicht sofort neue Projekte erstellen.
Bitte gedulden Sie sich dafür maximal 5 Minuten! Das liegt daran, dass ein neuer Account bei Anmeldung via LDAP nicht automatisch die Projekterstellungsrolle erhalten kann (mehr Informationen dazu finden Sie hier). Daher haben wir einen Automatismus integriert, der Ihnen dieses Recht spätestens nach 5 Minuten zuteilt.
Sie erkennen an einem Plus-Symbol in der oberen linken Ecke (siehe nachfolgende Abbildung), dass Sie Projekte erstellen können.

Sollte das Plus nicht vorhanden sein, einfach die Seite nach 5 Minuten neu laden.

Zusammenarbeit an einem Projekt
Bitte beachten Sie, dass Sie andere Personen erst zu einem bestehenden Projekt zufügen können, wenn sich diese mindestens einmal am OpenProject-System angemeldet haben. Erst dann ist deren Nutzeraccount angelegt und kann in Projekte eingebunden bzw. Arbeitspaketen zugeordnet werden.

Gruppen erstellen
Sie können statt einzelner Personen auch Gruppen zu Projekten einladen.
Allerdings können nur Administratoren Gruppen erstellen. Sollten Sie also mit einer größeren Menge an Personen viele Projekte planen, dann wenden Sie sich bitte an servicedesk@uol.de und lassen Sie eine passende Gruppe erstellen. Bitte stellen Sie vorab sicher, dass sich die Personen, die in die Gruppe sollen, mindestens einmal am OpenProject-System angemeldet haben, so dass deren Account entsprechend verfügbar ist.

Projektvorlagen
Jedes Projekt kann als Vorlage für weitere Projekte genutzt werden - allerdings kann nur ein Administrator die Projekte zur Vorlage machen und nicht die Projektverantwortlichen selber. Wenn Sie also ein Projekt haben, das Sie (komplett oder Teile daraus) in weiteren Projekten wiederverwenden möchten, dann schicken Sie bitte eine Mail mit dem Namen des Projekts an servicedesk@uol.de und wir machen das zur Vorlage.
Beachten Sie bitte, dass Sie nur eigene Projekte als Vorlage verwenden können und keinen Zugriff auf fremde Projektvorlagen haben.
Sobald Sie ein neues Projekt auf Basis einer Vorlage erstellen, können Sie auswählen, welche Bereiche der Vorlage Sie übernehmen möchten (siehe nachfolgende Abbildung).

Verbindung zum Cloud-Storage der Uni
Sie können Dateien als Anhang zu Arbeitspaketen zwar direkt zufügen, oftmals werden die zugehörigen Dateien aber in der Cloud verwaltet und dort aktualisiert. Entsprechend haben wir den Cloud-Storage der Uni in das OpenProject-System integriert. Um diese Integration zu nutzen, aktivieren Sie bitte das Modul "Datei-Speicher" in der Projektkonfiguration und fügen Sie dann unter dem Menüpunkt "Datei-Speicher" den Cloud-Storage der Uni zu (siehe nachfolgende Abbildung).

Eine detaillierte Beschreibung des Vorgangs ist im OpenProject-Handbuch zu finden, siehe Verlinkung.
Beachten Sie bitte, dass Sie innerhalb des Cloud-Storage noch Ihren Projektmitgliedern die gewünschten Zugriffsrechte (darf nur lesen, darf löschen usw.) geben müssen. Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass wir den Cloud-Storage mit der URL: https://cloud.uol.de integriert haben. D. h. nur von dort aus können Sie nach Projekten bzw. Arbeitspaketen suchen, um diesen Dateien zuzufügen (und nicht von cloudstorage.uni-oldenburg.de oder cloudsync.uol.de aus).

Löschen / Archivieren von Projekten
Das System sieht vor, dass nur Administratoren Projekte löschen dürfen und nicht die Projektverantwortlichen bzw. -erstellenden selbst (Informationen dazu finden Sie hier unter diesem link). Diese können aber eigene Projekte stattdessen archivieren (ist dann wie gelöscht, siehe nachfolgende Abbildung).

Gehen Sie dazu einfach auf die Projektkonfiguration und wählen Sie dort oben rechts den Button "Archivieren" aus. Nach einer Bestätigung des Vorhabens ist das Projekt dann nicht mehr sichtbar. Das hat den Vorteil, dass ein auf diese Weise archiviertes Projekt bei Bedarf wieder hergestellt werden kann.

Löschen des eigenen Accounts
Wenn Sie möchten, dass Ihre Daten nicht mehr im OpenProject-System zu finden sind, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Account selbstständig zu löschen. Sie finden die entsprechende Option in Ihren "persönlichen Einstellungen" unter "Konto löschen" (siehe nachfolgende Abbildung).

Bitte beachten Sie, dass ein gelöschter Account nicht wieder hergestellt werden kann. Bitte beachten Sie weiter, dass wenn Ihr Account gelöscht wurde und Sie sich danach wieder beim System anmelden, automatisch ein neuer Account für Sie angelegt wird.

Funktionsumfang der Vollversion
Die Universität betreibt aktuell die Vollversion (Enterprise Edition) von OpenProjekt. Informationen dazu finden Sie unter diesem link.
Damit stehen z. B. die folgenden Funktionen zur Verfügung, die den normalen Funktionsumfang erweitern:

• Teamplaner
• fortgeschrittene agile Boards
• eigenes Farbschema & Logo
• Arbeitspaketgraphen auf der Projektseite
• Hervorhebung von Attributen
• Intelligente Workflows / custom actions
• Erweiterte Suche
• Konfiguration der Arbeitspaket-Formulare
• Benutzerdefinierte Projektfelder in Projektliste
• Benutzerdefinierte Felder für Arbeitspakete
• Anzeige von Relationen in Arbeitspaketen
• Platzhalter-Nutzer
• Individuelle Hilfe-Texte

Weitere Details und Hinweise entnehmen Sie bitte dem kontinuierlich aktualisieren Online-Nutzungshandbuch:
- deutsche Version des Online-Nutzungshandbuchs
- englische Version des Online-Nutzungshandbuchs

Bitte beachten Sie, dass die IT-Dienste nur diesen Dienst bereitstellen, aber keine Unterstützung beim Projektmanagement geben können. Dafür bietet z. B. die Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung (PEOE) in regelmäßigen Abständen Schulungen im Rahmen der Personalweiterbildung an. Die aktuelle Liste der Veranstaltungen findet sich im PEOE.IP-System unter:
https://personalentwicklung.elearning.uni-oldenburg.de/.