Video- und Webkonferenz und kollaboratives Arbeiten
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Video- und Webkonferenz und kollaboratives Arbeiten
Um die Plattformen für Video- und Webkonferenz der Universität Oldenburg nutzen zu können, benötigen Sie ein technisch einigermaßen aktuelles Endgerät (Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone) mit eingebautem oder angeschlossenen Kommunikationsmittel (Mikrofon, Lautsprecher, empfohlen ist ein Headset, Kamera) sowie ein gültiges Nutzerkonto.
Video- und Webkonferenzen ermöglichen ein virtuelles Treffen von zwei oder mehreren räumlich getrennten Partnern, die in Echtzeit per Text (Chat) sowie Audio und/oder Video miteinander kommunizieren können. Außerdem sind der Austausch und die Bearbeitung von Dateien möglich.
Team Collaboration Plattform Nextcloud Talk
Die IT-Dienste produzieren auf dem Campus der Universität Oldenburg den Datendienst Cloud-Storage. Die Einrichtung und Nutzung des Dienstes ist auf diesen Webseiten der IT-DIenste beschrieben.
Der Dienst Cloud-Storage dient der sicheren Bereitstellung von Daten auf dem zentralen Speichersystem der Universität, auf die von verschiedenen Endgeräten aus zugegriffen werden kann. Durch Erweiterung um die Komponenten Talk und OnlyOffice stehen zusätzliche Funktionen für Chat und Videokonferenzen sowie zum kollaborativen Arbeiten zur Verfügung.
Die Komponente Talk im Cloud-Storage für Chat-, Audio- und Videokonferenzen dient primär zur Kommunikation der Beschäftigten in Verwaltung und Forschung. Die Anleitung hierfür ist Bestandteil der Webseiten der IT-Dienste.
Im Cloud-Storage ist OnlyOffice für kollaboratives Arbeiten integriert. Diese Komponente ermöglicht das individuelle oder gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten im Webbrowser, ohne dass ein Download auf das Endgerät notwendig ist. Die Anleitung hierfür stellt die Hochschuldidaktik zur Verfügung.
Webkonferenzplattform BigBlueButton
Als Plattform für Webkonferenzen und für Anwendungen in der Digitalen Lehre stehen verschiedene BigBlueButton-Server zur Verfügung.
Bitte verwenden Sie die neueste Version des Chrome- oder Firefox-Browsers. Bei iPads ist der Safari-Browser zu nutzen.
In Stud.IP können Sie in jeder Veranstaltung über den Mehr-Reiter das Meeting-Plugin aktivieren und verschiedene virtuelle Räume anlegen und nutzen. Bitte beachten Sie, dass nur Teilnehmende der Veranstaltung diese Räume betreten können. In den virtuellen Räumen sind Bildschirmfreigaben, Präsentationen sowie Chat-Funktionen nutzbar. Die Aufzeichung der Webkonferenz ist in Stud.IP derzeit nicht aktiviert.
Lehrende, die Videos bei Stud.IP hochladen möchten, sollten dies nur dann tun, wenn sie über eine gute Internetverbindung verfügen. Denn es gibt eine zeitliche Begrenzung: Nach zehn Minuten wird der Upload automatisch abgebrochen. Um das zu verhindern, kann entweder die Dateigröße reduziert werden – indem man die Auflösung herabsetzt – oder mehrere kürzere Videos statt einem langen erstellt. Eine weitere Alternative besteht darin, Videos in die Cloud hochzuladen und anschließend bei Stud.IP zu verlinken.
Folgende weitere Zugänge zur Webkonferenzplattform stehen zur Verfügung. Die hier erzeugten Webkonferenzen sind für die externe Kommunikation nutzbar. Senden Sie externen teilnehmenden Personen lediglich den Link zum Meeting zu.
| Zugang | Nutzbar von | Aufzeichnung der Webkonferenz | Bemerkung / Zusatzfunktion |
|---|---|---|---|
| meeting.uol.de | Beschäftigten | möglich | |
| webconf.uol.de | Beschäftigten | nicht möglich | Teilnahme per Telefon an der Webkonferenz möglich |
| https://studconf.uol.de | Studierenden | nicht möglich | Maximal 5 virtuelle Räume pro Nutzerkonto |
| iconf.uol.de | Studierenden und Beschäftigten | möglich bei Bedarf, Nutzung bei Umfragen und Evaluationen | Nutzung muss unter Angabe der Gründe am beantragt werden |
Aufzeichnungen in BigBlueButton
Einige der genannten BigBlueButton-Systeme ermöglichen es, eine Konferenz aufzuzeichnen. Soll die Aufzeichnungsfunktion genutzt werden, so ist dies für den jeweiligen Konferenzraum in den Raumeinstellungen zu aktivieren.
Steht die Aufzeichnungsfunktion für einen Raum zur Verfügung, so werden die teilnehmenden Personen vor dem Betreten des Raumes darauf hingewiesen. Die Bestätigung dieses Hinweises ist notwendig, um den Raum betreten zu können. Solange nur die Aufzeichnungsfunktion aktiviert, die Aufzeichnung jedoch nicht gestartet wurde, werden die anfallenden Daten (Audio-, Video-, Präsentations- und Chatdaten sowie geteilte Notizen) der Konferenz lediglich zwischengespeichert und spätestens zwei Minuten nach Beendigung der Konferenz aus dem Zwischenspeicher gelöscht. Es findet keine dauerhafte Speicherung dieser Daten statt. Der Start der eigentlichen Aufzeichnungen muss erst durch eine Moderatorin/einen Moderator ausgelöst werden. Nur wenn eine Aufzeichnung aktiv gestartet wurde, wird nach dem Ende der Konferenz eine abrufbare Videodatei aus den zwischengespeicherten Daten erstellt.
Folgende Animation zeigt Ihnen, wie Sie die Aufzeichnungsfunktion für einen neuen Raum einstellen, hinterher die Einstellung ändern können und wie sich der Dialog für teilnehmende Personen darstellt:
Telefoneinwahl
Das System unter webconf.uol.de/ bietet die Einwahl in eine Konferenz per Telefon. Das System ist unter der Rufnummer +49 441 798 4455 erreichbar. Sie benötigen außerdem die Konferenz-PIN. Damit die Telefoneinwahl genutzt werden kann, muss mindestens eine teilnehmende Person per Webbrowser mit dem System verbunden sein.
Die Anzeige der Telefonnummern der teilnehmenden Personen ist auf die letzten 4 Ziffern beschränkt.
Die maximale Anzahl der per Telefon teilnehmenden Personen ist durch die Telefonanlage der Universität insgesamt auf 10 begrenzt. Die Telefoneinwahl wird als Notlösung angesehen. Wann immer es möglich ist, sollten Sie per Webbrowser mit Audio-Unterstütung teilnehmen. Dies ist auch auf vielen Smartphones möglich.
Über das Tastenfeld stehen Ihnen folgende Einstellungemöglichkeiten in der Konferenz zur Verfügung:
Taste 0 oder *: Mikrofon stummschlaten/einschalten
Taste 1: Lautstärke verringern
Taste 2: Lautstärke zurücksetzen
Taste 3: Lautstärke erhöhen
Taste 4: Mikrofonlautstärke verringern
Taste 5: Mikrofonlautstärke zurücksetzen
Taste 6: Mikrofonlautstärke erhöhen
Störungsbeseitigung
Für die Teilnahme an Audio- oder Videokonferenzen empfiehlt sich generell der Einsatz eines Headsets. Die Nutzung der in Laptops eingebauten Mirkofone empfiehlt sich nicht, grade wenn der genutzte Raum einen Hall- oder Echoeffekt hat. In diesen Fällen wird softwareseitig eine Echo-Unterdrückung aktiviert, welche andere negative Folgen haben kann.
(Vielfach ist bei vorhandenen Smartphones ein Headset beigelegt, welches auch am PC/Laptop genutzt werden kann. Ebenfalls enthalten viele Bluetooth-Kopfhörer ein eingebautes Mikrofon, welches ebenfalls für Konferenzen genutzt werden kann.)
Vielfach wurde beobachtet, dass es bei Aufenthalt im Randbereich bzw. bei schwacher WIFI-/WLAN-Versorgung zu Aussetzern bei der Audioübertragung kommen kann. Nach einer jeweiligen Standortanpassung mit besserer Anbindung an das heimische Drahtlosnetzwerk waren diese Probleme dann oft verschwunden.
Generell empfiehlt es sich, bei Störungen dieser Art zunächst zu prüfen, ob das eigene Gerät, Netzwerk oder die Internetanbindung möglicherweise die Ursache der Störung sind. Um Störungen des Geräts auszuschließen, kann man beispielsweise einen anderen Webbrowser nutzen (die Empfehlungen lauten hier Firefox oder Chrome). Manchmal mischen sich auch installierte Sicherheitslösungen oder Browsererweiterungen nachteilig in den Datenverkehr ein. Diese lassen sich oftmals (temporär) deaktivierten. Prüfen Sie bitte auch, ob Betriebssystem und Anwendungssoftware über die jeweiligen Update-Mechanismen auf dem aktuellen Versionsstand sind.
Schließlich bleibt noch der Wechsel des Endgeräts. Die meisten NutzerInnen verfügen über ein halbwegs aktuelles Smartphone, womit ebenfalls an Konferenzen teilgenommen werden kann. Bei iPhones/iPads bietet sich eine Nutzung über Safari an, bei Android-basierten Geräten der Chrome-Browser.
Um das heimische Drahtlosnetzwerk als Störungsursache auszuschließen, lassen sich die PCs oder Laptops über ein Netzwerkkabel anschließen. Es kann auch schon helfen, wenn man sich mit dem Endgerät in Sichtweite des genutzten Access Points/Routers befindet. Schließlich kann auch der Access Point oder der heimische Internet-Router gestört sein. Hier können Neustarts der Geräte helfen.
Bitte geben Sie uns eine kurze Rückmeldung, ob eine der angesprochenen Möglichkeiten die Ursache war oder ob Sie weiterhin unter schlechter Verbindung leiden.
Fehlerbeseitigung bei Schwierigkeiten mit BigBlueButton
Für die Teilnahme an Audio- oder Videokonferenzen empfiehlt sich generell der Einsatz eines Headsets. Die Nutzung der in Laptops eingebauten Mikrofone empfiehlt sich nicht, grade wenn der genutzte Raum einen Hall- oder Echoeffekt hat. In diesen Fällen wird softwareseitig eine Echo-Unterdrückung aktiviert, welche andere negative Folgen haben kann.
Vielfach ist bei vorhandenen Smartphones ein Headset beigelegt, welches auch am PC/Laptop genutzt werden kann. Ebenfalls enthalten viele Bluetooth-Kopfhörer ein eingebautes Mikrofon, welches für Konferenzen genutzt werden kann.
Schlechte Audio-Qualität oder Verbindungsabbrüche
Sollten Sie sich im Randbereich der WIFI-/WLAN-Versorgung befinden, kann es zu Aussetzern bei der Audioübertragung kommen. Bitte passen Sie zunächst Ihren Standortanpassung an, um eine bessere Anbindung an das Drahtlosnetzwerk zu erzielen. Vielfach löste dies bestehende Schwierigkeiten mit der Audioverbindung.
Generell empfiehlt es sich, bei Störungen dieser Art zunächst zu prüfen, ob das eigene Gerät, Netzwerk oder die Internetanbindung möglicherweise die Ursache der Störung sind. Um Störungen des Geräts auszuschließen, kann beispielsweise ein anderer Webbrowser genutzt werden. Die Empfehlungen lauten hier Firefox oder Chrome in der jeweils aktuellen Version. Manchmal mischen sich auch installierte Sicherheitslösungen oder Browsererweiterungen nachteilig in den Datenverkehr ein. Diese lassen sich oftmals (temporär) deaktivierten. Prüfen Sie bitte auch ob, Betriebssystem und Anwendungssoftware über die jeweiligen Update-Mechanismen auf dem aktuellen Versionsstand sind.
Sollte sich die Situation durch Wechsel des Webbrowsers nicht verbessern, bleibt noch der Wechsel des Endgeräts. Die meisten Nutzerinnen und Nutzer verfügen über ein halbwegs aktuelles Smartphone, womit ebenfalls an Konferenzen teilgenommen werden kann. Bei iPhones/iPads bietet sich eine Nutzung über Safari an, bei Android-basierten Geräten der Chrome-Browser.
Um das heimische Drahtlosnetzwerk als Störungsursache auszuschließen, schließen Sie PC oder Laptop temporär über ein Netzwerkkabel an. Alternativ kann es auch schon helfen, wenn man sich mit dem Endgerät in Sichtweite des genutzten Access Points/Routers befindet. Schließlich kann auch der Access Point oder der heimische Internet-Router gestört sein. Hier können Neustarts der Geräte helfen.
Falls Sie einen Repeater für die Erweiterung der WIFI/WLAN-Abdeckung einsetzen, ist hier zu prüfen, ob die Empfangsleistung des am Internet angeschlossenen Routers auch ausreichend ist. Das Betriebssystem des PCs oder Laptops kann Ihnen hier eine hervorragende Verbindung anzeigen. Die Verbindung ist dann trotzdem schlecht, wenn die Verbindung zwischen Repeater und Router ungenügend ist.
Zur Vermessung Ihres Internetanschlusses können Sie beispielsweise die Webseite breitbandmessung.de zur Hilfe nehmen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie hier auf die Laufzeitmessung legen. Die Paketlaufzeit sollte nicht größer als 250 Millisekunden (ms) sein, da sonst der Zeitversatz in der Kommunikation zu groß wird. Sollten Sie eine hohe Laufzeit über WIFI/WLAN feststellen, so führen Sie den Test erneut mit einer kabelbasierten Verbindung zum Internetrouter durch.
- Wenn Sie hier einen großen Unterschied zwischen WIFI/WLAN und der Verbindung über das Netzwerkkabel feststellen, so ist der Fehler auf Ihre WIFI/WLAN-Anbindung eingegrenzt.
- Ist die Laufzeit auch mit der Verbindung über das Netzwerkkabel hoch, so kann die Fehlerursache der Internet-Router, der Internet-Anschluss oder die nachgelagerte Technik Ihre Zugangsanbieters sein.
Bevor Sie Ihren Zugangsanbieter kontaktieren, sollten Sie prüfen, ob Ihr Internet-Router über den jeweils aktuellen Softwarestand verfügt. Ziehen Sie hier die Dokumentation des Herstellers oder Anbieters zu rate. Auch kann ein Neustart durch Entfernen der Stromversorgung des Internet-Routers für etwa eine Minute das Problem beseitigen, sollte es sich in Ihrer Hoheit befinden.
Schlussendlich können Sie noch Ihren Zugangsanbieter mit den Messergebnissen konfrontieren, falls diese für die von Ihnen gebuchte Leistung ungenügend sind.
Nehmen Sie zur Kenntnis, dass die hier beschriebenen Lösungsvorschläge nach bestem Wissen und Gewissen verfasst worden sind. Es wird jedoch keine Haftung für Schäden übernommen, welche aus der Durchführung der Lösungsvorschläge resultieren.
Ad hoc Messung
Sie können auch eigene Messungen der Latenz der Verbindung zwischen Ihrem Endgerät und der Universität durchführen. Diese können Aufschluss über ein fehlkonfiguriertes oder überlastetes Netzwerk geben. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Windows
- öffnen Sie die Eingabeaufforderung (geben Sie im Startmenü cmd ein)
- geben Sie hier die beiden folgenden Befehle ein:
ping -n 10 bbbstream.uol.de
tracert -d bbbstream.uol.deMac OS & Linux
- öffnen Sie ein Terminal (Mac OS: Spotligt-Suche terminal)
- geben Sie hier die beiden folgenden Befehle ein:
ping -c 10 bbbstream.uol.de
traceroute -n bbbstream.uol.de- In den Zeilen der Messung wird die Latenz in Millisekunden ausgegeben. Normal sind hier Laufzeiten bis zu 60ms. Sollten Sie hier höhere oder deutlich höhere Messwerte sehen, so liegt eine Störung vor.
- An den Messwerten des zweiten Befehls können Sie möglicherweise erkennen, an welcher Station im Internet sich die Latenz deutlich erhöht.
- Teilen Sie Ihre Messergebnisse dem mit. Wir werden die Ergebnisse analyieren und mit Ihnen gemeinsam versuchen, das Problem zu lösen oder weitere Schritte einzuleiten.
- Das folgende Bild zeigt beispielhaft ein mögliches Ergebnis der Messungen:
Webcam
Falls Ihre Webcam lediglich ein schwarzes Bild zeigt, dann prüfen Sie bitte, ob die Linse der Kamera verdeckt ist. Bei einigen Modellen gibt es einen Schiebe- bzw. Klappmechanismus, welcher die Linse zum Zwecke von ungewollter Aktivierung der Webcam verdecken kann.
Fehlercodes
Fehler 1004 Incompatible SDP
Hier blockiert vermutlich eine Sicherheitserweiterung wie PrivacyBadger, NoScript, AdBlock, etc. im Webbrowser eine für BigBlueButton wichtige Kommunikation. Bitte definieren Sie Ausnahmen in den entsprechenden Erweiterungen oder deaktivieren Sie diese. Alternativ können Sie auch auf einen anderen Webbrowser ausweichen.
Fehler 1007
Es kann eine notwendige Kommunikation zwischen Webbrowser und BigBlueButton-Server nicht hergestellt werden. Für die Übertragung von Audio-Daten wird hier Protokoll UDP genutzt. Möglicherweise verhindert eine Sicherheitssoftware* auf Ihrem Endgerät oder in Ihrem Netzwerk die benötigte Kommunikation. Bitte richten Sie hier entsprechende Ausnahmen ein.
Eine weitere Ursache können mehrere hintereinander geschaltete Router mit Network Address Translation (NAT) sein. Hier können die benötigten Verbindungen über das UDP-Protokoll nicht korrekt hergestellt werden. Stellen Sie bitte sicher, dass in Ihrem Netzwerk nur der Router, welcher die Verbindung zum Internet herstellt, die NAT-Funktion benutzt.
* Viele Hersteller beiten dies unter dem Produktnamen Internet Security an. Hier ist oftmals eine eigene Firewall enthalten, welche Kommunikation unterbindet.
Sicherheitshinweis: Änderung oder Deaktivierung von Firewall-Einstellungen können erhebliche IT-Sicherheitsrisiken in sich bergen.
Webkonferenzplattform Cisco Webex
Da BigBlueButton nur bis zu einer Teilnehmendenzahl pro Webkonferenz von ca. 400 ausgelegt ist, steht für große Veranstaltungen die Webkonferenzplattform Webex der Firma Cisco zur Verfügung.
Funktionen von Webex
- Desktop-, Dokumenten- und Application-Sharing
- Whiteboard
- Chat
- HD-Videokonferenzen
- Integration in Outlook
- Webex-Meeting lässt bis zu 1000 Teilnehmer gleichzeitig an einem Meeting zu
- Webex Events lässt bis zu 1000 Teilnehmer gleichzeitig an einem Meeting zu
- Eine Aufzeichnungsfunktion ist derzeit nicht vorhanden/freigeschaltet
Um die Webkonferenzplattform zu nutzen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Als Veranstalter bedarf es zunächst einer Registrierung, um das System nutzen zu können. Im Zuge der Registrierung werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse in die Benutzerverwaltung der Cisco Webex Plattform übertragen. Die Registrierung erfolgt über dieNutzerverwaltung – C.v.O. Universität Oldenburg, die Sie mit Eingabe Ihres Nutzerkontos (in der Form abcd1234) mit zugehörigem Passwort aufrufen.
Auf dem Reiter Anwendungen klicken Sie in der Rubrik Anforderungen auf das Icon Zugriff auf Cisco Webex: 
Sie erhalten auf der Seite Hinweise zum Datenschutz, da mit Ihrer auf dieser Seite erklärbaren Zustimmung Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse in die Benutzerverwaltung von Webex, die von der Firma Cisco als Cloudlösung betrieben wird, übertragen werden. Wenn sie zugestimmt haben, können Sie sich nach kurzer Zeit (maximal 5 Minuten) mit Aufruf der
Start- und Informationsseite an Webex anmelden (Klicken Sie auf Anmelden oben rechts).
Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse (in der Form ) gelangen Sie über Weiter auf die vertraute Seite ‘Zentrale Authentifizierung‘ der Universität. Bitte melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Benutzernamen (in der Form abcd1234) und Ihrem Passwort an. Über ’Anmelden’ (rechts oben) werden Sie auf Ihre Startseite (Home) in Webex geleitet.
Ihre Startseite von Cisco Webex, ‘Home‘, ist unmittelbar Ihre Startseite für ‘Webex Meetings‘ mit Verwendung Ihres ‘Persönlichen Raumes‘. Sie können direkt ein Meeting starten, indem Sie über den Button Meeting starten Ihren ‘Persönlichen Raum‘ betreten und dort wiederum über den Button 'Meeting beginnen' das Meeting initiieren. Den Teilnehmenden nennen Sie bitte zuvor die URL Ihres ‘Persönlichen Raumes‘, ggf. mit ergänzenden Angaben, die Sie unter Weitere Methoden zum Beitreten einsehen können.
Über 'Ein Meeting ansetzen' gelangen Sie zu einer Eingabeoberfläche, die ein Versenden von Einladung zum Meeting per E-Mail anbietet, aber auch eine Auswahl des Meeting-Typs ermöglicht. Mit Auswahl des Typs incl. Ende-zu-Ende Verschlüsselung erfolgt eine Kommunikation mit Verwendung einer durchgehenden Verschlüsselung. Der Funktionsumfang ist bei Auswahl dieses Typs eingeschränkt.
Über Ihre Startseite gelangen Sie via Webex Events (unten links, ggf. als WE gekürzt angezeigt) auf die Cisco Events Seite zum Organisieren eines Events. Auf der linken Seite ist der zentrale Punkt für Sie als Veranstalter/Gastgeber der Bereich ‘Ein Event als Gastgeber leiten‘. Hier bereiten Sie eine Veranstaltung mittels ‘Ein Event ansetzen‘ vor.
DFNconf – Der Konferenzdienst im Deutschen Forschungsnetz
Die Universität Oldenburg ist Mitglied im DFN (Deutschen Forschungsnet), so dass der Dienst DFNconf von Beschäftigten der Universität genutzt werden kann.
Unterstützung und Informationen zur Nutzung stellt die Hochschuldidaktik und die Medientechnischen Services des BIS zur Verfügung.