Das Dezernat 3 - Studentische und akademische Angelegenheiten der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht engagiertes Personal. Zu besetzen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Mitarbeiter*in (m/w/d) in der Geschäftsstelle & Stipendienverwaltung
unbefristet, Vollzeit (39,8 Std/Woche), Entgeltgruppe 8 TV-L

Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das Dezernat 3 ist mit seinen vier Abteilungen und den Servicebereichen Ansprechstelle für Information und Beratung zu Bewerbung, Studienbeginn, Studium, Prüfungen, Auslandsstudium und Berufseinstieg. Die Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle unterstützen alle Kolleg*innen innerhalb des Dezernats 3 (zentrale Materialbeschaffung, Postverteilung etc.). Zukünftig wird auch die Aufgabe der Stipendienverwaltung (u.a. Deutschlandstipendium) in der Geschäftsstelle verantwortet.

Die Aufgaben:

• Mitwirkung bei Besetzungs- und Stipendienvergabeverfahren im Dezernat 3, insbesondere administrative Betreuungen, hierzu gehört z.B. Sammeln der Bewerbungsunterlagen, Erstellen einer Synopse
• Administrative Aufbereitung von Unterlagen (z.B. Terminvorbereitung für die Dezernatsleitung und/oder die Abteilungsleitungen, Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, Erstellung von Bescheiden (wie Verlängerung, Ablehnung), Veranlassung von Ausschreibungen
• Finanz- und Haushaltsangelegenheiten einschl. Stipendienwesen: Überwachung und Kontrolle der dem Dezernat 3 zugeordneten Finanzstellen (einschl. der Stipendien-Stellen) über das SAP-System, ggf. in Abstimmung mit Dezernat 2 - Finanzen, Veranlassung von Umbuchungen (u.a. für Zuweisung von Studienqualitätsmitteln, Budgetüberzug etc.) und Korrekturbuchungen, Erstellung von Finanzauswertungen und Statistiken (u.a. mit Excel)
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatstätigkeiten: Postabfertigung, Abwicklung des Schriftverkehrs bzw. Korrespondenz nach Absprache, Führen der Terminkalender, Abstimmen und Vereinbaren von Terminen, Aktenführung, Erstellung und Pflege von Formularen und Druckvorlagen, Pflege der Internetseite
• Veranlassung der Zahlbarmachung der im Dezernat 3 zentral anfallenden Rechnungen und die Feststellung der damit verbundenen sachlichen Richtigkeit

Sie bringen mit:

• Verwaltungsprüfung I oder eine gleichwertige Ausbildung nach BBiG im Büro- oder Verwaltungsbereich
• Anwendungsbezogene, fundierte Kenntnisse des Verwaltungs- und Haushaltsrechts (Zuwendungsbescheide, Mittelverwaltung etc.)
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Ausgeprägte kommunikative und serviceorientierte Fähigkeiten,
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie EDV-Kenntnisse (MS Office, wünschenswert SAP),
• Fähigkeit, in einer größeren, heterogenen Beschäftigten- und Studierendengruppe wertschätzend zu agieren
• Fähigkeit, bei höherem Arbeitsaufkommen Freundlichkeit und Gelassenheit zu bewahren.

Wir bieten:

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Arbeitsumfeld,
• einen Arbeitsvertrag im Landesdienst, Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche,
• familienfreundliche Arbeitszeiten, Gleitzeit,
• Möglichkeit des anteiligen Arbeitens im Home-Office,
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL) und vermögenswirksame Leistungen,
• ein vielfältiges Weiterbildungsangebot sowie Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports,
• Nutzung des JobTickets im VBN, gute Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Autobahn, kostenlose Parkmöglichkeiten,
• eine gute Infrastruktur mit Mensa, Cafeterien und Bibliothek.

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann übermitteln Sie uns Ihre Bewerbung bis zum 16.09.2024 über das Bewerbungsportal https://l.uol.de/jobs.

Die Einladungen zu den Vorstellungsgesprächen werden voraussichtlich am 23.09.2024 versendet. Die Bewerbungsgespräche finden am 25.09.2024 vor Ort im StudierendenServiceCenter statt.