Abgabe/Suche von Unterlagen
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Info-Flyer des Universitätsarchivs
Abgabe/Suche von Unterlagen
Alle Einrichtungen der Universität Oldenburg sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dem Universitätsarchiv anzubieten. Welche Unterlagen dies im Einzelnen sind, entnehmen Sie bitte dem Dokumentationsprofil des Archivs.
Rechtsgrundlagen der Anbietungspflicht sind das Niedersächsische Archivgesetz und die Regelung zur Einrichtung, zum Betrieb und zur Benutzung des Universitätsarchivs Oldenburg (s. Amtliche Mitteilungen/35. Jahrgang - 2/2016). Soweit keine anderen Rechtsvorschriften bestehen, sollte die Anbietung spätestens dreißig Jahre nach Entstehung der Unterlagen erfolgen.
Suche von Sammlungsgut
Machen Sie die Geschichte der Carl von Ossietzky Universität mit Ihren Dokumenten lebendig!
Das Universitätsarchiv Oldenburg ist das historische Gedächtnis der Universität. Hier werden nicht mehr benötigte Unterlagen aus den Einrichtungen der Universität für nachfolgende Generationen aufbewahrt. Helfen Sie uns und leisten Sie Ihren persönlichen Beitrag zur Bewahrung der Universitätsgeschichte!
Der größte Teil der im Universitätsarchiv vorhandenen Unterlagen sind Verwaltungsakten, die im universitären Alltag entstehen. Diese Bestände will das Archiv durch die Übernahme von Unterlagen und Korrespondenzen von Personen, Vereinen und Vereinigungen aus dem Umfeld der Universität sowie durch Dokumentationen mit Bezug zur Universität (Fotos von Anlässen und Empfängen, Plakate, Flugblätter, Ton- und Filmdokumente etc.) ergänzen. Vielleicht haben Sie solche Dokumente aus Ihrer Zeit an der Universität aufbewahrt. Unser besonderes Interesse gilt dabei Vor- und Nachlässen von Universitätsangehörigen, die für die Oldenburger Universitätsgeschichte eine bedeutende Rolle gespielt haben. Für die wissenschaftliche Forschung können diese Ergänzungen zum amtlichen Schriftgut eine wichtige historische Quelle sein.
Die Abgabe an das Universitätsarchiv kann als Schenkung oder als Depositum erfolgen, dessen Nutzungsbedingungen vertraglich fixiert werden. In beiden Fällen wird das übergebene Material im Universitätsarchiv selbstverständlich sorgfältig aufbewahrt und der Forschung zugänglich gemacht.
Setzen Sie sich hierzu gerne mit uns in Verbindung.
Wie werden Verwaltungsunterlagen angeboten?
In nur drei Schritten können Sie dazu beitragen, wertvolle Unterlagen zur Geschichte der Universität Oldenburg zu sichern.
1. Anbietung
Ist die Aufbewahrungsfrist von Unterlagen abgelaufen, sind diese in eine Anbietungsliste aufzunehmen, die dem Universitätsarchiv (universitaetsarchiv@uol.de) elektronisch übermittelt wird.
- Formular zur Anbietungsliste (ausfüllbare PDF-Datei)
- Anbietungsliste (Excel-Datei)
Aufbewahrungsfristen sind von den aktenbildenden Stellen festzulegen, eine Hilfestellung gibt die Dienstanweisung zur Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Schriftgut der Universität Oldenburg.
2. Bewertung
Die Anbietungsliste stellt die Grundlage für die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen dar. Die Bewertung erfolgt durch das Universitätsarchiv zunächst anhand der Angaben in der Anbietungsliste. Die Unterlagen werden in der Anbietungsliste entsprechend gekennzeichnet (A = archivwürdig, V = zu vernichten, B = vor Ort bewerten).
Ist eine Sichtung der angebotenen Unterlagen vor Ort notwendig (B), kommen wir auf Sie zu.
Nach erfolgter Bewertung der angebotenen Unterlagen teilen wir Ihnen die Bewertungsentscheidung schriftlich mit.
Für bestimmte Unterlagen kann eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung ausgestellt werden. Für die folgenden Organisationseinheiten liegt eine solche Genehmigung bereits vor:
- Dezernat 1, Personalakten
- Dezernat 1, Betriebliches Eingliederungsmanagement
- Dezernat 2, Drittmittelakten
- Dezernat 4
- Referat Forschung und Transfer, Drittmittelakten
- Bibliotheks- und Informationssystem (BIS)
- Fakultät II
- Fakultät III
- Fakultät IV
- Institut für Materielle Kultur
- Institut für Sportwissenschaft
- Institut für Physik, Arbeitsgruppe Technische Bildung
- Programm Endspurt
- C3L
- DiZ/OFZ
3. Ablieferung
Die Akten sollten unter Einhaltung der in der Anbietungsliste festgelegten Reihenfolge in Transporteinheiten aufgeteilt werden. Zur Orientierung legen sie den Akten einen Ausdruck der Anbietungsliste bei.
Den Transport der abzugebenden Unterlagen zur Poststelle des BIS (zu Händen des Universitätsarchivs) organisiert und leistet die abgebende Stelle. Vereinbaren Sie bitte zuvor einen Ablieferungstermin mit dem Universitätsarchiv.