Fragen zur Prüfungsverwaltung
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Fragen zur Prüfungsverwaltung
Wo finde ich die Online Prüfungsverwaltung für Lehrende?
- Loggen Sie sich in Ihren Stud.IP Account ein.
- Klicken Sie unter Lehre auf den Reiter „Meine Prüfungsverwaltung“.
- Hier finden Sie eine Übersicht über Ihre angelegten Prüfungen.
Eine Klickanleitung finden Sie in unserem Handbuch.
Weitere Tools zur Verwaltung und Dokumentation der Leistungen stehen über Stud.IP zur Verfügung.
Weitere Infos befinden sich im Handbuch oder können in einer Schulung (Buchung über PEOE) zur Online Prüfungsverwaltung erworben werden.
Wie übermittle ich eine Prüfung an das Akademische Prüfungsamt?
Nach dem Einloggen in der Online Prüfungsverwaltung kann über das Kästchen „Aktionen“ die Funktion „Prüfungsterminbekanntgabe“ angewählt werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Daten für Ihre Prüfung erfassen und durch Speichern an das Akademische Prüfungsamt übermitteln können.
Wichtig ist, dass das richtige Semester angewählt und eine Modulzugehörigkeit angezeigt wird. Bitte füllen Sie alle notwendigen Felder aus, die für Ihren Prüfungsdatensatz erforderlich sind.
Gern können im „Notizfeld für das Prüfungsamt“ weitere Informationen wie zum Beispiel unterschiedliche Prüfungsformen einzelner Module oder die Beschränkung auf bestimmte Modulprüfungen übermittelt werden.
Sobald die Prüfungsdaten gespeichert werden, erhält das Akademische Prüfungsamt eine Benachrichtigung über neue Prüfungsterminbekanntgaben.
Eine Bearbeitungszeit von zumindest einer Woche für das Akademische Prüfungsamt sollte bei der Planung der Termine und Fristen beachtet werden.
Was mache ich, wenn meine Prüfungsform nicht auswählbar ist?
Wenn bei der Erfassung des Prüfungsdatensatzes die erforderliche Prüfung nicht auswählbar ist, diese aber der fachspezifischen Anlage der geltenden Prüfungsordnung entspricht, kann über die Auswahl „Sonstige“ und über die Eintragung der genaueren Bezeichnung jede gewünschte Prüfungsform übermittelt werden. Nutzen Sie im Zweifel das Notizfeld, um Ihre Wünsche zu konkretisieren.
Das Akademische Prüfungsamt überprüft die Zulässigkeit der Prüfungsform und gibt gegebenenfalls eine Rückmeldung.
Wo sehe ich meine aktuellen Prüfungen?
- Loggen Sie sich in Ihren Stud.IP Account ein.
- Klicken Sie Unter „Lehre“ auf den Reiter „Meine Prüfungsverwaltung“.
- Hier finden Sie eine Übersicht über Ihre bereits durch das Prüfungsamt angelegten Prüfungen.
Eine Klickanleitung finden Sie in unserem Handbuch.
Wie gebe ich die Noten ein? Und was mache ich, wenn angemeldete Studierende nicht zum Termin erscheinen?
Über „Meine Prüfungsverwaltung“ und „Aktuelle Prüfungen“ sind alle Prüfungsdatensätze zu finden, die vom Akademischen Prüfungsamt freigeschaltet wurden. Sobald die entsprechende Modulprüfung ersichtlich ist und Studierende sich angemeldet haben, können die Modulnoten erfasst werden.
Es sind die Noten gemäß der Prüfungsordnung in dieser Form zu erfassen:
- 100; 130; 170; 200, 230; 270; 300; 330; 370; 400 und 500 evtl.
Nicht erscheinen oder Rücktritt von Studierenden
Für Studierende, die zu einem Prüfungstermin ohne Angabe von Gründen nicht erschienen sind, wird ein NE für „nicht erschienen“ eingetragen. Bei unbenoteten Prüfungsleistungen ein NEU für „nicht erschienen unbenotet”.
Ein Antrag auf Rücktritt aus wichtigem Grund ist unverzüglich beim Akademischen Prüfungsamt zu stellen. Studierende können dazu auch die Rücktrittsfunktion in Stud.IP nutzen.
Nach Prüfung und Genehmigung trägt das Akademische Prüfungsamt hier ein AT für „Attest“ oder RM für „Rücktritt mit anerkanntem Grund“ ein. Ein nicht unverzüglich geltend gemachter Rücktritt kann, unabhängig vom Vorliegen eines wichtigen Grundes, nicht berücksichtigt werden und führt zu einem Fehlversuch!
Versäumen von Fristen
Studierenden, denen eine Frist eingeräumt wurde, welche auf Grund fehlender wichtiger Gründe oder Verletzung der Chancengleichheit nicht mehr verlängert werden kann (s. Fristen und Termine), sind dem Akademischen Prüfungsamt unter Angabe des Fristendes zu melden.
Der Prüfungsversuch ist damit beendet. Das Akademische Prüfungsamt erfasst ein FÜ für „Fristüberschreitung“.
Ich habe Probleme, mich in der Online Prüfungsverwaltung anzumelden!
Dies kann verschiedene Ursachen haben. Es muss ein Prüferkürzel beim Akademischen Prüfungsamt hinterlegt sein, damit die Prüfungsverwaltung genutzt werden kann. Es müssen außerdem von den IT-Diensten nötige Rechte eingeräumt sein.
Schreiben Sie eine E-Mail an Ihre zuständige Sachbearbeitung im Akademischen Prüfungsamt, damit diese die Ursache finden kann.
Mein Modul ist vielfältig und nicht so einfach über die Online Prüfungsverwaltung abzubilden - welche Möglichkeiten habe ich?
Dazu wurde das Gradebook entwickelt. Dies ist ein digitaler Laufzettel, mit dem komplexere Prüfungsleistungen verwaltet werden können.
Sie gelangen zum Gradebook in Stud.IP unter Lehre > Meine Module und über den Kreis 
neben dem Modul. Dort finden Sie unter „Gradebook verwalten“ die Möglichkeit, Leistungen individuell und auf Ihr Modul bezogen, einzurichten und zu verwalten.
Eine Klickanleitung ist im Gradebook hinterlegt.
Gern erhalten Sie Schulungen und Unterstützung über das Akademische Prüfungsamt.
Gradebook ersetzt nicht die Online Prüfungsverwaltung
Es dient lediglich der digitalen Abbildung Ihrer Leistungsverwaltung. Die Modulprüfung an sich sowie die abschließende Noteneintragung müssen stets über die Bekanntgabe der Prüfungstermine und die Prüfungsverwaltung erfolgen.
Eine Schnittstelle gibt es derzeit nicht.
Ich möchte eine mündliche oder praktische Prüfung anbieten. Wie protokolliere ich diese digital?
Bei einer mündlichen / praktischen Prüfung ist die Protokollierung verpflichtend. Es ist möglich, diese Prüfungen über Stud.IP zu verwalten. Dazu finden Sie bei Ihrer Veranstaltung den Reiter „Prüfungstermine“.
Dort können Sie nicht nur die Terminvergabe der mündlichen und praktischen Prüfung digital koordinieren, sondern auch für jeden Studierenden ein Protokoll erstellen, welches an das Akademische Prüfungsamt übermittelt werden muss.
Eine Klickanleitung ist im Handbuch zu finden.
Achtung!
Die digitale Abbildung der mündlichen / praktischen Prüfungen ersetzt nicht die Online Prüfungsverwaltung!
Die Modulprüfung an sich sowie die abschließende Noteneintragung müssen über die Bekanntgabe der Prüfungstermine und die Prüfungsverwaltung erfolgen.
Eine Schnittstelle gibt es derzeit nicht.
Was mache ich mit Prüfungsleistungen, die über das gesamte Semester ableistbar sind (Hausarbeiten, Referate, …)?
Für solche Prüfungsleistungen wird pro Semester nur eine Modulprüfung mit dem technischen Datum 31.03. bzw. 30.09. übermittelt und angelegt. Die Fristen können Sie im Zuge Ihrer Lehrveranstaltung festlegen und verlängern – siehe dazu Fristen und Termine.
Bei der Erfassung der Note wird dann das Prüfungsdatum auf den tatsächlichen Abgabetag angepasst. Dieser kann auch über das Semester hinaus erfolgen.
Meine Studierenden melden Probleme bei der Anmeldung zu einer von mir eingerichteten Prüfung.
Probleme bei der Anmeldung können verschiedene Ursachen haben:
- Der*die Studierende ist im Drittversuch und kann sich daher nicht selbstständig anmelden.
- Der*die Studierende hat bereits eine Prüfungsanmeldung in diesem Modul, welche noch nicht abgeschlossen ist.
- Es liegen technische Schwierigkeiten vor, die eine Anmeldung verhindern.
In allen Fällen muss das Akademische Prüfungsamt die Gründe prüfen. Bitte verweisen Sie Ihre Studierenden an die zuständige Sachbearbeitung.
Studierende haben versäumt sich anzumelden
Auch hier gelten An- und Abmeldefristen, ebenso wie für eine Prüfungsanmeldung aufgrund Versäumnis oder fehlender TAN-Listen.
Eine Nachmeldung außerhalb dieser Frist kann auf Grund der Chancengleichheit nicht erfolgen. Die einzige Möglichkeit wäre die Öffnung des Anmeldezeitraumes für alle Studierenden. Dies ist nur möglich, wenn der Prüfungstermin noch nicht abgelaufen ist.
Wann kann ich eine Prüfung abschließen und was bedeutet dies?
Sobald alle Eintragungen inklusive der Eintragungen über Nichtteilnahmen und Rücktritte vorgenommen wurden, kann die Prüfung abgeschlossen werden.
Nach dem Abschluss sind keine Änderungen mehr möglich. Die Prüfung wandert in Ihr Prüfungsarchiv.
Die Notenliste, die per PDF generiert wird, muss nicht mehr an das Akademische Prüfungsamt übermittelt werden.
Ich komme nicht weiter, wer hilft?
Das Akademische Prüfungsamt steht Ihnen bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite.
Außerdem können Sie unser Handbuch nutzen oder einen Schulungstermin über PEOE buchen.