VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ und bedeutet, dass die Telefonie-Daten über das Internet übertragen werden. Weil wir eine sogenannte „on premise“ (also vor Ort / auf dem Campus) Lösung einführen, bleiben Daten und Informationen, die bei der VoIP-Telefonie anfallen, innerhalb der Uni Oldenburg in unserem Campus Netz. Dabei ist es egal, ob Sie sich in der Uni befinden oder außerhalb, z. B. im Falle mobiler Arbeit oder Telearbeit: Die Telefonate werden verschlüsselt von Ihrem Endgerät zum Rechenzentrum der IT-Dienste übertragen und finden von dort ihren Weg zu den gewünschten Verbindungspartner*innen.

Durch die Umstellung auf VoIP-Telefonie können Sie unabhängig von einem fest installierten Telefonapparat telefonieren. Sie sind mit der Telefonie-App auf dem dienstlichen Endgerät (z. B. Laptop, Tablet) auch in mobiler Arbeit / Telearbeit unter Ihrer dienstlichen Nummer erreichbar. In der Telefonie-App steht Ihnen ein übersichtliches Anrufjournal und das Telefonverzeichnis der Uni zur Verfügung. Umleitungen können Sie über die Telefonie-App und über Ihren Webbrowser einschalten.

Die UOL nutzt eine sogenannte on-premise Lösung, das heißt, dass die IT-Dienste vor Ort eine Infrastruktur aufbauen und diese sowie die Telefonsoftware eigenständig verwalten. Die VoIP-Telefonie nutzt eine Kombination von Telekom und Cisco: Die Deutsche Telekom wird auch mit der Umstellung auf VoIP-Telefonie unser Übergabepunkt in das öffentliche Telefonienetz bleiben. 

Die Anbindungen in Wechloy und Haarentor sind redundant aufgebaut, können also jeweils einspringen, falls eine der Verbindungen ausfällt. Das sorgt dafür, dass trotz eines einseitigen Ausfalls der Infrastruktur, weiterhin Telefonate angenommen und aufgebaut werden können.

Die Hard- und Software der VoIP-Telefonanlage stammt von Cisco. Cisco ist ein namhafter Netzwerkausrüster und wird z. B. auch von der Jade Hochschule und der Universität Bremen eingesetzt.

Die Daten werden auf Servern der UOL verarbeitet.

Ja! Wir haben das System so angelegt, dass es besonders verfügbar ist und über zwei separate Internetanbindungen läuft. Außerdem ist die Kommunikation von der Telefonie-App über das Internet zu den Systemen der Uni Oldenburg verschlüsselt und somit abhörsicher.

Das kommt auf den Umfang des Schadens an. Sollte ein Angriff dazu führen, dass die universitären Benutzerkonten nicht mehr verfügbar sind, ist die Nutzung der Telefonie-App nur noch eine gewisse Zeit möglich, nämlich solange die Anmeldeinformationen noch zwischengespeichert sind. Diese Zeiten können unterschiedlich lang sein, je nachdem, wann die letzte Anmeldung erfolgte. In so einem Fall würden die IT-Dienste von zentraler Seite die Anmeldung/Authentifizierung schnellstmöglich umstellen, sodass ein Telefonieren per Telefonie-App wieder möglich sein sollte. Anders ist das bei Tischtelefonen: Über Tischtelefone innerhalb der Universität könnte auch dann noch telefoniert werden, wenn es keinen Zugriff auf die universitären Benutzerkonten gibt.

Sollte die lokale Netzwerkanbindung gestört sein und der Rechner hat keinen Zugriff mehr auf die Services der UOL, werden auch die Telefonie-Endgeräte nicht mehr funktionieren. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie die Telefonie-App oder ein Tischtelefon nutzen. Die IT-Dienste haben aber bei der Konzeptionierung größten Wert auf die Ausfallsicherheit der Systeme gelegt. So ist beispielsweise die Funktion der eigentlichen Telefonanlage auf mehrere Server aufgeteilt. Des Weiteren werden für ein- und ausgehende Telefonieverbindungen gesonderte Internetanschlüsse verwendet, welche allein für diesen Zweck verwendet werden.

Alle Anschlüsse müssen mit der neuen VoIP-Telefonie-Anlage verbunden werden, egal ob es sich um den persönlichen Anschluss einer individuellen Person, den Teamanschluss eines Labors oder den Betriebsanschluss einer Tür handelt. Je nach Art des Anschlusses werden unterschiedliche Funktionen und Geräte verfügbar sein – vgl. Welche Funktionen kann ich mit dem VoIP-Telefonie-Service nutzen?

Für diesen Fall wird jeweils ein ortsgebundenes, VoIP-fähiges Tischtelefon eingesetzt, das von mehreren Personen genutzt werden kann. Dabei unterscheiden wir zwischen Teamanschluss und Betriebsanschluss: Ein Teamanschluss ist geeignet für Gruppen / Teams, die sich vor Ort einen Telefonapparat teilen, z. B. in Laboren oder Arbeitsgruppen. Ein Betriebsanschluss gewährleistet die Basis-Erreichbarkeit im laufenden Betrieb, z. B. für Technikzentralen, Türöffner, Notruftelefone. Beide Anschlusstypen lassen sich nur mit einem Tischtelefon vor Ort nutzen, nicht mit der Telefonie-App.

Nein, Studierenden wird der Service nicht zur Verfügung gestellt. Studentische Hilfskräfte könnten aber z. B.  über Teamanschlüsse fest installierte, VoIP-fähige Tischtelefone vor Ort verwenden. 

Die Telefonanlage der UOL ist veraltet und kann bald nicht mehr repariert werden, da es keine Ersatzteile mehr gibt.

Mit der Einführung des VoIP-Telefonie-Services nutzen wir eine etablierte, stabile und sichere Technologie. Weil VoIP-Telefonie über das Internet funktioniert, telefonieren Sie als Beschäftigte mit Ihrem persönlichen Anschluss ortsunabhängig und ganz einfach über Ihr dienstliches Endgerät, z. B. Rechner oder Tablet. Das vereinfacht die Telefonie und macht die Erreichbarkeit über die dienstliche Telefonnummer insbesondere bei mobiler Arbeit / Telearbeit und auch bei zunehmend flexibel genutzten Arbeitsplätzen vor Ort sehr viel einfacher. Außerdem gibt es für persönliche Anschlüsse mit der Telefonie-App ein paar praktische Funktionserweiterungen – vgl. Welche Funktionen kann ich mit dem VoIP-Telefonie-Service nutzen?

Bevor die Beschäftigten den VoIP-Telefonie-Service nutzen können, müssen wir eine Reihe von Software- und Hardwareanpassungen vornehmen. Außerdem testen wir die Stabilität des Systems. Darüber hinaus müssen wir alle Abläufe im Umfeld der Telefonie anpassen und dabei die Hauptnutzenden mit einbeziehen. Es wird eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat zum VoIP-Telefonie-Service abgeschlossen und wir müssen das bestehende Telefonbuch in ein neues Telefonverzeichnis überführen und z. B. auch in die neue Telefonie-App integrieren.

Wir planen, Anfang 2027 die ersten Bereiche auf VoIP-Telefonie umzustellen. Welche Bereiche wann betroffen sind, wird noch geplant und die Einheiten rechtzeitig informiert. Vorher sammeln wir Erfahrungen im Rahmen von Test- und Pilotbetrieben.

Das überlegen wir uns gerade im Projekt. Wir legen uns ins Zeug, damit Anfang 2027 die schrittweise Überführung auf den neuen VoIP-Telefonie-Service startet. Seit Februar 2026 läuft ein IT-Dienste interner Testbetrieb und für Herbst 2026 ist ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Organisationseinheiten geplant.

Wir geben den Bereichen auf jeden Fall mit ausreichend Vorlauf Bescheid, wann ihre Umstellung bevorsteht und bieten im Vorfeld Schulungsmöglichkeiten an.

Wir wollen Mitte 2028 die Umstellung auf VoIP-Telefonie abgeschlossen haben.

Nein! Wenn die Umstellung auf VoIP-Telefonie bevorsteht, werden die betroffenen Bereiche gesondert informiert und erhalten alle notwendigen Informationen. 

Sollte es während der technischen Vorbereitungen zu Einschränkungen bei der Telefonie kommen, informieren wir Sie gesondert.

Wenn Sie vorher die Telefonie-App kennenlernen möchten: Wir werden Schulungen und Info-Videos anbieten und auch zwei kleine Test-Zentren aufbauen (Haarentor / Wechloy), wo Sie schon vor der Umstellung mit der Telefonie-App ausprobieren können, wie es sich so telefoniert. 

Wir werden frühzeitig die wichtigsten Informationen aufbereiten und auch Schulungen anbieten, vor Ort und online.

Nein, Sie behalten Ihre Nummer. 

Im Regelfall nutzen Sie als Beschäftigte mit einem persönlichen Anschluss künftig die Telefonie-App auf Ihrem Rechner / Ihrem dienstlichen Endgerät und ein Headset. Sie erhalten also keinen neuen Telefonapparat. Denn wenn wir auf die ohnehin vorhandene Arbeitsplatz-Ausstattung zurückgreifen, gehen wir verantwortungsvoll mit universitären Ressourcen um. Wir informieren Sie, ab wann Sie wo Ihren alten Telefonapparat entsorgen können.

Wir sind von der Bedienfreundlichkeit und Flexibilität der Telefonie-App begeistert und empfehlen deshalb allen Nutzenden mit einem persönlichen Anschluss, die Telefonie-App erst einmal auszuprobieren. 

Tischtelefone können auch für persönliche Anschlüsse bei Bedarf weiterhin zur Verfügung gestellt werden, die Anschaffung soll dann über die zuständigen Finanzstellenverantwortlichen freigegeben werden. Für Sekretariate und Geschäftsstellen mit sehr hohem Telefonieaufkommen bieten wir spezifische Lösungen an.

Teamanschlüsse, also nicht-personengebundene Telefone in Arbeitsgruppen / Laboren, benötigen neue,  VoIP-fähige Tischtelefone. Teamanschlüsse, also nicht-personengebundene Telefone an Türen / in Veranstaltungsräumen, brauchen ebenfalls neue, VoIP-kompatible Telefone.

Sie haben eine Einschränkung, z. B. in der Hör- oder Sehfähigkeit, und sind unsicher, was die VoIP-Umstellung für Sie bedeutet? Hier finden Sie Informationen zu Barrierefreiheit – vgl. Welche Barrierefreiheitsfunktionen gibt es bei VoIP-Telefonie?

Aktuell planen wir, für die persönlichen Anschlüsse standardmäßig folgende Funktionen anzubieten:

• Ortsunabhängig Anrufe einleiten, annehmen, ablehnen, halten
• Zwischen Anrufen wechseln
• Intern umleiten / weiterleiten
• Anrufliste / Anrufjournal
• Anrufbeantworter / Sprachbox, mit persönlichen Ansagen und Zeitprofilen sowie E-Mail-Benachrichtigung bei neuer Nachricht
• Telefonbuch und individuelle Kontakte / Favoriten
• Telefonkonferenzen
• Sammelgruppen
• Rufübernahmegruppen
• Statusanzeige (verfügbar / abwesend/im Gespräch / Bitte nicht stören / Benutzer*innendefiniert)

Nicht zur Verfügung gestellt werden Videotelefonie, die Chat-Funktion und die Screensharing-Funktion der Telefonie-App. 

Für nicht-personengebundene Teamanschlüsse, z. B. in Arbeitsgruppen und Laboren, wird die Telefonie ortsgebunden möglich sein und einige Funktionen sollen nicht zur Verfügung stehen, u. a. die personalisierten Ansagen und die Umleitungen zu Zeitprofilen. 

Ja! Solange Sie eine Internetverbindung und ein dienstliches Endgerät sowie ggf. ein Headset haben, können Sie mit der Telefonie-App komplett ortsunabhängig telefonieren. Das heißt, dass Anrufe auf Ihres persönlichen Anschlusses direkt bei Ihnen auf dem PC / Endgerät ankommen oder ausgehen. Und wenn Sie jemanden anrufen, wird Ihre dienstliche Durchwahl angezeigt. Das heißt, dass Sie keine Umleitungen auf andere (private) Nummern mehr benötigen.

Die Telefonie-App ist das Programm, mit dem Sie über das Internet telefonieren können, ohne einen separaten Telefonapparat zu benötigen. Solange Sie über einen persönlichen Anschluss verfügen, kann die App kann auf allen dienstlichen Endgeräten, also Computern, Laptops, Tablets oder Smartphones installiert werden. Der Ton wird über die Lautsprecher und Mikrofone des Endgeräts ausgegeben bzw. über ein angeschlossenes Headset. Die Telefonie-App wird über eine Benutzeroberfläche auf dem Bildschirm des jeweiligen Endgeräts bedient.

Die Chat-Funktion und die Video-Telefonie-Funktion der App wird nicht zur Verfügung gestellt.

Wir möchten gern Test-Center am Campus Haarentor und eines am Campus Wechloy aufbauen. Dort soll die Telefonie-App voraussichtlich ab Herbst 2026 ausprobiert werden können. Weitere Infos folgen.

Die Telefonie-App funktioniert mit den meisten gängigen Headsets, die Sie vielleicht schon haben, oder über EDE / die Universität beschaffen können. Wir werden rechtzeitig Empfehlungen bereitstellen für geeignete Headset-Modelle.

Die bisherigen Telefone müssen entsorgt werden, weil sie mit der neuen Technologie nicht kompatibel sind. Die alten Telefone werden nicht eins-zu-eins durch neue Tischgeräte ersetzt, weil die Standardausrüstung für Telefonie künftig Rechner und Headset sein werden. 

Wenn Sie ein spezifisch auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Telefon nutzen, z. B. als Unterstützung bei einer Beeinträchtigung, melden Sie sich bitte bei uns () oder der Schwerbehindertenvertretung (). Weitere Informationen zu Unterstützungsoptionen bei VoIP-Telefonie finden Sie bei Welche Barrierefreiheitsfunktionen gibt es bei VoIP-Telefonie? 

Es wird ein neues Telefonbuch geben. Find and Phone wird abgelöst.

Ja!

Ja!

Ja!

Wer sich extra registriert hat für die Funktion „Privates Telefonieren“ kann zur Zeit noch für Privatgespräche die 7 (statt bei dienstlichen Gesprächen die 0) vorwählen. Die Verbindungsentgelte für Telefonate, die mit der 7-Vorwahl geführt wurden, werden dann über die Personalabrechnung abgerechnet. Diese Funktion wird nicht fortgeführt. Die neue Telefonanlage bringt diese Funktion nicht mit. Eine Sonderprogrammierung soll vor dem Hintergrund sehr geringer und seit Jahren rückläufiger Nutzungszahlen nicht erfolgen.

Nein, „Openscape Xpression“ wird durch „Unity“ abgelöst. Über die Telefonie-App oder den Browser erfolgt der Zugriff auf die sogenannte „Sprachbox“/Voicemail, um Nachrichten abzuhören und zu verwalten, Ansagen aufzunehmen und Zeitprofile anzulegen. 

Außerdem arbeiten wir daran, dass die Nutzenden eines persönlichen Anschlusses für jeden verpassten Anruf und jede neu vorliegende Sprachnachricht per E-Mail benachrichtigt werden.

Gespeicherte Xpression-Ansagen und -Nachrichten können nicht automatisch in die neue Voicemail übertragen werden.

Die Unterstützungsbedarfe im Telefonie-Bereich sind je nach Person sehr individuell. Deshalb können Sie sich jederzeit an das VoIP-Team () oder die Schwerbehindertenvertretung () wenden. Wir besprechen dann Ihren individuellen Bedarf, können Lösungen finden und testen, oder auch vorhandene Hardware einbinden. 

Die VoIP-Telefonie und die Telefonie-App sind erfahrungsgemäß gut mit Unterstützungssystemen kombinierbar:

Bei Verwendung der Telefonie-App kann diese mit gängigen Screenreadern wie JAWS und NVDA zusammenarbeiten, um die Barrierefreiheit für sehbehinderte Nutzende zu erhöhen. Außerdem kann die Telefonie-App über Tastenkombinationen bedient werden. Für Nutzende mit Hörbeeinträchtigung können Hörgeräte oder ein Cochlear-Implantate häufig mit dem Computer, über den die Jabber App läuft, gekoppelt werden (direkt oder über Bluetooth-Streamer/Adapter). Dann können die Anrufe über die gekoppelten Geräte ausgegeben werden.

Bei Verwendung eines Tischtelefons bringen die Geräte von Cisco bereits Barrierefreiheitsfunktionen mit. Über die IT-Dienste können die Modelle Cisco 9841 und Cisco 9861 abgerufen werden, bei denen:

• die Schriftgröße im Display anpassbar ist,
• Voice-Feedback-Verhalten aktiviert werden kann (z. B. wird bei eingehendem Anruf der Name oder die Nummer der anrufenden Person vorgelesen),
• Sprachfeedback beim Navigieren durch das Menü des Telefons hilft,
• der Hörer kompatibel mit Hörgeräten ist.

Für Videogespräche steht Ihnen BigBlueButton zur Verfügung.

Nein, denn bei einem eingehenden Anruf klingelt es auf allen Ihren Geräten, auf denen die Telefonie-App aktiv / angemeldet ist.

Sofern die Faxfunktion dienstlich dringend notwendig ist, wird eine Lösung zur Verfügung gestellt. Allerdings ist ein Fax im Regelfall nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet ist, weshalb die Beschäftigten sichere Alternativen nutzen sollten (vgl. auch die Hinweise des Bremischen Landesdatenschutzbeauftragten).