VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ und bedeutet, dass die Telefonie-Daten über das Internet übertragen werden. Weil wir eine sogenannte „on premise“ (also vor Ort / auf dem Campus) Lösung einführen, bleiben alle Daten und Informationen, die bei der VoIP-Telefonie anfallen, innerhalb der Uni Oldenburg in unserem Campus Netz.  Dabei ist es egal, ob Sie sich in der Uni befinden oder außerhalb, z. B. im Falle mobiler Arbeit oder Telearbeit: Sämtliche Verbindungsdaten werden verschlüsselt von Ihrem Endgerät zum Rechenzentrum der IT-Dienste übertragen und finden von dort ihren Weg zu den gewünschten Verbindungspartner*innen.

Durch die Umstellung auf VoIP-Telefonie können Sie unabhängig von einem fest installierten Telefonapparat telefonieren. Sie sind mit der sogenannten Jabber App, also einem speziellen Telefonie-Programm, auf dem dienstlichen Endgerät (z. B. Laptop, Tablet) auch in mobiler Arbeit / Telearbeit unter Ihrer dienstlichen Nummer erreichbar. In der Jabber App steht Ihnen ein übersichtliches Anrufjournal und das Telefonverzeichnis der Uni zur Verfügung. Umleitungen können Sie über die Jabber App und über Ihren Webbrowser einschalten.

Die UOL nutzt eine Kombination von Telekom und Cisco: Die Deutsche Telekom wird auch mit der Umstellung auf VoIP-Telefonie unser Übergabepunkt in das öffentliche Telefonienetz bleiben. 

Die Anbindungen in Wechloy und Haarentor sind redundant aufgebaut, können also jeweils einspringen, falls eine der Verbindungen ausfällt. Das sorgt dafür, dass trotz eines einseitigen Ausfalls der Infrastruktur, weiterhin Telefonate angenommen und aufgebaut werden können.

Die Hard- und Software der VoIP-Telefonanlage stammt von Cisco. Cisco ist ein namhafter Netzwerkausrüster und wird z. B. auch von der Jade Hochschule und der Universität Bremen eingesetzt.

Um zu gewährleisten wir, dass unsere Telefoniedaten die universitären Netze nicht verlassen und nicht über fremde Rechenzentren gelenkt werden, wurde bewusst entschieden, auf eine Cloud-Lösung oder Cloud-Komponenten zu verzichten. 

Die Daten werden auf Servern der UOL verarbeitet.

Ja! Wir haben das System so angelegt, dass es besonders verfügbar ist und über zwei separate Internetanbindungen läuft. Außerdem ist die Kommunikation vom Jabber Client über das Internet zu den Systemen der Uni Oldenburg verschlüsselt und somit abhörsicher.

Das kommt auf den Umfang des Schadens an. Sollte ein Angriff dazu führen, dass die universitären Benutzerkonten nicht mehr verfügbar sind, ist die Nutzung der Jabber App nur noch eine gewisse Zeit möglich, nämlich solange die Anmeldeinformationen noch zwischengespeichert sind. Diese Zeiten können unterschiedlich lang sein, je nachdem, wann die letzte Anmeldung erfolgte. In so einem Fall würden die IT-Dienste von zentraler Seite die Anmeldung/Authentifizierung schnellstmöglich umstellen, sodass ein Telefonieren per Jabber App wieder möglich sein sollte. Anders ist das bei Tischtelefonen: Über Tischtelefone innerhalb der Universität könnte auch dann noch telefoniert werden, wenn es keinen Zugriff auf die universitären Benutzerkonten gibt.

Sollte die lokale Netzwerkanbindung gestört sein und der Rechner hat keinen Zugriff mehr auf die Services der UOL, werden auch die Telefonie-Endgeräte nicht mehr funktionieren. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie die Jabber App oder ein Tischtelefon nutzen. Die IT-Dienste haben aber bei der Konzeptionierung größten Wert auf die Ausfallsicherheit der Systeme gelegt. So ist beispielsweise die Funktion der eigentlichen Telefonanlage auf mehrere Server aufgeteilt. Des Weiteren werden für ein- und ausgehende Telefonieverbindungen gesonderte Internetanschlüsse verwendet, welche allein für diesen Zweck verwendet werden.

Alle Anschlüsse müssen mit der neuen VoIP-Telefonie-Anlage verbunden werden, egal ob es sich um den Anschluss einer individuellen Person, eines Labors oder einer Tür handelt. Je nach Art des Anschlusses werden unterschiedliche Funktionen und Geräte verfügbar sein – vgl. Welche Funktionen kann ich mit dem VoIP-Telefonie-Service nutzen?

Für diesen Fall wird jeweils ein ortsgebundenes, VoIP-fähiges Tischtelefon eingesetzt, das von mehreren Personen genutzt werden kann.

Nein. Studentische Hilfskräfte könnten z. B. über fest installierte, VoIP-fähige Arbeitsgruppentelefone vor Ort erreichbar sein. 

Die Telefonanlage der UOL ist veraltet und kann bald nicht mehr repariert werden, da es keine Ersatzteile mehr gibt.  

Mit der Einführung des VoIP-Telefonie-Services nutzen wir eine etablierte, stabile und sichere Technologie. Weil VoIP-Telefonie über das Internet funktioniert, telefonieren Sie als Beschäftigte ortsunabhängig und ganz einfach über Ihr dienstliches Endgerät, z. B. Rechner oder Tablet. Das vereinfacht die Telefonie und macht die Erreichbarkeit über die dienstliche Telefonnummer insbesondere bei mobiler Arbeit / Telearbeit und auch bei zunehmend flexibel genutzten Arbeitsplätzen vor Ort sehr viel einfacher. Die Tonqualität der Telefonate ist besser. Außerdem gibt es ein paar praktische Funktionserweiterungen – vgl. Welche Funktionen kann ich mit dem VoIP-Telefonie-Service nutzen?

Bevor die Beschäftigten den VoIP-Telefonie-Service nutzen können, müssen wir eine Reihe von Software- und Hardwareanpassungen vornehmen. Außerdem testen wir die Stabilität des Systems. Darüber hinaus müssen wir alle Abläufe im Umfeld der Telefonie anpassen und dabei die Hauptnutzenden mit einbeziehen. Es wird eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat zum VoIP-Telefonie-Service abgeschlossen und wir müssen das bestehende Telefonbuch in ein neues Telefonverzeichnis überführen und z. B. auch in die neue Telefonie-App (= Jabber App), integrieren.

Wir planen, Anfang 2027 die ersten Bereiche auf VoIP-Telefonie umzustellen. Welche Bereiche wann betroffen sind, wird noch geplant und die Einheiten rechtzeitig informiert. Vorher sammeln wir Erfahrungen im Rahmen von Test- und Pilotbetrieben.

Das überlegen wir uns gerade im Projekt. Wir legen uns ins Zeug, damit Anfang 2027 die schrittweise Überführung auf den neuen VoIP-Telefonie-Service startet. Seit Februar 2026 läuft ein IT-Dienste interner Testbetrieb und für Herbst 2026 ist ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Organisationseinheiten geplant.

Wir geben den Bereichen auf jeden Fall mit ausreichend Vorlauf Bescheid, wann ihre Umstellung bevorsteht und bieten im Vorfeld Schulungsmöglichkeiten an.

Wir wollen Mitte 2028 die Umstellung auf VoIP-Telefonie abgeschlossen haben.

Nein! Wenn die Umstellung auf VoIP-Telefonie bevorsteht, werden die betroffenen Bereiche gesondert informiert und erhalten alle notwendigen Informationen. 

Sollte es während der technischen Vorbereitungen zu Einschränkungen bei der Telefonie kommen, informieren wir Sie gesondert.

Wenn Sie vorher die Jabber App kennenlernen möchten: Wir werden Schulungen und Info-Videos anbieten und auch zwei kleine Test-Zentren aufbauen (Haarentor / Wechloy), wo Sie mit der Jabber App ausprobieren können, wie es sich so telefoniert. 

Wir werden frühzeitig die wichtigsten Informationen aufbereiten und auch Schulungen anbieten, vor Ort und online.

Nein, Sie behalten Ihre Nummer. 

Im Regelfall nutzen Sie als Beschäftigte für die VoIP-Telefonie künftig die Jabber App auf Ihrem Rechner / Ihrem dienstlichen Endgerät und ein Headset. Sie erhalten also keinen neuen Telefonapparat. Denn wenn wir auf die ohnehin vorhandene Arbeitsplatz-Ausstattung zurückgreifen, gehen wir verantwortungsvoll mit universitären Ressourcen um. Wir informieren Sie, ab wann Sie wo Ihren alten Telefonapparat entsorgen können.

Wir sind von der Bedienfreundlichkeit und Flexibilität der Jabber App begeistert und empfehlen deshalb allen Beschäftigten, die Nutzung der App erst einmal auszuprobieren. 

Tischtelefone können bei Bedarf weiterhin zur Verfügung gestellt werden, die Anschaffung soll dann über die zuständigen Finanzstellenverantwortlichen freigegeben werden. Für Sekretariate und Geschäftsstellen mit sehr hohem Telefonieaufkommen bieten wir spezifische Lösungen an.

Nicht-personengebundene Telefone in Arbeitsgruppen / Laboren sollen durch VoIP-fähige Tischtelefone ersetzt werden. Nicht-personengebundene Telefone an Türen / in Veranstaltungsräumen werden ebenfalls durch VoIP-kompatible Telefone ersetzt.

Sie haben eine Einschränkung, z. B. in der Hör- oder Sehfähigkeit, und sind unsicher, was die VoIP-Umstellung für Sie bedeutet? Hier finden Sie Informationen zu Barrierefreiheit – vgl. Welche Barrierefreiheitsfunktionen gibt es bei VoIP-Telefonie?

Aktuell planen wir, für die personengebundene Telefonie der Beschäftigten standardmäßig folgende Funktionen anzubieten:

• Ortsunabhängig Anrufe einleiten, annehmen, ablehnen, halten
• Zwischen Anrufen wechseln
• Intern umleiten / weiterleiten
• Anrufliste / Anrufjournal
• Anrufbeantworter / Sprachbox, mit persönlichen Ansagen und Zeitprofilen sowie E-Mail-Benachrichtigung bei neuer Nachricht
• Telefonbuch und individuelle Kontakte / Favoriten
• Telefonkonferenzen
• Sammelgruppen
• Rufübernahmegruppen
• Statusanzeige (verfügbar / abwesend/im Gespräch / Bitte nicht stören / Benutzer*innendefiniert)

Nicht zur Verfügung gestellt werden Videotelefonie, die Chat-Funktion und die Screensharing-Funktion der Jabber App. 

Für nicht-personengebundene Arbeitsgruppen-Telefone wird die Telefonie ortsgebunden möglich sein und einige Funktionen sollen nicht zur Verfügung stehen, u. a. die personalisierten Ansagen und die Umleitungen zu Zeitprofilen.

Ja! Solange Sie eine Internetverbindung und ein dienstliches Endgerät sowie ggf. ein Headset haben, können Sie mit der Jabber App komplett ortsunabhängig telefonieren. Das heißt, dass Anrufe auf Ihrer dienstlichen Nummer direkt bei Ihnen auf dem PC / Endgerät ankommen. Und wenn Sie jemanden anrufen, wird Ihre dienstliche Durchwahl angezeigt. Das heißt, dass Sie keine Umleitungen auf andere (private) Nummern mehr benötigen.

Die Jabber App ist das Programm, mit dem Sie über das Internet telefonieren können, ohne einen separaten Telefonapparat zu benötigen. Die App kann auf allen dienstlichen Endgeräten, also Computern, Laptops, Tablets oder Smartphones installiert werden. Der Ton wird über die Lautsprecher und Mikrofone des Endgeräts ausgegeben bzw. über ein angeschlossenes Headset. Der Jabber Client wird über eine Benutzeroberfläche auf dem Bildschirm des jeweiligen Endgeräts bedient.

Die Chat-Funktion der Jabber-App wird nicht zur Verfügung gestellt, da die Synchronisierung zwischen Endgeräten nicht zufriedenstellend läuft.

Wir möchten gern Test-Center am Campus Haarentor und eines am Campus Wechloy aufbauen. Dort soll die Jabber-App voraussichtlich ab Herbst 2026 ausprobiert werden können. Weitere Infos folgen.

Die Jabber App funktioniert mit den meisten gängigen Headsets, die Sie vielleicht schon haben, oder über EDE / die Universität beschaffen können. Wir werden rechtzeitig Empfehlungen bereitstellen für geeignete Headset-Modelle.

Die bisherigen Telefone müssen entsorgt werden, weil sie mit der neuen Technologie nicht kompatibel sind. Die alten Telefone werden nicht eins-zu-eins durch neue Tischgeräte ersetzt, weil die Standardausrüstung für Telefonie künftig Rechner und Headset sein werden. 

Wenn Sie ein spezifisch auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Telefon nutzen, z. B. als Unterstützung bei einer Beeinträchtigung, melden Sie sich bitte bei uns () oder der Schwerbehindertenvertretung (). Weitere Informationen zu Unterstützungsoptionen bei VoIP-Telefonie finden Sie bei Welche Barrierefreiheitsfunktionen gibt es bei VoIP-Telefonie? 

Es wird ein neues Telefonbuch geben. Find and Phone wird abgelöst.

Ja!

Ja!

Ja!

Wer sich extra registriert hat für die Funktion „Privates Telefonieren“ kann zur Zeit noch für Privatgespräche die 7 (statt bei dienstlichen Gesprächen die 0) vorwählen. Die Verbindungsentgelte für Telefonate, die mit der 7-Vorwahl geführt wurden, werden dann über die Personalabrechnung abgerechnet. Diese Funktion wird nicht fortgeführt. Die neue Telefonanlage bringt diese Funktion nicht mit. Eine Sonderprogrammierung wird vor dem Hintergrund sehr geringer und seit Jahren rückläufiger Nutzungszahlen nicht erfolgen.

Nein, „Openscape Xpression“ wird durch „Unity“ abgelöst. Über die Jabber App oder den Browser erfolgt der Zugriff auf die sogenannte „Sprachbox“/Voicemail, um Nachrichten abzuhören und zu verwalten, Ansagen aufzunehmen und Zeitprofile anzulegen. 

Außerdem arbeiten wir daran, dass die Beschäftigten für jeden verpassten Anruf und jede neu vorliegende Sprachnachricht per E-Mail benachrichtigt werden.

Gespeicherte Xpression-Ansagen und -Nachrichten können nicht automatisch in die neue Voicemail übertragen werden.

Die Unterstützungsbedarfe im Telefonie-Bereich sind je nach Person sehr individuell. Deshalb können Sie sich jederzeit an das VoIP-Team () oder die Schwerbehindertenvertretung () wenden. Wir besprechen dann Ihren individuellen Bedarf, können Lösungen finden und testen, oder auch vorhandene Hardware einbinden. 

Die VoIP-Telefonie und insbesondere die Jabber App ist erfahrungsgemäß gut mit Unterstützungssystemen kombinierbar:

Bei Verwendung der Jabber App kann diese mit gängigen Screenreadern wie JAWS und NVDA zusammenarbeiten, um die Barrierefreiheit für sehbehinderte Nutzende zu erhöhen. Außerdem kann die Jabber App über Tastenkombinationen bedient werden. Für Nutzende mit Hörbeeinträchtigung können Hörgeräte oder ein Cochlear-Implantate häufig mit dem Computer, über den die Jabber App läuft, gekoppelt werden (direkt oder über Bluetooth-Streamer/Adapter). Dann können die Anrufe über die gekoppelten Geräte ausgegeben werden.

Bei Verwendung eines Tischtelefons bringen die Geräte von Cisco bereits Barrierefreiheitsfunktionen mit. Über die IT-Dienste können die Modelle Cisco 9841 und Cisco 9861 abgerufen werden, bei denen:

• die Schriftgröße im Display anpassbar ist,
• Voice-Feedback-Verhalten aktiviert werden kann (z. B. wird bei eingehendem Anruf der Name oder die Nummer der anrufenden Person vorgelesen),
• Sprachfeedback beim Navigieren durch das Menü des Telefons hilft,
• der Hörer kompatibel mit Hörgeräten ist.

Für Videogespräche steht Ihnen BigBlueButton zur Verfügung.

Nein, denn bei einem eingehenden Anruf klingelt es auf allen Ihren Geräten, auf denen die Jabber-App aktiv / angemeldet ist.

Sofern die Faxfunktion dienstlich dringend notwendig ist, wird eine Lösung zur Verfügung gestellt. Allerdings ist ein Fax im Regelfall nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet ist, weshalb die Beschäftigten sichere Alternativen nutzen sollten (vgl. auch die Hinweise des Bremischen Landesdatenschutzbeauftragten).