Funktionskonto
Funktionskonto
Was ein Funktionskonto ist
Im Unterschied zu einem persönlichen Konto ist ein Funktionskonto statt mit einer Person mit einer Funktion oder einer Rolle verknüpft. Dadurch ergeben sich zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten, aber es sind damit auch Einschränkungen verbunden:
- E-Mails, die auf einem Funktionskonto eintreffen, können von dort aus an mehrere persönliche E-Mail-Konten weitergeleitet werden. Auf diese Weise können bei Urlaubsabwesenheit einer Person alle E-Mails an die Funktion an eine andere Person weitergeleitet werden.
- Es ist möglich, mit mehreren Personen auf dem Funktionskonto zu arbeiten.
- Funktionskonten haben in Stud.IP nicht den Status „Dozent“. Funktionskonten können damit auch keine Mailinglisten anlegen und moderieren.
- Funktionskonten werden nicht an die DFN-AAI Infrastruktur übergeben und können nicht am EDUROAM teilnehmen.
- Funktionskonten können keine personenbezogene Software herunterladen und haben auf die personenbezogenen Angebote der Bibliothek keinen Zugriff
- Soll mit Funktionskonten auf dem Universitätsgelände WLAN genutzt werden, muss dies bei der Antragstellung explizit erwähnt und begründet werden.
Die Kontobezeichnung eines Funktionskontos wird als E-Mail-Adresse für dieses Konto benutzt: <Funktionskontoname>@uol.de. Ebenso wird dieser Name auch zum Einrichten eines Webserver-Verzeichnisses verwendet, dessen Inhalt Sie unter www.<Funktionskontoname>.uni-oldenburg.de finden, und eines FTP-Verzeichnisses, das unter upload.uni-oldenburg.de/<Funktionskontoname> benutzt werden kann. Wir raten Ihnen deshalb zu einem möglichst sinnfälligen Namen für Ihr Funktionskonto.
Beantragung eines Funktionskontos
Die Einrichtung eines Funktionskontos erfolgt über einen automatischen Workflow. Nur Beschäftigte der Universität können Funktionskonten beantragen. Da die Beantragung von Funktionskonten nach dem Vier-Augen-Prinzip geschieht, muss eine weitere Person als Genehmigende für das Konto ausgewählt werden. Weiterhin wird ebenfalls festgelegt, wer für das Funktionskonto verantwortlich sein soll.
Die verantwortliche Person hat das Recht, Änderungen am Konto zu beantragen oder es löschen zu lassen, und wird als E-Mail-Kontakt für wichtige Informationen bezüglich des Kontos genutzt. Scheidet die verantwortliche Person aus der Universität aus, muss eine andere beschäftigte Person die Verantwortung für das Konto übernehmen, ansonsten wird das Funktionskonto gesperrt.
Sonstige Anfragen zum Funktionskonto senden Sie bitte per E-Mail:
Gültigkeit von Funktionskonten
Dauer
Gäste-, Kurs- und Funktionskonten werden nach 180 Tagen der Nichtbenutzung gelöscht. Einen Monat zuvor erhalten Sie per E-Mail die Information, dass die Löschung Ihres Kontos bevorsteht. Wenn Sie auf diese E-Mail antworten, erhalten Sie die Möglichkeit, die Löschung um weitere 180 Tage hinauszuzögern. Erst wenn Sie auch hier innerhalb eines Monats nicht antworten, wird Ihr Konto mit allen Inhalten unwiderruflich gelöscht.
Zuordnung zu einer Person
Es muss immer eine Person, die in einem aktuellen Beschäftigungsverhältnis mit der Universität steht, einem Funktionskonto zugeordnet sein. Beschäftigte, die demnächst aus der Universität ausscheiden, werden darüber informiert, für welche Funktionskonten sie verantwortlich sind, und darauf hingewiesen, dass dem Funktionskonto eine neue verantwortliche Person zugeordnet werden muss. Geschieht dies nicht, wird das Funktionskonto gesperrt und später gelöscht.
ℹ️ Folgende Informationen sind für die anstehende 2FA Umstellung für Funktionskonten im Oktober 2026
Besondere Handhabung von 2FA für Funktionskonten
Wie funktioniert 2FA für das Funktionskonto?
Anders als beim persönlichen Konto, bedarf das übliche Funktionskonto mehr Flexibilität, da viele Funktionskonten von mehreren Personen genutzt werden.
Aus diesem Grund, wurde der Self Service um ein Formular ergänzt, in dem Personen, die ein Funktionskonto verwalten dürfen, selbstständig die Berechtigung für andere Personen setzen können.
Die Umsetzung von 2FA wird aus oben genanntem Grund bei jedem Funktionskonto, durch eine Verknüpfung mit dem eigenen 2. Faktor umgesetzt. Dies ermöglicht die Besonderheit, dass ein Funktionskonto von mehr als zwei Personen genutzt werden kann.
Eine Verknüpfung des 2. Faktors wird durch Berechtigungen durchgeführt. Diese muss von einer Person, die das Funktionskonto verwaltet, gesetzt werden.
Für eine erfolgreiche Verknüpfung des 2. Faktors, muss man im persönlichen Konto seinen 2. Faktor (TOTP / Einmalpasswort) im eigenen Konto eingerichtet haben.
Dabei gibt es jedoch eine technische Besonderheit – diese Funktion unterstützt zum jetzigen Zeitpunkt technisch nur TOTP/Einmalpasswort als Möglichkeit. Demnach muss zur weiteren Nutzung des Funktionskontos ein TOTP / Einmalpasswort am eigenen Konto eingerichtet werden, damit man sich weiterhin am Funktionskonto anmelden kann.
Wie sieht der Login mit 2FA an Funktionskonten aus?
Optisch sieht der Anmeldevorgang für Funktionskonten genauso aus, wie dies schon bei persönlichen Konten vertraut ist. Hierbei gibt es jedoch die Besonderheit, dass durch die Verknüpfung des persönlichen 2. Faktors im Login Ablauf, bei Abfrage des 2. Faktors, Sie Ihren TOTP / Einmalpasswort eingeben, welches Sie normalerweise auch für Ihren persönliche Login nutzen würden. So kann sich dann mit dem Funktionskonto bspw. im Web-Mail oder Cloudstorage angemeldet werden.
Dabei ist zu beachten, dass weiterhin das Passwort des Funktionskontos bekannt sein muss. Die Nutzung der reinen Mailfunktion des Funktionskontos bedarf durch die Verknüpfung der Mailfunktion kein Passwort, da der Login an der Stelle über die persönliche Berechtigung funktioniert. Daher kann es sein, dass lediglich die kontoverantwortliche Person das Passwort des Funktionskontos kennt und daher der Zugriff auf Dienste wie Cloudstorage oder Web-Mail für nur berechtigte Personen nicht immer zwingend möglich ist.
Ich nutze mehrere Funktionskonten - Wie greife Ich auf alle zu?
Hier gibt es zwei Fälle:
- Funktionskonten, die selbst beantragt wurden oder die Sie zugewiesen bekommen haben. Diese sind in der eigenen Kontenverantwortlichkeit (siehe verantwortliche Person). Für diese Konten ist die Berechtigung automatisch gesetzt.
- Bei Funktionskonten, für welche Sie nicht selbst die kontoverantwortliche Person sind, muss die verantwortliche Person Ihnen zunächst die Berechtigung erteilen. Diese muss für eine Anfrage kontaktiert werden (bspw. über eine E‑Mail-Anfrage an das Funktionskonto Postfach). Ist einer Person nicht bewusst, für welche Konten sie selbst verantwortlich ist, ist dies unter https://konto.uol.de unter → Applikation → „Meine Nutzerkonten“ einsehbar.
Ist die Berechtigung für ein Funktionskonto gesetzt worden, kann das Postfach des Funktionskontos selbstständig über die ausgeschriebene E‑Mail-Adresse des Funktionskontos (bspw. funktion-email-name@uni-oldenburg.de) im eigenen Outlook Client eingebunden werden. Eine genaue Anleitung ist hier zu finden.
Wie füge Ich ein berechtigtes Funktionskonto zu meinem Outlook Client hinzu?
Diese Anleitung soll Ihnen als Hilfestellung dienen, mit der Sie sich selbst das Konto einrichten oder umstellen können.
Hierbei müssen wir zwei Fälle unterscheiden.
Fall 1: Die gewünschte E-Mail-Adresse ist bereits bei Ihnen mit Zugangsdaten eingerichtet.
Fall 2: Die gewünschte E-Mail-Adresse ist bei Ihnen noch nicht eingerichtet.
Unterscheiden Sie bitte selbst, ob die E-Mail-Adresse bereits bei Ihnen eingerichtet ist (Fall 1) oder ob Ihnen die gewünschte E-Mail-Adresse noch nicht im Outlook angezeigt wird (Fall 2).
Fall 1 - Die gewünschte E-Mail-Adresse ist bereits bei Ihnen mit
Zugangsdaten eingerichtet
Fall 2 - Die gewünschte E-Mail-Adresse ist bei Ihnen im Outlook
noch nicht eingerichtet
Was ist, wenn ich derzeit kontoverantwortliche Person bin, jemand anderes jedoch das Konto verwalten soll?
Wenn Sie nicht mehr die Person sind, welche das Konto verwalten soll, kann jederzeit auf https://konto.uol.de unter „Meine Konten“ die Kontoverantwortlichkeit an eine andere Person abgegeben werden.
Alternativ, sofern Sie die eigentliche Kontoverantwortlichkeit nicht abgeben möchten, können Sie zudem auch andere Personen, welche zusätzlich die Verwaltung für ein Funktionskonto übernehmen sollen, dazu berechtigen. Oder die Personen, welche die Verwaltung übernehmen sollen, können die Service Seite aufsuchen und dort über „Verwaltung eines anderen Funktionskontos anfragen“ die Verwaltung für das Konto bei der kontoverantwortlichen Person anfragen. Diese Anfrage kann von der kontoverantwortlichen Person dann geprüft und genehmigt/abgelehnt werden.
Wo finde ich das Self Service Portal, um die Berechtigung für andere Personen zu setzen oder die Verwaltungs eines Funktionskontos anzufragen?
Das Berechtigungs Formular ist unter https://konto.uol.de → Applikation → „Berechtigte für FKT-Konto” zu finden.
Dort können fürs Funktionskonto verantwortliche Personen die Berechtigung anderen Personen setzen, damit diese per Mail und interaktiv per geteiltem 2.Faktor auf das Konto zugreifen können.