Die Anzahl der von der Universität erworbenen Lizenzen reicht nicht aus, jeden Wunsch nach Zulassung zum SAP-System zu erfüllen. Deshalb wurde mit den FakultätsgeschäftsführerInnen die Vereinbarung getroffen, dass ein Zugang nur noch möglich ist, wenn von diesen die Notwendigkeit bestätigt wurde.

Ein formloser Antrag, der von der Fakultätsgeschäftsführung oder der Leitung der Zentralen Einrichtung / Stabsstelle unterschrieben wurde, eine Bestätigung per E-Mail muss folgende Angaben enthalten:

Der Name und die Personalnummer,
die Telefonnummer, die Büroadresse, die E-Mailadresse und
die Finanzstellengruppen für die ein Zugang gewünscht wird.
 

Eine Berechtigung für das Controlling Modul wird nur an Personen vergeben, die Zugriff auf die Kostenstellengruppen von Fakultäten /Instituten / zentralen Einrichtungen / Stabsstellen haben sollen. Für einzelne Kostenstellen werden keine CO- Berechtigungen erteilt.

Soll auf Programme der Personalwirtschaft zugegriffen werden, müssen Sie dies begründen. Sie wird dann nur erteilt, wenn die Personalabteilung dem zustimmt. Ein Grund für den Zugriff ist die direkte Unterstützung der Fakultätsgeschäftsführung oder die übertragene Aufgabe in einem großen Drittprojekt mit vielen Beschäftigten die Personalmittel zu bewirtschaften. Die Zustimmung holen die IT-Dienste direkt von der Personalabteilung ein.

Bevor Sie den Antrag stellen, prüfen Sie bitte, ob sich der Onlinezugang zu ihren Finanzstellen tatsächlich für Sie lohnt, oder ob die Möglichkeit, sich in EDE den Kontoauszug für Ihre Finanzstellen zu erzeugen, ausreichend ist.   Vielleicht kann auch ein(e) Kollege (in) Zugriff auf ihre Finanzstelle bekommen und ihnen bei Bedarf die gewünschten Informationen ermitteln.

Für den Direktzugriff bedarf es einerseits einen nicht unerheblichen Aufwand auf unserer Seite aber auch auf Ihrem Rechner muss die Software eingerichtet werden, sie müssen das Handling der Software erlernen und sie müssen das Passwort ihres Logins einmal jährlich ändern.

Mit diesen Aussagen soll Ihnen der Zugriff nicht verwehrt werden, sondern Sie werden gebeten zu prüfen, ob Sie nicht einfacher zu ihrem Ziel kommen können. Wir merken nämlich, das viele Nutzer ihr Login nach einer kurzen Testphase nicht mehr nutzen und sich anderweitig über ihre Finanzstellen informieren und dann hat sich die Mühe nicht nur für uns sondern auch für Sie nicht gelohnt.