Wenn personenbezogene Daten auf der Rechtsgrundlage der Einwilligung verarbeitet werden sollen, muss der Verantwortliche diese Einwilligung nachweisen können.

Daher bietet es sich grundsätzlich immer an, eine Einwilligungserklärung schriftlich zu fixieren und dem Einwilligenden zur Unterschrift vorzulegen.

Bitte beachten Sie:

Bei einer Einwilligungserklärung soll die einwilligende Person klar und verständlich über die Datenverarbeitung aufgeklärt werden. Dies soll in einfacher Sprache und nachvollziehbar erfolgen.

Es bietet sich daher sehr gut an, bereits in einer Teilnehmerinformation darüber aufzuklären, welcher Zweck mit der Datenverarbeitung verfolgt wird und wie die Daten erhoben und weiter verarbeitet werden.

So kann sich der Einwilligende bereits in der Teilnehmerinformation ein gutes Bild darüber machen, worin er einwilligen wird. Sie brauchen dann nur in der Einwilligungserklärung wieder bzgl. des Zwecks und dem konkreten Prozedere nach oben verweisen, nämlich auf die Teilnehmerinformation.

Sie sollten die Einwilligungserklärung nicht von der Teilnehmerinformation trennen. Besser und übersichtlicher ist es, wenn Einwilligungserklärung und Teilnehmerinformation eine Einheit bilden. Es sollte vermieden werden, eine Teilnehmerinformation, eine Datenschutzerklärung und eine Einwilligungserklärung getrennt voneinander auszuhändigen. Besser verbinden Sie alle Informationen und Erklärungen zu einem Dokument.

So wahren Sie den Grundsatz der Transparenz, Missverständnisse und unnötige Bürokratisierung bleiben aus.