• gibt offiziell den Auftrag für ein einzelnes Projekt und begleitet es bis zum Abschluss, trägt Gesamtverantwortung
• ist klar in ihrem*seinem Auftrag, legt die Ziele fest und die Ergebnisse für das Projekt
• nimmt sich Zeit für das Projekt, z.B. durch regelmäßige Information und Gespräche mit der Projektleitung,
• klärt mit der Projektleitung ihre Befugnisse, lässt das Projektteam und die Projektleitung selbständig arbeiten,
• interveniert bei Bedarf bzw. wenn die Projektleitung dies einfordert
• trifft zügig die für das Projekt notwendigen Entscheidungen, genehmigt Änderungen an Zielen
• ist Letztentscheider*in und lässt sich vom Lenkungskreis beraten
• empfängt und beurteilt die Berichte der Projektleitung zum Status / Fortschritt und zu den (Zwischen-)Ergebnissen
• berücksichtigt bei der übergeordneten Projektsteuerung die Passung zu universitären Strategien, wendet sich bei Bedarf an das VP-V-Projektportfolioboard
• stoppt das Projekt, wenn es nicht zielführend ist.

• besteht aus den Fachexpert*innen des Projekts,
• kommt regelmäßig zusammen, um miteinander und mit der Projektleitung den Fortschritt zu klären, anstehende Aufgaben zu verteilen und vorzubereiten
• kommt auch anlassbezogen zusammen, wenn Projekt dies erfordert.
   

Die Mitglieder des Projektteams

• führen die im Projektstrukturplan beschriebenen Arbeiten eigenständig durch: Jedes Mitglied übernimmt Verantwortung für die Bearbeitung des zugeordneten Arbeitspakets,
• dokumentieren die Ergebnisse der eigenen Arbeit für das Projekt und lieferen Informationen an die Projektleitung, z.B. für Statusberichte,
• informieren die Projektleitung sowie ggf. betroffene Kolleg*innen über den Bearbeitungsstand von Aufgaben und Arbeitspaketen,
• informieren die eigene Führungskraft und ggf. die Kolleg*innen in der Abteilung über den Fortschritt des Projekts,
• geben der Projektleitung so früh wie möglich Bescheid bei (absehbaren) Umsetzungs- oder Ressourcenproblemen oder Konflikten innerhalb und außerhalb des Projektteams,
• beteiligen sich konstruktiv an Lösungen von Problemen.

Nicht alle Expert*innen müssen für die gesamte Projektlaufzeit zum Kernteam des Projekts zählen. Personen können auch temporär für einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete in das erweiterte Projektteam aufgenommen werden.

• stellt Personalressourcen auf Basis im Vorfeld abgestimmten Planungen für das Projekt zum nötigen Zeitpunkt zur Verfügung,
• ist ansprechbar für die Projektleitung,
• erarbeitet gemeinsam mit dem Mitglied des Projektteams und der Projektleitung Lösungen, wenn es einen Ressourcenkonflikt gibt,
• beteiligt sich an Prozessaufnahmen und -optimierungen, nicht nur im Rahmen von Projekten.

• ist gesamtverantwortlich für die operative Umsetzung der Projektziele,
• erarbeitet die Hauptaufgaben für den Projektantrag in enger Abstimmung mit den Kolleg*innen, die beteiligt sein sollen, sowie den Projektplan und die Meilensteine,
• stellt ein Team aus den Kolleg*innen zusammen, die für die Bearbeitung des Projekts benötigt werden, und führt es zu erfolgreicher Zusammenarbeit,
• konzentriert sich auf die Zielerreichung und die daran ausgerichtete Führung des Projektteams und lässt die Fachexpert*innen Inhalte erarbeiten,
• stimmt sich jederzeit eng mit Auftraggeber*in ab (sowie Projektkoordination, sofern vorhanden),
• sorgt für regelmäßige und auch anlassbezogene Zusammenkünfte des Projektteams, um den Fortschritt zu klären und zu steuern sowie anstehende Aufgaben zu verteilen und vorzubereiten sowie offene Punkte vorzuhalten (vgl. Aktivitätenliste),
• unterrichtet Auftraggeber*in und Lenkungskreis über den Stand,
• führt regelmäßig Projektreviews zur Überprüfung und Optimierung der Zusammenarbeit im Projekt durch,
• erkennt Probleme oder Konflikte und sorgt dafür, dass sie zügig geklärt bzw. aufgelöst werden; ggf. eskaliert sie die Entscheidung für ein Problem bzw. die Lösung eines Konfliktes an den Lenkungskreis, Auftraggeber*in oder das Projektportfolioboard,
• passt Planungen an und holt dafür notwendige Entscheidungen ein,
• monitort und managet Risiken,
• denkt daran, dass die betroffenen Prozesse weiterentwickelt werden müssen und nutzt idealerweise das Angebot des Prozessmanagements,
• klärt die Interessen weiterer Stakeholder des Projektes und sorgt für Zielklarheit und Zieleinigkeit bei allen Beteiligten,
• plant und gestaltet entsprechend die Kommunikation im Projekt (Wer, mit wem, wann, über was, wie?),
• gestaltet den Projektabschluss, wertet Projektergebnisse und Erkenntnisse zu Projektarbeit aus, übergibt Ergebnisse und Arbeitspakete in die Linie,
• verfasst den Abschlussbericht (Auswertung der Projektergebnisse und der Projektarbeit (was können wir daraus für weitere Projekte lernen?), Organisation von Abschlussarbeiten, Übergabe von Projektergebnissen, Abschlussdokumentation).

Je nach Größe des Projekts kann die Projektleitung eine Vielzahl von Tätigkeiten, insbesondere administrativer und koordinierender Art, an die Projektkoordination delegieren.

• unterstützt die Projektleitung und das Projektteam,
• bildet häufig die kommunikative Schnittstelle zwischen Projektteam und Projektleitung,
• entlastet die Projektleitung von administrativen Aufgaben, koordiniert also zum Beispiel Termine, erstellt Unterlagen,
• bereitet für die Projektleitung Projektsitzungen vor, moderiert diese und hält die Ergebnisse für alle nachvollziehbar fest,
• betreut und managet die Infrastrukturen, die das Projektteam arbeitsfähig machen und halten,
• kann von der Projektleitung mit weiteren Aufgaben beauftragt werden,
• führt Informationen zum Projekt zusammen und bereitet diese auf, z. B. als Grundlage für Statusberichte.

Die Arbeitsteilung mit der Projektleitung wird genau abgesprochen und für alle am Projekt beteiligten Personen transparent gemacht.