Grundlagen
Grundlagen
“Ein Projekt ist ein einzigartiges, zeitlich begrenztes, multidisziplinäres und organisiertes Vorhaben, um vereinbarte Ergebnisse umzusetzen innerhalb vordefinierter Anforderungen und Einschränkungen.”
(International Project Management Association 2015: 27)
Art und Aufbau
Definition Projekt / Großprojekt
Projekte sind temporäre Gebilde innerhalb der Organisation: Sie werden aufgebaut und dann wieder abgebaut, wenn die Ziele erreicht sind. Und manchmal auch, wenn sich herausstellt, dass die Ziele nicht wie vereinbart zu erreichen sind.
- Ein Projekt hat zum Zweck, einmalig etwas Neues / Innovatives zu schaffen oder einzuführen. Diese Ziele sind vorab definiert.
- Um ein solch komplexes / kompliziertes Vorhaben zu bearbeiten, wird mit demdurch das Projekt ein Rahmen außerhalb der regulären Linienorganisation errichtet.
- Darin werden Menschen mit bereichs-/abteilungsübergreifender Expertise zusammengeführt, die anhand transparenter und vereinbarter Rollen und Regeln zusammenarbeiten.
- Der Umfang des Projekts ist dabei immer begrenzt, hat also einen Anfang und ein Ende und ist mit begrenzten Ressourcen ausgestattet (Personen, Geld…).
- Ein Projekt geht mit Veränderungen, z. B. von Abläufen, und gewissen Risiken einher.
In der zentralen Verwaltung werden Personen gleichzeitig in Projekten und dem Regelbetrieb eingesetzt. Beide Organisationsformen überlappen. Das sieht dann schematisch so aus:
Abgrenzung Projekt / Großprojekt in zentraler Verwaltung
Für Projekte in der zentralen Verwaltung gilt der folgende Orientierungsrahmen:
Alle Vorhaben, die diese Kriterien für Großprojekte und Projekte erfüllen, werden im VP-V-Projektportfolioboard priorisiert und im VP-V-Projektportfolio geführt. Für sie gelten die verbindlichen Standards.
Für projektähnliche Aufgaben oder andere Veränderungsmaßnahmen sind die Vorgaben nicht verbindlich. Die Informationen aus diesem Handbuch lassen sich jedoch in vielen Aspekten übertragen. Und auch hier beraten und begleiten wir alle Kolleg*innen gern bei den Veränderungsvorhaben.
Projektbeteiligte und deren Rollen
Eine adäquate Projektorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten zählt zu den verbindlichen Standards für Projekte und Großprojekte der zentralen Verwaltung.
Die Projektorganisation soll dem Umfang und der Komplexität des Projekts / Großprojekts entsprechen. Projekte der zentralen Verwaltung und Servicebereiche benötigen mindestens eine*n Auftraggeber*in, eine Projektleitung und ein Projektteam. Großprojekte werden in der Regel um einen Lenkungskreis bestehend aus max. 5 Personen ergänzt.
Die jeweiligen Funktionen, Aufgaben und Befugnisse der beteiligten Personen werden im Projekt vereinbart und klar kommuniziert.
Auftraggeber*in
- gibt offiziell den Auftrag für ein einzelnes Projekt und begleitet es bis zum Abschluss, trägt Gesamtverantwortung
- ist klar in ihrem*seinem Auftrag, legt die Ziele fest und die Ergebnisse für das Projekt
- nimmt sich Zeit für das Projekt, z.B. durch regelmäßige Information und Gespräche mit der Projektleitung,
- klärt mit der Projektleitung ihre Befugnisse, lässt das Projektteam und die Projektleitung selbständig arbeiten,
- interveniert bei Bedarf bzw. wenn die Projektleitung dies einfordert
- trifft zügig die für das Projekt notwendigen Entscheidungen, genehmigt Änderungen an Zielen
- ist Letztentscheider*in und lässt sich vom Lenkungskreis beraten
- empfängt und beurteilt die Berichte der Projektleitung zum Status / Fortschritt und zu den (Zwischen-)Ergebnissen
- berücksichtigt bei der übergeordneten Projektsteuerung die Passung zu universitären Strategien, wendet sich bei Bedarf an das VP-V-Projektportfolioboard
- stoppt das Projekt, wenn es nicht zielführend ist.
Lenkungskreis
- besteht aus Auftraggeber*in (Vorsitz & Letztentscheidung) sowie bis zu vier weiteren Personen (in der Regel beratend), die die Perspektiven der Nutzenden und die Interessen all derer, die vom Ausgang des Projekts wesentlich betroffen sindSchafft die Verbindung zwischen Projekt und Universität
- schafft die Verbindung zwischen Projekt und Universität,
- tritt anlassbezogen zusammen, wird bei Bedarf von der Projektleitung oder Auftraggeber*in einberufen,
- enthält regelmäßig Informationen zum Fortschritt von der Projektleitung sowie Entscheidungsvorlagen,
- überwacht, ob das Projekt den beabsichtigten Nutzen liefert und die Zielsetzung umgesetzt wird; kann das Erreichen von Meilensteinen prüfen und freigeben,
- berät und entscheidet über Anträge zu Planungen und zur Ausrichtung bzw. Änderungen daran; auch darüber, ob ein Projekt ggf. vorzeitig abgebrochen wird,
- muss im Krisenfall auch kurzfristig tagen können.
Der Lenkungskreis kann auch gemeinschaftlich, also gleichberechtigt mit dem*der Auftraggeber*in entscheiden, oder bei Entscheidungen soll Einstimmigkeit herrschen. Dies muss zu Beginn eines Projekts abgewogen, vereinbart, klar kommuniziert und dann auch praktiziert werden.
Projektteam
- besteht aus den Fachexpert*innen des Projekts,
- kommt regelmäßig zusammen, um miteinander und mit der Projektleitung den Fortschritt zu klären, anstehende Aufgaben zu verteilen und vorzubereiten
- kommt auch anlassbezogen zusammen, wenn Projekt dies erfordert.
Die Mitglieder des Projektteams
- führen die im Projektstrukturplan beschriebenen Arbeiten eigenständig durch: Jedes Mitglied übernimmt Verantwortung für die Bearbeitung des zugeordneten Arbeitspakets,
- dokumentieren die Ergebnisse der eigenen Arbeit für das Projekt und lieferen Informationen an die Projektleitung, z.B. für Statusberichte,
- informieren die Projektleitung sowie ggf. betroffene Kolleg*innen über den Bearbeitungsstand von Aufgaben und Arbeitspaketen,
- informieren die eigene Führungskraft und ggf. die Kolleg*innen in der Abteilung über den Fortschritt des Projekts,
- geben der Projektleitung so früh wie möglich Bescheid bei (absehbaren) Umsetzungs- oder Ressourcenproblemen oder Konflikten innerhalb und außerhalb des Projektteams,
- beteiligen sich konstruktiv an Lösungen von Problemen.
Nicht alle Expert*innen müssen für die gesamte Projektlaufzeit zum Kernteam des Projekts zählen. Personen können auch temporär für einzelne Aufgaben oder Arbeitspakete in das erweiterte Projektteam aufgenommen werden.
Führungskraft (eines Mitglied des Projektteams)
- stellt Personalressourcen auf Basis im Vorfeld abgestimmten Planungen für das Projekt zum nötigen Zeitpunkt zur Verfügung,
- ist ansprechbar für die Projektleitung,
- erarbeitet gemeinsam mit dem Mitglied des Projektteams und der Projektleitung Lösungen, wenn es einen Ressourcenkonflikt gibt,
- beteiligt sich an Prozessaufnahmen und -optimierungen, nicht nur im Rahmen von Projekten.
Projektleitung
- ist gesamtverantwortlich für die operative Umsetzung der Projektziele,
- erarbeitet die Hauptaufgaben für den Projektantrag in enger Abstimmung mit den Kolleg*innen, die beteiligt sein sollen, sowie den Projektplan und die Meilensteine,
- stellt ein Team aus den Kolleg*innen zusammen, die für die Bearbeitung des Projekts benötigt werden, und führt es zu erfolgreicher Zusammenarbeit,
- konzentriert sich auf die Zielerreichung und die daran ausgerichtete Führung des Projektteams und lässt die Fachexpert*innen Inhalte erarbeiten,
- stimmt sich jederzeit eng mit Auftraggeber*in ab (sowie Projektkoordination, sofern vorhanden),
- sorgt für regelmäßige und auch anlassbezogene Zusammenkünfte des Projektteams, um den Fortschritt zu klären und zu steuern sowie anstehende Aufgaben zu verteilen und vorzubereiten sowie offene Punkte vorzuhalten (vgl. Aktivitätenliste),
- unterrichtet Auftraggeber*in und Lenkungskreis über den Stand,
- führt regelmäßig Projektreviews zur Überprüfung und Optimierung der Zusammenarbeit im Projekt durch,
- erkennt Probleme oder Konflikte und sorgt dafür, dass sie zügig geklärt bzw. aufgelöst werden; ggf. eskaliert sie die Entscheidung für ein Problem bzw. die Lösung eines Konfliktes an den Lenkungskreis, Auftraggeber*in oder das Projektportfolioboard,
- passt Planungen an und holt dafür notwendige Entscheidungen ein,
- monitort und managet Risiken,
- denkt daran, dass die betroffenen Prozesse weiterentwickelt werden müssen und nutzt idealerweise das Angebot des Prozessmanagements,
- klärt die Interessen weiterer Stakeholder des Projektes und sorgt für Zielklarheit und Zieleinigkeit bei allen Beteiligten,
- plant und gestaltet entsprechend die Kommunikation im Projekt (Wer, mit wem, wann, über was, wie?),
- gestaltet den Projektabschluss, wertet Projektergebnisse und Erkenntnisse zu Projektarbeit aus, übergibt Ergebnisse und Arbeitspakete in die Linie,
- verfasst den Abschlussbericht (Auswertung der Projektergebnisse und der Projektarbeit (was können wir daraus für weitere Projekte lernen?), Organisation von Abschlussarbeiten, Übergabe von Projektergebnissen, Abschlussdokumentation).
Je nach Größe des Projekts kann die Projektleitung eine Vielzahl von Tätigkeiten, insbesondere administrativer und koordinierender Art, an die Projektkoordination delegieren.
Projektkoordination
- unterstützt die Projektleitung und das Projektteam,
- bildet häufig die kommunikative Schnittstelle zwischen Projektteam und Projektleitung,
- entlastet die Projektleitung von administrativen Aufgaben, koordiniert also zum Beispiel Termine, erstellt Unterlagen,
- bereitet für die Projektleitung Projektsitzungen vor, moderiert diese und hält die Ergebnisse für alle nachvollziehbar fest,
- betreut und managet die Infrastrukturen, die das Projektteam arbeitsfähig machen und halten,
- kann von der Projektleitung mit weiteren Aufgaben beauftragt werden,
- führt Informationen zum Projekt zusammen und bereitet diese auf, z. B. als Grundlage für Statusberichte.
Die Arbeitsteilung mit der Projektleitung wird genau abgesprochen und für alle am Projekt beteiligten Personen transparent gemacht.
Weitere Beteiligte
Zentrales Projektmanagement (ZPM)
Für einzelne Projekte und Großprojekte
- erstellt das ZPM dieses Handbuch zur Projektarbeit sowie die Teilprozesse und Dokumentvorlagen zu Projekten im Portal der Verwaltung und entwickelt diese konstant weiter,
- bietet es den Kolleg*innen einen „Blick von außen“ auf Projektideen und laufende Projekte, gibt Impulse zur Ausgestaltung von Projektstrukturen und hilft so, Projektideen stufenweise zu konkretisieren und in Einklang mit den geltenden Teilprozessen in die Umsetzung zu begleiten,
- berät es Kolleg*innen zu den verbindlichen Standards in Projekten und deren Einhaltung / Anwendung sowie zu passenden Methoden und Instrumente für das Projektmanagement,
- führt es die Erfahrungen abgeschlossener Projekte zusammen und stellt das Wissen abstrahiert den Projektleitungen zur Verfügung,
- ist es ein Bindeglied zum Prozessmanagement.
Für das VP-V-Projektportfolio
- führt und pflegt das ZPM die Übersicht des VP-V-Projektportfolios und kommuniziert laufende Großprojekte in die Universität hinein,
- bereitet es die Entscheidungen des VP-V-Projektportfolioboards (VP-V-PPB) vor,
- koordiniert es die Sitzungen des VP-V-PPB, dokumentiert die Ergebnisse und Entscheidungen und kommuniziert diese,
- überwacht die Umsetzung der Entscheidungen des VP-V-PPB,
- zeigt das ZPM konkrete Problembereiche im Projektportfolio auf, hält dazu engen Kontakt zu Projektleitungen und fragt regelmäßig die Statusberichte ab.
VP-V Projektportfolioboard
- tagt regelmäßig alle 3 Monate,
- wählt diejenigen Projekte aus, die am wirkungsvollsten dazu beitragen, die strategischen Ziele der Universität / der Verwaltung zu erreichen und priorisiert diese ggf.,
- genehmigt vor diesem Hintergrund Projektanträge oder lehnt sie ab,
- genehmigt auch die Projektorganisation für einzelne Projekte (mit oder ohne Lenkungskreis; Auswahl der Projektleitung)
- kann übergeordnet vermittelnd wirken zwischen den laufenden Projekten hinsichtlich der Ressourcen, möglicher Synergien und Konflikte,
- leistet Unterstützung bei Projektkrisen, insbesondere wenn diese Auswirkungen auf andere Projekte oder das Tagesgeschäft haben
- beendet offiziell die Projekte im Portfolio (auch bei Projektabbrüchen).