Standards für die zentrale Verwaltung
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Standards für die zentrale Verwaltung
Auf Basis der Erfolgsfaktoren gilt es für alle Projekte und Großprojekte, die im VP-V-Projektportfolio abgebildet sind oder künftig sein sollen:
Die transparenten Teilprozesse samt Dokumenten berücksichtigen.
Diese Teilprozesse und die dazugehörigen Dokumente gelten für Großprojekte und Projekte im VP-V-Projektportfolio und sind im Portal der Verwaltung abgebildet:
- Projektsteckbrief erstellen (Projektsteckbrief)
- Projekt beantragen (Projektantrag und Stellungnahme der IT Dienste)
- Projekt planen (Projektstrukturplan)
- Projekt durchführen (Statusbericht)
- Projekt abschließen (Projektabschlussbericht).
Stakeholder zu analysieren und eng zu begleiten gehört ebenfalls zu den Standards.
Unter Phasen im Projekt finden Sie detailliertere Informationen.
Eine adäquate Projektorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten einrichten.
Jedes Projekt oder Großprojekt hat eine*n Auftraggeber*in, eine Projektleitung und ein Projektteam. Bei Großprojekten ist ein Lenkungskreis verpflichtend, bei Projekten möglich.
Die Verantwortlichkeiten werden zu Beginn des Projekts festgelegt und für alle transparent gemacht, die am Projekt beteiligt sind.
Nähere Informationen gibt es bei Projektbeteiligte und deren Rollen.
Aussagekräftige und abgestimmte Planungen vornehmen, auch zu Personalressourcen, und aktuell halten.
Jedes Projekt benötigt einen Fahrplan, der die Inhalte und Zeitkorridore der Projektarbeit festlegt. Die Projektleitung prüft diesen Projektplan regelmäßig und passt ihn – in Abstimmung mit den Beteiligten – dort an, wo notwendig. Jedes Projekt benötigt zudem temporär zur Verfügung gestellte Personalressourcen, also Kolleg*innen, die die Aufgaben und Arbeitspakete bearbeiten.
Die Planungen zum Projekt werden in drei Phasen konkreter und werden mit den Beteiligten abgestimmt:
- Projektsteckbrief erstellen: Inhalte / Ziele, Zeitschienen und benötigte Personentage werden grob geschätzt und im „Projektsteckbrief“.
- Projekt beantragen: Diese Schätzung wird fundiert und zwar basierend auf den identifizierten Hauptaufgaben. Anhand des „Projektantrags“ wird dies dokumentiert und verständlich gemacht.
- Projekt planen: Diese Planungen werden dann noch detaillierter gemacht anhand eines Projektplans und eines terminierter Meilensteine. Von den so identifizierten Aufgaben und Arbeitspaketen werden die benötigten Personentage abgeleitet.
Die benötigten Personentage werden zwischen Projektleitung, den Fachexpert*innen im Projektteam sowie deren Vorgesetzten vereinbart und müssen entsprechend erbracht werden. Abweichungen davon werden der Projektleitung so früh wie möglich mitgeteilt, sodass Anpassungen der Planungen vorgenommen werden können, ohne dass das Projekt Schaden nimmt.
Wer die Planungen mit einer Software nutzen möchte, kann dazu z. B. OpenProject verwenden.
Projektähnliche Aufgaben sollten ebenfalls daran angelehnt geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden.
Welche Software und Tools Sie in Ihren Projekten nutzen, entscheiden Sie selbst. Wir empfehlen niedrigschwellige Anwendungen, um möglichst wenig Zeit in eine technische Einarbeitung stecken zu müssen. Wenn alle Projektteammitglieder ein Tool gemeinsam nutzen, funktionieren die vielfältigen Funktionen meist am besten.
An der UOL soll zeitnah das web-basierte OpenProject zur Verfügung gestellt werden. Damit lassen sich zum Beispiel Meilensteine und Projektplan gut abbilden. Wenn alle Projektteammitglieder OpenProject gemeinsam nutzen, funktionieren die vielfältigen Funktionen am besten.