Stakeholder sind

• alle Personen und Gruppen, 
• die direkt oder indirekt 
• betroffen von / beteiligt an / interessiert sind
• an dem Projekt / den verknüpften Prozessen / den Ergebnissen. 

Diese Personen(kreise) zu identifizieren und deren Interesse an bzw. Einfluss auf das Projekt zu analysieren, ist eine laufende Aufgabe im Projekt – primär für die Projektleitung. 

Auf Basis einer Stakeholder Analyse leitet die Projektleitung Maßnahmen der Beteiligung bzw. der Information ab, die dann jeweils umgesetzt werden. Für das Gelingen des Projekts ist das zentral, weil so die Akzeptanz der Veränderung gesteigert werden kann.

Da sich im Lauf des Projekts sowohl die Stakeholder selbst als auch deren Interessen, Einflussmöglichkeiten und Bedürfnisse ändern, bleibt das Analysieren und „Managen” von Stakeholdern, also die zielgerichtete Begleitung über Information und Einbindung, eine Daueraufgabe im gesamten Projekt. 

Projektsteckbrief erstellen im Portal der Verwaltung

Diese erste Phase beginnt mit einer Idee oder einer Änderungsnotwendigkeit, für die eine Bearbeitung im Projekt passend erscheint (vgl. Definition Projekt / Großprojekt).

Anhand des verbindlichen Dokuments Projektsteckbrief skizzieren daraufhin Abteilungsleitung und OE-Leitung diese Idee. Dazu stimmen sie sich untereinander und mit den weiteren voraussichtlich am Projekt Beteiligten ab, um erste Aussagen zu Umfang und Aufwand treffen zu können. Bereits in diesem frühen Stadium der Ideenkonkretisierung binden sie die IT-Dienste ein.

Die Phase endet damit, dass das Projektportfolioboard anhand des Steckbriefs prüft und bewertet, ob eine hohe Priorität gegeben ist und im nächsten Schritt ein Projektantrag erstellt werden soll (> Projekt beantragen).

Das Zentrale Projektmanagement prüft den Projektsteckbrief auf Vollständigkeit und berät gern auch schon bei den ersten Überlegungen und unterstützt methodisch bei der Konkretisierung des Vorhabens.

Dokumente und Werkzeuge in dieser Phase:

• Projektsteckbrief*
• Zielkreuz
• 7 W-Fragen
• Prozessanalyse

Projekt beantragen im Portal der Verwaltung

Die Phase beginnt mit der Aufforderung des Projektportfolioboards, eine Idee für ein Projekt weiter auszuarbeiten. Auftraggeber*in und designierte Projektleitung bauen den Projektsteckbrief zu einem Projektantrag* aus. Dieser Projektantrag enthält eine weiter konkretisierte und mit den Beteiligten abgestimmte Ressourcenplanung.

Für den Projektantrag werden Hauptaufgaben und Meilensteine ausgearbeitet. Der Bedarf an Personalressourcen wird dann als grobe Annäherung auf Basis der Hauptaufgaben ermittelt. Bewährt hat es sich, dafür mit den Expert*innen zu umreißen, wie viel Zeit in Personentagen (1 PT = 8 Stunden Arbeit) sie vermuten zu benötigen. Für das mögliche Projektteam müssen noch keine konkreten Personen benannt sein. Personalbedarfe können nach Rollen angegeben werden, beispielsweise „Sachbearbeiter*in aus Abteilung XYZ“, „Expert*in für Prozess ‚Bestand absetzen‘“. Die IT Dienste geben zum Projektantrag eine Stellungnahme* ab. 

Projektantrag und Stellungnahme werden dann über das ZPM ins VP-V Projektportfolioboard eingebracht. Die Phase endet mit dem Votum des Projektportfolioboards. Befürwortet das VP-V-Projektportfolioboard auf Basis des Antrags das Projekt, wird dieses in das Projektportfolio der zentralen Verwaltung und Servicebereiche aufgenommen. Projektleitung und Auftraggeber*in können in der nächsten Phase die Feinplanung vornehmen. 

Das Zentrale Projektmanagement kann bei der Erstellung des Projektantrags beraten.

Dokumente und Werkzeuge in dieser Phase:

• Projektsteckbrief*
• Projektantrag* inkl. grobe Planung der Hauptaufgaben / Meilensteine
• Zielkreuz
• 7 W-Fragen
• Stakeholder Analyse 
• Prozessanalyse

Projekt planen im Portal der Verwaltung

Schon in den vorangehenden Phase wurden Planungen vorgenommen, um eine erste Veränderungsabsicht immer weiter in Richtung bearbeitbarer Aufgaben zu entwickeln. In der Phase „Projekt planen“ nimmt die Projektleitung gemeinsam mit der neu eingerichteten Projektorganisation die Feinplanung des Projekts vor, sowohl mit Blick auf die Inhalte als auch die benötigten Ressourcen.

Das erfolgt so präzise, wie zu diesem Zeitpunkt möglich. Das bedeutet  oftmals, dass Details erst in der Phase "Projekt durchführen” schrittweise richtig klar werden. Am Ende der Phase „Projekt planen” sollten auf jeden Fall alle Beteiligten wissen, was wer bis wann wie erarbeitet haben sollte – statt sich im laufenden Projekt irgendwie „durchzuwurschteln“. Deshalb werden ein Projektplan* und Meilensteine erstellt – davon ausgehend, dass neue Erkenntnisse im Projekt die Anpassung der Pläne notwendig machen werden.

Die Projektleitung detailliert ausgehend davon die benötigten Personentage, stimmt diese mit den erbringenden Kolleg*innen ab und vereinbart verbindlich die finale Ressourcenplanung mit den Vorgesetzten der Projektteammitglieder. An einigen Stellen kann es hilfreich sein, schon jetzt anhand einer Arbeitspaketbeschreibung, den voraussichtlichen Umfang einer Beteiligung zu bestimmen.

Die benötigten Personentage werden zwischen Projektleitung, den Fachexpert*innen im Projektteam sowie deren Vorgesetzten vereinbart und müssen entsprechend erbracht werden. Abweichungen davon werden der Projektleitung so früh wie möglich mitgeteilt, sodass Anpassungen der Planungen vorgenommen werden können, ohne dass das Projekt Schaden nimmt.

Dabei soll der Planungsaufwand auch im Verhältnis zu Größe und Bedeutung des Vorhabens stehen.

Bei Großprojekten gibt der Lenkungskreis den Projektplan frei. Ist dies erfolgt, kann in der nächsten Phase das Projekt durchgeführt werden. Bei Projekten kann es losgehen, sobald die Planungsdetaillierungen mit Projektteam und Auftraggeber*in abgestimmt sind. Weitere Anregungen enthält die „Checkliste zum Projektstart”.

Das Zentrale Projektmanagement kann die Projektleitung beraten, übernimmt z.B. auch die Moderation von Kick-Off Treffen auf Basis einer gemeinsamen Konzeption oder unterstützt methodisch bei der Erstellung des Projektplans.

Dokumente und Werkzeuge in dieser Phase:

• Projektantrag* 
• Projektplan*
• Checkliste zum Projektstart
• Meilensteinplan(ung)
• Stakeholder Analyse
• Kick-off Treffen Agenda
• Arbeitspaketbeschreibung

Projekt durchführen im Portal der Verwaltung

In der Phase „Projekt durchführen“ obliegen den Mitgliedern der Projektorganisation verschiedene Aufgaben, um das Projekt anhand der Planungen durchzuführen, den Fortschritt zu prüfen sowie Anpassungen daran vorzunehmen. Also: tun – abgleichen – anpassen – tun – abgleichen – anpassen – tun... Auch dadurch werden die bisherigen Planungen schrittweise konkretisiert. Es gilt: Je näher dran, desto konkreter! Arbeitspaketbeschreibungen können dazu beitragen, die Aufgaben aus dem Projektplan noch feiner aufzuschlüsseln und bearbeitbar zu machen.

Möglicherweise haben neue Erkenntnisse im Projekt auch Auswirkungen auf die Stakeholder? Ein regelmäßiges Update der Stakeholder Analyse und der Maßnahmen ist deshalb sehr wichtig. Möglicherweise hat das auch Auswirkungen auf die bisherigen (Zeit-)Planungen? Die Projektleitung stimmt dann eine Anpassung mit Auftraggeber*in ab und informiert alle Beteiligten, inkl. des ZPM über den Statusbericht* ans VP-V Projektportfolioboard. 

Wichtig ist, dass alle Beteiligten zu Beginn dieser Phase genau wissen, was Sie bis wann zu tun haben, wo ihre Rollen und Verantwortlichkeiten liegen. Deshalb wird an der Schwelle zwischen Planung und Durchführung ein Kick-off Meeting veranstaltet. Diese Veranstaltung dauert circa 90 Minuten und dient dazu, Projektteam und Auftraggeber*in sowie ggf. den Lenkungskreis „an Bord des Projekts zu holen” (vgl. Kick-off Agenda).

Bewährt hat sich für Projektleitung / Projektkoordinationen, eine „Aktivitätenliste” aufzustellen, anhand derer die Projektteammitglieder den Überblick behalten können, was wann ansteht, und auch erkennen können, was sie schon geschafft haben.

Hilfreich ist außerdem, wenn Projektleitungen das Dokument „Aufzeichnungen der Lessons Learned“ so früh wie möglich einführen und regelmäßig befüllen, also die Erfahrungen der Projektbeteiligten laufend zu sammeln. Dies bietet zum einen die Möglichkeit, direkt im Projektbetrieb Anpassungen vorzunehmen, z. B. an den Formen der Zusammenarbeit oder Kommunikation. Zum anderen erlaubt es einen umfassenderen Rückblick der Erfahrungen über die gesamte Projektlaufzeit, der im „Projektabschlussbericht“ abgefragt wird. Und die Kolleg*innen in nachfolgenden Projekte profitieren von den abstrahierten „Lessons Learned“, die das ZPM zur Verfügung stellen kann.

Behalten Sie auch schon bei der Durchführung des Projekts im Blick, wie und wo die Ergebnisse des Projekts im Alltag verankert sein werden.

Das ZPM kann die Projektleitung und das Projektteam in der Phase „Projekt durchführen” auf vielfältige Weise beraten.

Dokumente und Werkzeuge in dieser Phase:

• Projektantrag*
• Projektplan*
• Meilensteinplan
• Statusbericht*
• Aktivitätenliste
• Laufende Sammlung der Lessons Learned

Dokumente und Werkzeuge in dieser Phase:

• Projektabschlussbericht*
• Laufende Sammlung der Lessons Learned
• Checkliste zum Projektende