Abgabe von Akten
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Informationen für die Verwaltung
Abgabe von Akten
Alle Einrichtungen der Universität Oldenburg sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, dem Universitätsarchiv anzubieten. Welche Unterlagen dies im Einzelnen sind, entnehmen Sie bitte dem Dokumentationsprofil des Archivs.
Rechtsgrundlagen der Anbietungspflicht sind das Niedersächsische Archivgesetz und die Regelung zur Einrichtung, zum Betrieb und zur Benutzung des Universitätsarchivs Oldenburg (s. Amtliche Mitteilungen/35. Jahrgang - 2/2016). Soweit keine anderen Rechtsvorschriften bestehen, sollte die Anbietung spätestens dreißig Jahre nach Entstehung der Unterlagen erfolgen.
Wie werden Akten angeboten?
In nur drei Schritten können Sie dazu beitragen, wertvolle Unterlagen zur Geschichte der Universität Oldenburg zu sichern.
1. Anbietung
Ist die Aufbewahrungsfrist von Unterlagen abgelaufen, sind diese in eine Anbietungsliste aufzunehmen, die dem Universitätsarchiv () elektronisch übermittelt wird.
- Formular zur Anbietungsliste (ausfüllbare PDF-Datei)
- Anbietungsliste (Excel-Datei)
Aufbewahrungsfristen sind von den aktenbildenden Stellen festzulegen, eine Hilfestellung gibt die Dienstanweisung zur Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Schriftgut der Universität Oldenburg.
2. Bewertung
Die Anbietungsliste stellt die Grundlage für die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen dar. Die Bewertung erfolgt durch das Universitätsarchiv zunächst anhand der Angaben in der Anbietungsliste. Die Unterlagen werden in der Anbietungsliste entsprechend gekennzeichnet (A = archivwürdig, V = zu vernichten, B = vor Ort bewerten).
Ist eine Sichtung der angebotenen Unterlagen vor Ort notwendig (B), kommen wir auf Sie zu.
Nach erfolgter Bewertung der angebotenen Unterlagen teilen wir Ihnen die Bewertungsentscheidung schriftlich mit.
3. Ablieferung
Die abzuliefernden Unterlagen nehmen sie bitte in die Abgabeliste auf. Diese Listen schicken Sie bitte in elektronischer Form an das Universitätsarchiv (universitaetsarchiv@uol.de).
- Formular zur Abgabeliste (ausfüllbare PDF-Datei)
- Abgabesliste (Excel-Datei)
Anschließend sollten die Akten unter Einhaltung der in der Abgabeliste festgelegten Reihenfolge in Transporteinheiten aufgeteilt werden. Zur Orientierung legen sie den Akten einen Ausdruck der Abgabeliste bei.
Den Transport der abzugebenden Unterlagen zum Universitätsarchiv organisiert und leistet die abgebende Stelle. Vereinbaren Sie bitte zuvor einen Ablieferungstermin mit dem Universitätsarchiv.
Sammlungsgut
Neben Akten nimmt das Universitätsarchiv gerne ergänzende Dokumentationen wie Nachlässe von Professorinnen und Professoren, Fotos, Flugschriften, Plakate, Zeitungsausschnitte und Korrespondenzen entgegen. Dazu kommen weitere Unterlagen Dritter, soweit sie die Geschichte der Universität Oldenburg oder deren Vorgängereinrichtungen dokumentieren und ihrer wissenschaftlichen Aufarbeitung dienen können.