Der Begriff der "Verarbeitung" umfasst

• das Erheben,
• das Erfassen,
• die Organisation,
• das Ordnen,
• die Speicherung,
• die Anpassung oder Veränderung,
• das Auslesen,
• das Abfragen,
• die Verwendung,
• die Offenlegung durch Übermittlung,
• Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung,
• den Abgleich oder die Verknüpfung,
• die Einschränkung,
• das Löschen oder die Vernichtung

von Daten.

Im Folgenden sollen die unterschiedlichen Einzelakte näher definiert werden, vollständig voneinander abgrenzbar sind sie jedoch nicht immer.

• Erheben (engl. "collection")
  Unter der Erhebung von Daten versteht man allgemeinhin das Beschaffen von Daten von der betroffenen Person. Es ist ein "aktives Tun" (also Tätigwerden) des Verantwortlichen notwendig.

• Erfassen (engl. "recording")
  Unter dem Erfassen versteht man die Fixierung von Daten auf einem Datenträger. Sobald die Daten fixiert wurden, gelten sie als "gespeichert".

• Organisation (engl. "organization")
  Hierunter versteht man die Strukturierung von gespeicherten Daten.

• Ordnen (engl. "structuring")
  Unterfall der Organisation: Geordnet wird in der Regel, um Auslesen und Abfragen zu erleichtern. (Z.B.: Verschieben einer Datei in einen Ordner; Abheften eines Schriftstücks in einer Akte)

• Speichern (engl. "storage")
  Das Speichern bzw. die damit verbundene Aufbewahrung von Daten. "Kehrseite" der Löschung und Vernichtung.

• Anpassen / Verändern (engl. "adaption or alternation")
  Darunter versteht man das Ersetzen eines bereits gespeicherten Datums durch ein anderes.

• Auslesen (engl. "retrieval")
  Hierunter versteht man einen Vorgang, durch den ein erfasstes Datum gezielt zur Kenntnis genommen - "abgerufen" - wird.

• Abfragen (engl. "consultation")
  Mit dem Abfragen ist ein Vorgang gemeint, durch den ein Datenträger zielgerichtet nach bestimmten Kriterien durchsucht wird, um im Anschluss das "Abfrageergebnis" zur Kenntnis zu nehmen.

• Verwenden (engl. "use")
  Hierunter kann fast jeder Verarbeitungsvorgang gefasst werden, bei dem das Datum bereits bekannt ist. So ist beispielsweise die Auswertung von Forschungsdaten ein "Verwenden" oder das in Bezug auf eine E-Mail stellt das Versenden einer E-Mail auch das Verwenden des personenbezogenen Datums dar.

• Offenlegen (engl. "disclosure")
  Darunter versteht man einen Vorgang, durch den einem Dritten Kenntnis oder die Möglichkeit zur Kenntnisnahme verschafft wird. Durch eine Offenlegung werden die Daten vervielfältigt und die Zahl der Kenntnisträger erhöht sich.
  • Übermittlung (Unterfall der Offenlegung) (engl. "transmission/transfer")
    Damit ist die Offenlegung an (vorab) individuell bestimmte Adressaten gemeint.
  • Verbreitung (Unterfall der Offenlegung) (engl. "dissemination")
    Damit ist die Offenlegung an einen unbestimmten Adressatenkreis (z.B. Veröffentlichung im Internet) gemeint.
  • andere Form der Bereitstellung (Unterfall der Offenlegung) (engl. "otherwise making available")
    Es handelt sich um einen sog. "Auffangtatbestand"; z.B. Bereithalten zur Einsicht

• Abgleich / Verknüpfung (engl. "alignment or combination")
  Hierunter versteht man die Zuordnen mehrerer separat gespeicherter Daten. Es handelt sich dabei um ein Durchgangsstadium zur Abfrage.

• Einschränken (engl. "restriction")
  Darunter versteht man die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Zieil, ihr künftige Verarbeitung einzuschränken.

• Löschen (engl. "erasure")
  Das Löschen ist die Entfernung eines gespeicherten Datum von allen Datenträgern im Herrschaftsbereich des Verantwortlichen in einer Form, dass es nicht mehr ausgelesen werden kann.

• Vernichten (engl. "destruction")
  Darunter versteht man den Vorgang, den Datenträger, auf dem das Datum gespeichert ist, zu vernichten, um das Datum nicht mehr auslesen zu können. (z.B. Schreddern von Papierakten)