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Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen zum Drucken, Kopieren, Scannen

Wer kann eine Chipkarte erhalten?

Mitarbeiter bekommen einen Chip, der im SAP-System einer Person fest zuge­ordnet ist. Die entstehenden Druckkosten belasten die dieser Per­son zugeordnete Finanz- und Kostenstelle. Mit diesen Chips kann man kopie­ren, scannen und drucken. Außerdem erlauben sie in Verbindung mit dem chipkartenba­sierten Schließsystemen des Gebäudemanagements (Dezernat 4) den Zutritt zu Gebäuden oder Gebäude­teilen und werden für die Zeiterfassung genutzt.

Ein Mitarbeiter kann weitere Chips beantragen, entweder weil eine andere Finanz- oder Kostenstelle belastet werden soll (Drittmittelprojekte, weiterer Arbeitsplatz) oder weil der Chip an einen Gast oder Studenten weitergegeben werden soll. Diese Chips sind nicht für die Zutrittskontrolle oder die Zeiterfassung geeignet.

Diese blauen Chips werden im SAP-System als weitere Chips eines Mitarbeiters geführt. Wenn solch ein Chip an eine andere Person weitergegeben wird, kann der Chip zunächst nicht zum Scannen, jedoch zum Drucken oder auch nur zum Kopieren verwendet werden. Soweit auf dem Chipkartenantrag (unten) im Falle der 'Fremdnutzung' das Nutzerkonto (in der Form abcd1234) des Nutzers angegeben wurde, kann der Chip auch zum Scannen verwendet werden.

Welche Chips habe ich?

In Ihrem Profil von Stud.IP unter dem Reiter Chips können Sie einsehen, welche Chips für Sie ausgestellt wurden.

Wie kopiere ich?

Zum Kopieren muss lediglich die Chipkarte kurz an das Kartenlesegerät gehalten werden. Nach erfolgter Authentifizierung wählen Sie auf dem berührungsempfindlichen Display das linke Symbol 'Kopierer'. Nach Auswahl der gewünschten Kopierfunktionalität im Display (einseitig, zweiseitig, DIN A4/A3, usw.), wird durch Drücken der grünen Kopiertaste rechts unten im Bedienfeld der Kopiervorgang ausgelöst.

Wie drucke ich von meinem PC aus auf einem Multifunktionsgerät?

Dazu brauchen Sie ein Benutzerkonto in der Windows-Domäne w2kroot. Sie erkennen es am Login-Namen der Form: abcd1234 (vier Buchstaben gefolgt von vier Ziffern). Solche w2kroot-Benutzerkennungen werden automatisch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität eingerichtet, die im SAP-System geführt werden. Eventuell müssen Sie mit Un­ter­stützung der IT-Dienste (Verwaltung und Bibliothek, Fakultät VI) oder Ihres lokalen EDV-Be­treuers (Fakultäten) Ihren PC so konfigurieren, dass Sie in w2kroot angemeldet werden.

  1. Melden Sie sich mit dieser Benutzerkennung in der Domäne an.
  2. Einmaliges Einrichten des Druckers gem. Anleitung
  3. Wählen Sie zukünftig beim Ausdrucken den Drucker MFP_FollowMe
  4. Gehen Sie zu irgendeinem Multifunktionsgerät
  5. Identifizieren Sie sich dort mit Ihrer Chipkarte
  6. Wählen Sie die Funktion "Drucken"
  7. Wählen Sie aus der angebotenen Liste von Druckaufträgen denjenigen aus, den Sie ausdrucken möchten.

Wie erhalte ich nach einer Änderung des Passwortes wieder Zugriff auf die FollowMe Drucker?

Wenn Sie einen PC in der Windows-Domäne w2kroot nutzen, melden Sie sich bitte neu in der Windows-Domäne w2kroot an.

Wenn Sie mit Ihrem PC die Windows-Domäne w2kroot nicht nutzen, müssen Sie den Drucker neu einrichten.

Wenn Sie einen Mac nutzen, müssen Sie den Drucker neu einrichten.
Im Detail: Seit macOS 10.12.3  kann Ihr Mac das Passwort für die FollowMe Geräte speichern und fragt Sie nicht mehr bei jedem Druck nach Ihren Benutzerdaten. Somit denken Sie bitte daran Ihr Passwort nach dessen Änderung auch in der Schlüsselbundverwaltung des macOS zu ändern. Sollten Sie dieses vor dem nächsten Druck nicht geändert haben, kommt es zu folgendem Problem: Ihr Mac versucht mit Verwendung der nicht mehr gültigen Benutzerdaten den Druckauftrag abzuschicken. Dadurch bleibt der Druckauftrag in der Druckerwarteschlange hängen und signalisiert den Hinweis: Authentifizierungsproblem. Ändert Sie nun die Authentifizierungsdaten in der Schlüsselbundverwaltung, werden die nachfolgenden Druckaufträge an den FollowMe Drucker zwar durchgereicht, Ihre alten Druckaufträge verbleiben aber mit dem genannten Hinweis in der Druckerwarteschlange. Um die Warteschlange wieder zu leeren, müssen Sie den Drucker entfernen und wieder neu anbinden. Ihr Drucker kann über das „Apfel-Menü“-Systemeinstellungen - Drucker & Scanner entfernt werden. Dazu markieren Sie den Drucker und anschließend klicken Sie auf den Minus-Button am unteren linken Fensterrand. Abschließend binden Sie den Drucker wieder neu ein. 

Wie kann ich ein Multifunktionsgerät zum Scannen benutzen?

Voraussetzung wie oben.

  1. Gehen Sie zu irgendeinem Multifunktionsgerät
  2. Identifizieren Sie sich dort mit Ihrer Chipkarte
  3. Wählen Sie die Funktion "Scannen"
  4. Sie finden das Ergebnis des Scanvorgangs im Unterverzeichnis 'scans' Ihres Homeverzeichnisses (L:-Laufwerk, Home Directory) zur weiteren Bearbeitung

Wie ist sichergestellt, dass keine andere Person meinen Ausdruck am Drucker abholt? (Datenschutz)

Jede nutzende Person identifiziert sich eindeutig mit ihrer Chipkarte. Das Multifunktionsgerät beginnt erst mit der Druckausgabe, wenn Sie sich mit Ihrer Chipkarte authentifiziert haben; es druckt also erst, wenn Sie unmittelbar ne­ben ihm stehen. So lange Sie Ihre Chipkarte nicht weitergeben ist sicherge­stellt, dass außer Ihnen nie­mand auf Ihre Kosten oder mit Ihren Daten drucken kann.

Werden Störungen gelöscht oder bleibt der Druckauftrag erhalten?

Ein Druckauftrag wird nach Abruf an einem Multifunktionsgerät für die Ausgabe aus dem Warteschlangensystem gelöscht. Sollte während des Ausdruckens eine Störung auftreten oder eine Abmeldung vom Gerät erfolgen, steht der Druckjob für keinen weiteren Ausgabeversuch mehr zur Verfügung. Er ist neu zu erzeugen.

Wie kann ich bei einem Papierstau oder Papiermangel sicher sein, dass nicht nachfolgende Personen noch Ausdrucke von mir erhalten?

Wenn Sie das Gerät verlassen, werden Sie - mit Ausnahme einer Ausgabeunterbrechung durch Papiermangel - nach 2 Minuten automatisch abgemeldet, so dass mit Ihrer Identität nicht mehr gedruckt, kopiert oder gescannt werden kann. Falls Sie nicht selber Papier nachlegen können, melden Sie sich bitte aktiv vom System ab!

Welche Standorte kann ich nutzen?

Alle Multifunktionsgeräte können grundsätzlich von allen Nutzungsberechtig­ten verwendet werden. Für die Funktionen Kopieren, Drucken und Scannen spielt es keine Rolle, an welchem Gerät Sie diese nutzen. Sollte ein Gerät kurz­fristig ausfallen, können Sie einfach ein anderes benutzen.

Wie erfahre ich mehr über die Funktionsweise der Multifunktionsgeräte?

In den Informationsbroschüren der Firma Ricoh können Sie Details zur Funktionsweise der Multifunktionsgeräte nachlesen.

Gerätebeschreibungen von Ricoh

Die nachfolgenden Beschreibungen sind sehr umfassend. Es wird auch auf Geräteeigenschaften und Funktionen eingegangen, die an der Universität nicht verfügbar sind. Die an der Universität implementierte Bedienung über das Display spricht eine serverbasierte Softwarelösung (Streamline NX) an, die nur die Gerätehardware nutzt, das heißt unabhängig von der eigentlich geräteseitig vorgesehenen Bedienung ist. Insofern können die bereitgestellten Dokumente nur einen Eindruck zur Leistungsfähigkeit der Geräte vermitteln.

 

Webmaster (jochen.6vgeme0qiners@uoldz.de) (Stand: 21.08.2020)