Wenn Sie beginnen, an Ihrer Promotion zu arbeiten, sollten Sie so früh wie möglich eine Betreuungsvereinbarung mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer abschließen und diese vom zuständigen Promotionsausschuss gegenzeichnen lassen (die Betreuungsvereinbarung ist eine Anlage der Promotionsordnungen).  Die unterzeichnete Betreuungsvereinbarung ist eine Voraussetzung, um den Status einer angenommenen Doktorandin oder eines angenommenen Doktoranden zu erhalten (möglicherweise müssen Sie für die Annahme zur Promotion noch weitere Dokumente ausfüllen oder vorlegen, dies variiert nach Fakultät).

Angenommene Promovierende sollen sich immatrikulieren und vor allem mit Blick auf versicherungsrechtliche Fragen, aber auch für die Nutzung einiger Services der Universität ist eine frühzeitige Immatrikulation ratsam. Auch die Zulassung der Promotion ist zu einem frühen Zeitpunkt empfehlenswert, da in den meisten Fakultäten nur für die Zulassung alle erforderlichen Bedingungen und Unterlagen für eine Promotion geprüft werden, nicht jedoch für die Annahme (in manchen Fakultäten sind Annahme und Zulassung gekoppelt und liegen somit zu Beginn der Promotion).

Die Voraussetzungen und Regularien inkl. der Betreuungsvereinbarung unterscheiden sich in den verschiedenen Fakultäten und nach Promotionsgrad. Detaillierte Informationen finden Sie in der entsprechenden Promotionsordnung. Ansprechpartner*in für Annahme und Zulassung ist die zuständige Fakultät (siehe folgende Tabelle für weiterführende Links), für die Immatrikulation wenden Sie sich bitte an das Immatrikulationsamt.

Je nach persönlicher Präferenz, Fächerkultur und Regelungen der jeweiligen Fakultät gibt es die Möglichkeit einer Individualpromotion oder einer Promotionen in einem strukturierten Promotionsprogramm oder –studiengang . Sollten Sie in einem strukturierten Promotionsprogramm oder –studiengang promovieren, müssen Sie dies bei der Immatrikulation angeben. Eine Übersicht der strukturierten Promotionsprogramme und –studiengänge der Universität finden Sie ebenfalls auf der Webseite der Graduiertenakademie, die Graduiertenschule für Gesellschafts- und Geisteswissenschaften (3GO)  und die Graduiertenschule Naturwissenschaft, Medizin und Technik (OLTECH) bilden den Rahmen der strukturierten Promotion an der Universität Oldenburg.

Die Universität ist gesetzlich verpflichtet, die angenommenen Promovierenden zu erfassen und einige Daten zu jeder Promotion zu sammeln. Ein Teil dieser Daten ist in StudIP unter dem Reiter „Promotion” für Sie als Promovierende ersichtlich, sofern Sie bereits zur Promotion angenommen sind. Hinter dem Reiter „Promotion” verbirgt sich ein auf die Erfassung der Promovierenden aufgesetztes Promovierendenservicesystem, das Verwaltungsabläufe vereinfacht, indem bspw. die Informationen aus verschiedenen Organisationseinheiten zusammengeführt werden. Zu dem Servicesystem gibt es eine Handreichung, die die häufigsten Fragen beantwortet.