Dokumente und Werkzeuge auf einen Blick
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Dokumente und Werkzeuge auf einen Blick
Hier stellen wir die Werkzeuge zum Projektmanagement im Überblick vor. Die Dokumente und Vorlagen sind jeweils ins Portal der Verwaltung verlinkt.
Es gibt für Projekte und Großprojekte der zentralen Verwaltung einige verbindlichen Dokumente. Diese sind mit einem Sternchen gekennzeichnet, z. B. Projektabschlussbericht*.
Verbindliche Dokumente
Projektsteckbrief*
Der Projektsteckbrief…
- wird erstellt in der Phase Projektsteckbrief erstellen und zwar von der betroffenen Abteilungsleitung und OE-Leitung unter Einbindung weiterer Beteiligter,
- ist ein verbindliches Dokument für potentielle Projekte und Großprojekte der zentralen Verwaltung,
- dient der Orientierung und Sortierung auf dem Weg zu einem möglichen Projekt,
- dient der der ersten Sortierung einer Projektidee und umreißt den groben Rahmen der inhaltlichen Zielrichtung und des Aufwands,
- nimmt eine erste Einordnung vor bezüglich des strategischen Nutzens, der verfügbaren Ressourcen und des Sachzwangs.
Die Definition von Projekt oder Großprojekt handelt, steht in den Grundlagen dieses Handbuchs.
Zielkreuz und Projektsteckbrief lassen sich gut kombinieren.
Projektantrag*
Der Projektantrag...
- wird erstellt in der Phase Projekt beantragen und dient der weiteren Schärfung der Projektidee aus dem Projektsteckbrief,
- vertieft die Schätzungen bzw. ersten Planungen aus dem Projektsteckbrief,
- konkretisiert die Ziele und Ergebnisse und auch die Betroffenen / Stakeholder des Projekts,
- beschreibt die Risiken,
- berücksichtigt die vom Projekt betroffenen Prozesse,
- schlägt eine Projektorganisation vor,
- legt eine grobe Planung der Kosten und Personalressourcen vor, die auf den Hauptaufgaben basiert und mit den am Projekt Beteiligten sowie deren Vorgesetzten rückgekoppelt ist,
- ist Basis für die Stellungnahme der IT Dienste zum geplanten Projekt,
- ist die Basis für die Entscheidung des VP-V-PPB, ob Durchführung erfolgen soll.
Zielkreuz und Stakeholder Analyse sind hilfreich bei der Erarbeitung des Projektantrags.
Stellungnahme der IT Dienste*
Die Stellungnahme der IT Dienste…
- dient der frühzeitigen Abstimmung zwischen der OE, die ein Projekt durchführen will, und den IT Diensten,
- basiert auf einem weit fortgeschrittenen Entwurf des Projektantrags,
- ermöglicht es den IT Diensten, frühzeitig hinzuweisen auf z. B. Verfügbarkeit benötigter Ressourcen, Passfähigkeit von Software in bestehende Systemlandschaft, Projektkosten etc.
Projektplan*
In der Phase Projekt planen wird der Projektplan als verbindliches Dokumen aufgestelltt. Das ZPM stellt allerdings keine Vorlage zur Verfügung. Wir empfehlen die Nutzung von OpenProject für die Erstellung und Aktualisierung der Planungen.
Unabhängig vom genutzten Format,gelten folgende Mindestanforderungen an einen Projektplan:
Der Projektplan…
- ist das Hauptplanungsdokument des Projekts, ermöglicht der Projektleitung die Steuerung und den weiteren Beteiligten einen Überblick, was noch zu tun beziehungsweise schon erledigt ist – und dann die notwendigen Schritte zielgerichtet abzuarbeiten,
- enthält alle Angelegenheiten, die das Projektteam kennen muss und / oder bearbeiten muss, und deren zeitlichen Ablauf – beantwortet also die Frage „Was muss von wem bis wann im Projekt alles getan werden, um die Ziele zu erreichen?“
- ist strukturiert nach Teilaufgaben / Phasen / Funktionen, darunter aus Aktivitäten bestehenden Arbeitspaketen, die allesamt terminiert und Personen zugeordnet werden,
- kalkuliert Pufferzeiten, Abwesenheiten und Urlaube / Feiertage mit ein,
- wird nicht in die Schublade gelegt, sondern ist der lebende Fahrplan des Projekts, wird dementsprechend dauernd aktualisiert,
- variiert projektabhängig im Detailgrad – je komplexer das Projekt, desto detaillierter wird meist der Projektplan.
Um den Projektplan zu erarbeiten, bietet es sich an…
- dass die Projektleitung gemeinsam mit den Beteiligten die notwendigen Aufgaben zu planen (auf Basis von Projektsteckbrief, Projektantrag sowie möglicherweise Zielkreuz und 7 W-Fragen) und dazu die definierten Projektergebnisse durchzugehen und zu sammeln, was getan werden muss,
- dort wo hilfreich und möglich Aufgaben bis auf Arbeitspakete hinunterzubrechen (vgl. Arbeitspaketbeschreibung),
- die Arbeitspakete spezifisch zu formulieren / terminieren / einer verantwortlichen Person zuzuordnen und dann zu gruppieren und logisch zu ordnen,
- dann die Zeitplanung und die grob geplanten Meilensteine aus dem Projektantrag zu berücksichtigen und anzugleichen (vgl. Meilensteinplan),
- die Ressourcenschätzung aus dem Projektantrag anzupassen und mit zuständigen Personen rückzukoppeln.
Statusbericht*
Der Statusbericht…
- wird in der Phase Projekt durchführen alle 3 Monate von der Projektleitung erstellt und ans Zentrale Projektmanagement übermittelt (aktuell über Cloudstorage),
- vermittelt den Projektfortschritt und weitere wichtige Entwicklungen und Entscheidungen als Rückblick und als Vorschau sowie den Stand der Meilensteine,
- fragt auch Risiken und Schwierigkeiten ab,
- ist die Basis zur Information der Mitglieder des VP-V-Projektportfolioboards zum Stand der Projekte und Großprojekte,
- intensiviert den Austausch zwischen Projektleitungen und Zentralem Projektmanagement.
Der Statusbericht nimmt den Meilensteinplan auf.
Projektabschlussbericht*
Der Projektabschlussbericht…
- wird erstellt von Projektleitung und Projektteam,
- sichert in der Phase Projekt abschließen die Projektergebnisse und das Erreichen inhaltlicher sowie zeitlicher Ziele,
- dokumentiert Restarbeiten, offene Fragen und ausstehende Entscheidungen inkl die Verantwortlichkeiten zur weiteren Bearbeitung nach dem Projekt,
- sichert Erfahrungen, auch für nachfolgende Vorhaben im Sinne von Lessons Learned,
Auf Basis des Abschlussberichts entlastet außerdem Auftraggeber*in die Projektleitung sowie das Projektteam und der Lenkungskreis bestätigt den Projektabschluss; das VP-V-Projektportfolioboard entscheidet ebenfalls auf Grundlage des Abschlussberichts, ob ein Projekt offiziell beendet und aus dem Portfolio der laufenden Projekte entfernt wird.
Ergänzende Werkzeuge
Zielkreuz
Als einfach anwendbare Möglichkeit bildet das Zielkreuz auf einen Blick die Aufgabenstellung eines Projekts ab:
Das Zielkreuz...
- konkretisiert die Idee des Projekts und sorgt für ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben und Ziele
- gibt eine pointierte Erklärung und Visualisierung nach innen und außen, wieso es das Projekt gibt,
- hilft zu Beginn den Beteiligten bei der Einfindung ins Projekt und hilft im Lauf des Projekts immer wieder für einen Abgleich und ggf. eine Kurskorrektur,
- wird anhand der 4 Felder befüllt mit möglichst konkreten Angaben – dadurch setzen sich die Beteiligten bewusst strukturiert mit der Aufgabenstellung auseinander,
- wird mit verschiedenen Personen (Auftraggeber*in, Projektteam) ausgefüllt
- (divergierende) Interpretationen und Annahmen der einzelnen Beteiligten werden in der Diskussion des Zielkreuzes sichtbar und besprechbar
- kann in allen Phasen des Projekts eingesetzt werden, um die Zielsetzung zu vergegenwärtigen oder zu überprüfen und etwaige Zielkorrekturen vorzunehmen.
7 W-Fragen
Das Instrument der 7 W-Fragen...
- hilft, eine Projektidee oder ein Projekt anhand von nur sieben Fragen knapp und gleichzeitig verständlich zusammenzufassen – es bietet die allerwichtigsten Rahmen-Informationen auf einen Blick,
- ist simpel aufgebaut und lässt sich deshalb sowohl schnell und ohne methodischen Vorlauf erarbeiten als auch unkompliziert verstehen,
- greift Aspekte von Zielkreuz und Projektsteckbrief auf einem einfachen Blatt auf,
- bietet sich an, um möglichen Unterstützer*innen eine Idee / ein Projekt näher zu bringen, oder Stakeholdern eine Übersichtsinformation zu geben.
Stakeholder Analyse
Stakeholder sind alle Personen und Gruppen, die direkt oder indirekt betroffen von / beteiligt an / interessiert sind an dem Projekt / den verknüpften Prozessen / den Ergebnissen.
Die Stakeholder Analyse erfolgt in drei Schritten:
1. Sammeln: Wer zählt alles zum sozialen Umfeld des Projekts?
Dazu identifiziert die Projektleitung gemeinsam mit Projektteam und Kolleg*innen die Stakeholder anhand dieser Fragen:
- Wen brauche ich für die konkrete Durchführung?
- Wer ist formal zu beteiligen? Ohne wen geht es nicht?
- Wer ist betroffen und wer könnte glauben, betroffen zu sein?
- Wer könnte als Multiplikator wirken innerhalb / außerhalb der Uni?
- Wen kenne ich oder Mitglieder im Projektteam, die uns helfen könnten?
- Welche Prozesse sind vom Projekt / von der Veränderung betroffen?
2. Analysieren: Wie ticken die Stakeholder, was bewegt sie?
Dazu spricht die Projektleitung auch die Stakeholder direkt an und interviewt sie, holt Erfahrungen aus ähnlichen Projekten bei Kolleg*innen ein.
3. Priorisieren: Wer ist für das Projekt besonders bedeutsam?
Dazu ordnet Projektleitung Stakeholder basierend auf Infos aus Analyse in der „Stakeholder Matrix“ (s. u.) an und diskutiert sie wieder mit Projektteam / Kolleg*innen.
Anhand dieser Analyse und Priorisierung vereinbaren Projektleitung und Projektteam konkrete und terminierte Maßnahmen, insbesondere zu Kommunikation, um die Stakeholder z. B. als Unterstützer*innen für das Projekt zu gewinnen.
Meilensteinplan
In der Phase Projekt planen werden die Meilensteine aus dem Projektantrag aktualisiert, sobald ein Projektplan vorliegt bzw. werden im Rahmen der Projektplanung die Meilensteine präzisiert. Das ZPM stellt keine Vorlage für einen Meilensteinplan zur Verfügung. Wir empfehlen dafür die Nutzung von OpenProject.
Der Meilensteinplan…
- ist die Gesamtheit aller Meilensteine samt deren Fälligkeitszeitpunkten im Projekt,
- besteht aus Meilensteinen, also den großen und besonderen Ereignissen, anhand derer der Fortschritt des Projekts festgemacht werden kann,
- besteht nicht aus Tätigkeiten oder Zeiträumen, benötigt keine Angaben von Ressourcen,
- umfasst eine überschaubare Anzahl von solchen Ereignissen, die realistisch zu erreichen sind,
- gliedert das Projekt in Zwischenzielpunkte, legt also fest, zu welchem Datum ein großer Themenbereich / eine Phase / ein umfangreiches Arbeitspaket abgeschlossen ist,
- hilft der Projektleitung und dem Projektteam, aber auch Auftraggeber*in und z. B. Lenkungskreis den Überblick zu behalten und zu kommunizieren (vgl. Statusberichte).
Arbeitspaketbeschreibung
Die Arbeitspaketbeschreibung…
- kann für jedes Arbeitspaket angelegt werden, also für jede in sich geschlossene Aufgabe, oder nur für die Aufgaben, die aufgrund ihrer Komplexität und / oder Neuartigkeit einer detaillierteren Vorplanung bedürfen,
- wird mit den Mitgliedern des Projektteams sowie weiteren Beteiligten direkt abgestimmt,
- bietet deshalb zunächst in der Phase Projekt planen eine Struktur, um die notwendigen Arbeitsschritte in ihrem Ausmaß zu erfassen, Schulungsbedarf aufzudecken und auch die benötigte Arbeitsdauer anzusetzen und so dann die Ressourcenplanung zu fundieren,
- bietet in der Phase Projekt durchführen für die Bearbeitenden im Projektteam eine Arbeitsanweisung und reduzieren so Komplexität.
Checkliste zum Projektstart
Der Übergang zwischen der Phase Projekt planen und der Phase Projekt durchführen ist ein guter Punkt um innezuhalten und zu prüfen, ob für die Durchführung die Grundvoraussetzungen erfüllt sind.
Die Checkliste zum Projektstart…
- fragt die absoluten Basics ab, die für die Durchführen des Projekts erledigt sein sollten,
- weist vor dem Start die Bereiche auf, in denen Unklarheiten bestehen und nachgearbeitet werden muss,
- hilft insbesondere bei dringlichen und eiligen Projekten noch einmal zu hinterfagen, ob denn die Voraussetzungen für den Start vorliegen.
Kick-off Treffen Agenda
Ein Kick-off Treffen…
- findet vor der Durchführung des Projekts statt,
- bereitet die Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt, weil die Projektbeteiligten sich kennenlernen,
- soll Einigkeit über Projektziele und Eckwerte herstellen, sodass alle wissen, wie sie zum Ziel kommen,
Die Teilnahme ist verpflichtend, es wird ein Protokoll angefertigt und im Nachgang zur Verfügung gestellt.
Aktivitätenliste
In einem Projekt arbeiten mehrere Personen gleichzeitig am selben oder an mehreren Arbeitspaketen und Vorgängen. Um all die verschiedenen Aktivitäten und Fälligkeiten im Blick zu behalten, hat sich die Nachverfolgung anhand einer Aktivitätenliste bewährt.
Die Aktivitätenliste...
- enthält alle Punkte, die noch zu erledigen sind – mit Zuordnung und Terminierung,
- „lebt“, sie muss gepflegt und aktualisiert werden
- kann in Umfang und Ausrichtung angepasst werden, sodass die Liste den Bedürfnissen des Projektteams entspricht,
- wird praktischerweise gemeinsam mit allen anderen Projekt-relevanten Dokumenten in einem vom Projektteam genutzten (Cloud-)Ordner abgelegt, sodass sie jederzeit einsehbar (und bearbeitbar ist).
Wer für die Aktivitäten lieber ein Kanban Board einrichten möchte, kann dafür die Funktion „Deck“ der universitären Nextcloud nutzen. Dort werden für ein Gesamtprojekt oder eine Teilaufgabe ein Board angelegt, die gewünschten Listen hinzugefügt (z.B. „zu erledigen“ / „in Arbeit“ / „abgeschlossen“) und die Aktivitäten als „Karten“ abgebildet und eingeordnet.
Laufende Sammlung der Lessons Learned
Die Lessons Learned...
- sind die Erkenntnisse und Erfahrungen, die die Projektbeteiligten im Lauf des Projekts machen,
- werden in kondensierter Form im Abschlussberichts angeführt,
- werde idealerweise während der Durchführung immer wieder gesammelt und gesichert, statt nur am Ende die Köpfe zu bemühen, entweder in Sitzungen oder im Rahmen gesonderter Workshops,
- helfen bestenfalls auch schon dabei, die Art der Zusammenarbeit im laufenden Projekt anzupassen und zu verbessern,
- können darauffolgenden Projekten helfen, Best Practices zu übernehmen und / oder Fehler nicht zu wiederholen.
Checkliste zum Projektende
In der Phase Projekt abschließen ist es oftmals ein Kraftakt, das Projekt geordnet zu Ende zu führen. Während für die Projektbeteiligten vielleicht schon die nächsten dringlichen Vorhaben anstehen, fängt für die Kolleg*innen in der Linienorganisation die (tägliche) Arbeit erst an. Um diesen Übergang so zu gestalten, dass alle am Projekt Beteiligten, die Organisation und die Stakeholder berücksichtigt sind, können die elf Fragen der „Checkliste zum Projektende” helfen.