Vorbereitungen im Seitenbaum

1. Beim Arbeiten mit Formularen benötigt man natürlich eine Webseite, auf der das Formular eingebaut werden soll. Dies kann eine bereits vorhandene Seite sein oder auch eine neue, die extra als Anmeldungswebseite erstellt wird.
   → Die Verwendung einer eigenen, nur für das Formular gedachten Webseite ist meistens zu empfehlen, um das Erscheinungsbild für die Anmeldenden klar und übersichtlich zu halten.
2. Der internen Übersicht halber empfiehlt es sich außerdem meistens, zwei Ordner zu erzeugen: In einem Ordner wird das Formular abgelegt (Formularentwurf), und der zweite Ordner dient als Speicherort für die von den Anmeldenden eingegebenen Formulardaten. Technisch sind diese beiden Ordner nicht zwingend erforderlich, und es ist auch nicht entscheidend, wo genau sie sich befinden (sie müssen z.B. nicht unbedingt der Formularseite untergeordnet sein). Für den problemlosen Umgang mit Formularen und abgeschickten Formulardaten erweisen sie sich aber als sehr hilfreich und sollten daher am besten so platziert und benannt werden, dass man jederzeit eine gute Orientierung hat, wo sich was befindet.

Vorgehensweise zur Erstellung der Ordner

Zuerst erstellt man eine Seite für das Formular. Die beiden genannten Ordner legt man prinzipiell genauso an wie die Seite, jedoch verwendet man beim Erzeugen das graue Ordnersymbol und zieht dies am besten auf die zuvor erzeugte Seite, sodass die beiden Ordner sich nachher innerhalb der Seite befinden:

Nach den vorbereitenden Schritten wird das eigentliche Formular erstellt:

• Klicken Sie im Seitenbaum den Ordner an, in dem das Formular gespeichert werden soll (Formularentwurf), und folgen der Aufforderung (blauer Button), zur Listenansicht zu wechseln.
• Klicken Sie dann auf den Plus-Button oberhalb ("Neuer Datensatz" - siehe Abb. 1) und wählen aus der angezeigten Liste powermail→Formulare aus (siehe Abb. 2).
• In der sich öffnenden Ansicht geben Sie dem Formular zunächst einen Namen (siehe Abb. 3).
• Anschließend können Sie die erste Seite des Formulars erstellen. Formularseiten sind benannte Gruppen von Eingabefeldern, um thematische Teile des Formulars voneinander zu unterscheiden (also nicht zu verwechseln mit Webseiten). Technisch wird zwar nur eine einzige Formularseite benötigt, in der dann alle Eingabefelder Platz finden, aber beim Ausfüllen kann es übersichtlicher sein, wenn es mehrere Formularseiten gibt, da diese jeweils durch eine Umrahmungslinie optisch als inhaltliche Gruppe kenntlich gemacht werden. Es ist also eine rein gestalterische Entscheidung, ob man mit einer oder mehreren Formularseiten arbeitet.
  Formularseiten können auch verwendet werden, um das Formular stückweise auszufüllen, indem jeweils immer nur eine Seite gleichzeitig angezeigt wird und nach dem Ausfüllen zur nächsten Seite weitergeklickt wird (dies kann in den Plug-In-Einstellungen konfiguriert werden).
• Geben Sie der Formularseite einen Namen (quasi als inhaltliche Zwischenüberschrift im Formular). Innerhalb der Formularseite erzeugen Sie dann die gewünschten Felder (Eingabefelder des Formulars).
• Nicht vergessen, am Ende ein Feld vom Typ Abschicken Feld (Submit) einzufügen! Dieses ist der Absenden-Button des Formulars.

Für die Eingabefelder wählt man ebenfalls immer einen Titel und einen Typ (Textfeld, Radiobutton, Absenden, etc.) für die einzugebenden Daten. Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, muss man das Formular einmal zwischenspeichern. Im Reiter "Erweitert" des Feldes kann man dann u.a. einstellen, ob das Feld ein Pflichtfeld ist oder ob die Eingabe geprüft werden soll.

In der Webseite erstellt man ein neues Inhaltselement (s. Abschnitt: Inhalte in eine Seite einfügen) vom Typ [Powermail Plug-In]. Dieses findet man unter dem Reiter [Plug-Ins]. Unter dem Reiter [Plug-In] (neben Allgemein) kann man alle wichtigen Einstellungen für das Plug-In vornehmen.

Reiter „Einstellungen”

Bei den Haupteinstellungen wählt man zuerst unter [Verfügbare Objekte] das eben erstellte Formular aus. Wie oben erwähnt, kann man dort außerdem auswählen, falls mehrere Seiten im Formular erstellt wurden, ob diese auf separaten Seiten angezeigt werden sollen („Mehrschrittformular aktivieren”).

Wichtiger ist hier aber, dass angegeben wird, wo die E-Mails gespeichert werden sollen. Dort wählt man einen der angelegten Ordner aus. Bleibt dieses Feld leer, werden die Formularantworten direkt bei der aktuellen Webseite gespeichert.

Reiter „E-Mail an Empfänger”

Bedeutung: Hier geht es um den Empfänger des Formulars, an diese Adresse werden also die Formulardaten geschickt. Werden diese Felder leer gelassen, erfolgt kein Mailversand der Formulardaten an den Anbieter des Formulars.

Bei den Empfänger-Einstellungen gibt man einen Empfänger-Namen an und darunter die Empfänger-E-Mail Adresse. Dort können auch mehrere E-Mail Adressen untereinander angegeben werden. Alternativ kann man eine Benutzergruppe auswählen an die die E-Mail geschickt werden soll.

Im Textfeld sieht man die Variable: {powermail_all}. Powermail_All stellt alle Werte aus den Formularfeldern in der E-Mail dar, hier wird also informationshalber eine komplette Liste der übermittelten Informationen angezeigt. Das Textfeld kann beliebig ergänzt werden.

Reiter „E-Mail an Besucher”

Bedeutung: Diese Angaben werden als Absenderinformationen verwendet, wenn die Ausfüllenden ("Besucher") eine automatische Antwortmail erhalten. Werden diese Felder - inkl. der Betreffzeile! - ausgefüllt, aktiviert dies den Versand automatischer Antwortmails als Bestätigung für den Empfang des Formulars. Bleiben die Felder leer, wird keine Antwortmail geschickt.

Auch eine persönliche Anrede ist bei der Antwortmail möglich, sofern der Name in einem entsprechenden Formularfeld übermittelt wurde, z.B.:

Hallo {Name},

vielen Dank für die Registrierung! 
... usw. ...

Reiter „Antwortseite”

Hier kann man einen beliebigen Text eingeben, der angezeigt wird, wenn das Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde. Die Antwortseite fungiert als abschließende Bestätigung, dass das Formular vollständig übermittelt wurde. Über die Variable {powermail_all} im Text werden noch einmal alle übermittelten Formulardaten aufgelistet.

Reiter „Datenschutz / Löschen”

In diesem Reiter ist einzustellen, wie mit den empfangenen Formulardaten umgegangen werden soll:

• Daten werden nicht in Datenbank gespeichert:
  Die Daten werden ausschließlich per E-Mail an die eingetragene Empfänger-Adresse geschickt und nicht in TYPO3 angelegt. Dies bedeutet zwangsläufig, dass die empfangenen Daten anschließend nicht als Excel-Tabelle exportiert werden können.
• Daten werden nach angegebener Löschfrist gelöscht:
  Hier kann eine Anzahl von Tagen eingegeben werden, nach welcher empfangene Formulardaten automatisch aus der TYPO3-Datenbank gelöscht werden sollen.
  Außerdem kann eine Benachrichtigung an die Empfängeradresse vor dem Löschen aktiviert werden mit wählbarer Anzahl von Tagen vor der Löschung.
  Zusätzlich können Hinweistexte zu Widerspruchsmöglichkeiten und Datenschutz eingegeben werden, die dann zukünftig beim Absenden-Button des Formulars mit angezeigt werden. (Diese Funktion ist vorerst noch deaktiviert.)
• Daten werden nach angegebenem Datum gelöscht:
  Hier wird im Gegensatz zum vorigen Punkt kein Zeitraum, sondern ein Zeitpunkt festgelegt, wann alle empfangenen Formulardaten aus der TYPO3-Datenbank gelöscht werden sollen.
  Außerdem kann eine Benachrichtigung an die Empfängeradresse vor dem Löschen aktiviert werden mit wählbarer Anzahl von Tagen vor der Löschung.
  Zusätzlich können Hinweistexte zu Widerspruchsmöglichkeiten und Datenschutz eingegeben werden, die dann zukünftig beim Absenden-Button des Formulars mit angezeigt werden. (Diese Funktion ist vorerst noch deaktiviert.)

Als Szenario ist die Webseite einer Veranstaltung denkbar. Diese kann kalendarisiert werden, d.h. in den Seiteneigenschaften können bei den „Datumsoptionen” Termine für die Veranstaltung eingetragen werden. Findet die Veranstaltung nun mehrfach – nämlich zu den genannten Terminen – statt, kann es gewünscht sein, dass man sich für einen der angebotenen Termine anmelden können soll.

Zu diesem Zweck können bei der Formularerstellung Eingabefelder vom Typ Auswahlfeld oder vom Typ Einfachauswahl (Radiobutton) so konfiguriert werden, dass sie automatisch mit den Kalenderterminen der Webseite befüllt werden, in welcher das Formular eingebettet wird:

1. In der Formularbearbeitung ein Feld vom Typ Auswahlfeld oder Einfachauswahl (Radiobutton) erstellen und dabei das Feld „Optionen” leer lassen (s. u. Abb. 1).
2. Im Reiter [Erweitert] dieses Feldes gibt es das Feld „Feld automatisch befüllen aus ...”. Hier die Auswahloption „Termine aus kalendarisierter Seite” wählen (s. u. Abb. 2).
3. Sicherstellen, dass die Seite, in welcher das Formular eingebettet wird, in ihren Seiteneigenschaften entsprechende Datumsoptionen enthält.

Verhalten: Wie in einem Online-Kalender üblich, werden automatisch immer nur zukünftige Termine zur Auswahl angeboten. Verstrichene Termine verschwinden also automatisch wieder aus dem Formular.

Tipp:
Die automatische Termineinbettung kann sehr gut in Kombination mit der Zählung anhand von Antwortoptionen verwendet werden, sodass hier für jeden angebotenen Termin nur eine bestimmte Anzahl von Anmeldungen möglich ist!

Ebenso wie Webseiten gelten auch Formulare standardmäßig als deutschsprachig, und ebenso können auch fremdsprachige Versionen davon erzeugt werden. Wenn die Struktur der englischen Formularversion inhaltlich genau der des deutschen Formulars entspricht, lassen sich die Formulardaten intern gemeinsam sammeln und zwecks Weiterverarbeitung exportieren. Es ist dann also egal, ob die deutsche oder die englische Version ausgefüllt wurde. 

Folgende Schritte sind erforderlich, um zusätzlich auch eine englische Version eines Formulars zu erstellen:

1. Zunächst muss eine englische Seitenversion des Ordners (im Beispiel: Formularentwurf) erzeugt werden. (Abb. 1)
2. Anschließend kann eine englische Lokalisierung des Formulars erstellt werden (Abb. 2)
3. Schließlich kann für jedes vorhandene (deutschsprachige) Eingabefeld dessen englische Benennung eingegeben werden. Dabei wird die Struktur des Formulars 1:1 in die Übersetzung übernommen.
4. Natürlich muss nun auch von der Webseite, in welcher das Formular dann eingebettet wird, eine englische Übersetzung erstellt und das Formular dort eingebettet werden. Am besten geschieht auch dies erst, nachdem die deutsche Version der Seite bzw. des Formulars vollständig und getestet ist, dies minimiert das Risiko von technischen Problemen.

Wichtig:
Nachdem eine englische Version eines Formulars erzeugt wurde, sollten möglichst keine nachträglichen Änderungen mehr vorgenommen werden - auch nicht in der deutschen Formularversion! Leider kann es dabei nämlich gelegentlich zu technischen Fehlern kommen, wodurch die Formularfelder nicht mehr korrekt online angezeigt werden. Auf jeden Fall muss dies sofort gut kontrolliert werden, bei Problemen kontaktieren Sie bitte unseren Support unter internet@uol.de.) 

Alle abgeschickten Formulardaten werden automatisch intern abgespeichert und können später als Tabelle (im Excel-Format XLS oder als CSV-Datei) exportiert werden, um dann etwa für eine datenmäßige Weiterverwendung oder als Quelle für eine Seriendruckfunktion zur Verfügung zu stehen.

Der Datenexport geschieht in TYPO3 mittels des eigenen Eintrags Web>Powermail in der ganz linken Spalte. Nach Auswahl des Daten-Verzeichnisses, in welchem die Formulardaten abgespeichert sind, kann mit dem entsprechenden Button die Tabelle als Datei ausgegeben werden: