Formulare mit PowerMail

In TYPO3 können Sie mit der Erweiterung PowerMail Formulare erstellen und diese dann auf einer oder mehreren Seiten einbinden. Es kann sich um reine Kontaktformulare handeln, um Anmeldeformulare zu Veranstaltungen oder sonstiges. Die eingegebenen Formulardaten werden dann gespeichert und/oder per E-Mail verschickt.

Zwei wichtige Funktionen von PowerMail sind die Möglichkeit zum Versenden von Bestätigungs-E-Mails an die ausfüllende Person sowie die Exportiermöglichkeit der Formulardaten als Tabelle (z.B. XLS, CSV).

Vorbereitung: Seiten und Ordner anlegen

Beim Arbeiten mit Formularen benötigt man natürlich eine Webseite, auf der das Formular eingebaut werden soll. Außerdem sollten der Übersicht halber zwei Ordner erzeugt werden: In einem Ordner wird das Formular abgelegt, und der zweite Ordner dient als Speicherort für die eingegebenen Formulardaten. 

Zuerst erstellt man eine Seite für das Formular. Die beiden Ordner legt man prinzipiell genauso an wie die Seite, jedoch verwendet man beim Erzeugen das graue Ordnersymbol und zieht dies am besten auf die zuvor erzeugte Seite, sodass die beiden Ordner sich nachher innerhalb der Seite befinden:

Formular erstellen

Zuerst wird das eigentliche Formular erstellt. Dazu wählt man den Ordner aus, in dem die Formulare gespeichert werden sollen.

  • In der linken Spalte wird nun Web→Liste ausgewählt (1).
  • Dann wird ein neues Element ("neuer Datensatz") angelegt (2) vom Typ: Powermail -> Forms (3).
  • In der sich öffnenden Ansicht gibt man den Titel des Formulars an (4).
  • Jetzt wird die erste "Seite" des Formulars erstellt (5).
  • In der Formularseite werden alle benötigten Eingabefelder angelegt (6).

Für die Eingabefelder wählt man ebenfalls immer einen Titel und einen Typ (Textfeld, Radiobutton, Absenden, etc.) für die einzugebenden Daten. Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, muss man das Formular einmal zwischenspeichern. Unter Erweitert kann man dann u.a. einstellen, ob das Feld ein Pflichtfeld ist oder ob die Eingabe geprüft werden soll.

Wird in einem Feld die E-Mail-Adresse erfragt, muss dieses Feld bei den weiteren Einstellungen auch die Kennzeichnung erhalten, dass es sich hier um die E-Mail-Adresse handelt! Dann kann TYPO3 an diese Adresse eine Antwort schicken usw. Gleiches gilt bei einem Feld für den Eigennamen, auch hier wird eine entsprechende Kennzeichnung angeboten.

Tipp: Zur Steigerung der Übersicht können inhaltlich zusammengehörende Gruppen von Eingebefeldern jeweils in Formularseiten zusammengefasst werden, die entweder untereinander auf einer Webseite dargestellt werden oder jeweils separat auf einer eigenen Webseite angezeigt werden. Diese Einstellung findet man innerhalb der Plug-In Einstellungen.

Besondere Felder: E-Mail-Adresse und Eigenname

Wird im Eingabeformular nach der E-Mail-Adresse und dem Eigennamen gefragt, können diese Angaben anschließend automatisch verwendet werden, z.B. um eine automatische Antwort-E-Mail zu verschicken. Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss kenntlich gemacht werden, dass es sich hier um das entsprechende Feld handelt - hier die Vorgehensweise für E-Mail (für den Eigennamen gibt es ein vergleichbares Ankreuzfeld):

Gültigkeitsprüfung für das E-Mail-Feld

Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse anschließend z.B. für eine automatische Antwort verwendet werden soll, ist es außerordentlich wichtig, dass sie tatsächlich korrekt eingegeben wurde.

Dazu sollte das Feld zum Pflichtfeld gemacht werden und außerdem eine entsprechende Gültigkeitsprüfung bekommen (siehe nachfolgendes Bild). Damit wird sichergestellt, dass das Feld
a) überhaupt ausgefüllt wurde und
b) formell gültig ist (z.B. dürfen keine Umlaute usw. enthalten sein).

Wichtig: Mit dieser Vorgehensweise ist noch nicht sichergestellt, dass die eingegebene E-Mail-Adresse tatsächlich existiert! Die Richtigkeit der E-Mail-Adresse kann nur mit einem "Double Opt-in" bestätigt werden, d.h. die ausfüllende Person bekommt nach dem Absenden des Formulars automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zugeschickt, und erst nach dessen Anklicken werden die eingegebenen Formulardaten in TYPO3 dann tatsächlich als gültig vermerkt.
An der Stelle, wo das Formular in eine Webseite eingebunden wird, kann mittels eines entsprechenden Schalters dieses Double-Opt-In aktiviert werden.

Das Formular in eine Webseite einbetten

In der Webseite erstellt man ein neues Inhaltselement (s. Abschnitt: Inhalte in eine Seite einfügen) vom Typ [Powermail Plug-In]. Dieses findet man unter dem Reiter [Plug-Ins]. Unter dem Reiter [Plug-In] (neben Allgemein) kann man alle wichtigen Einstellungen für das Plug-In vornehmen.

Haupteinstellungen

Bei den Haupteinstellungen wählt man zuerst unter [Verfügbare Objekte] das eben erstellte Formular aus. Wie oben erwähnt, kann man dort außerdem auswählen, falls mehrere Seiten im Formular erstellt wurden, ob diese auf separaten Seiten angezeigt werden sollen.
Wichtiger ist hier aber, dass angegeben wird wo die E-Mails gespeichert werden sollen. Dort wählt man einen der angelegten Ordner aus. 

Empfänger (= dorthin werden die Formulardaten geschickt)

Bei den Empfänger-Einstellungen gibt man einen Empfänger-Namen an und darunter die Empfänger-E-Mail Adresse. Dort können auch mehrere E-Mail Adressen untereinander angegeben werden. Alternativ kann man eine Benutzergruppe auswählen an die die E-Mail geschickt werden soll.
Im Textfeld sieht man die Variable: {powermail_all}. Powermail_All stellt alle Variablen in der E-Mail dar. Das Textfeld kann aber ergänzend gefüllt werden.

Absender (= Person, die das Formular ausgefüllt hat)

Diese Einstellungen sind für die automatische Antwort-E-Mail, die der Absender bekommt. 

Hallo {Name},

vielen Dank für die Registrierung! 
... usw. ...

Antwortseite

Hier kann man einen beliebigen Text eingeben der angezeigt wird, wenn das Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde.

Datenexport

Alle abgeschickten Formulardaten werden automatisch intern abgespeichert und können später als Tabelle (im Excel-Format XLS oder als CSV-Datei) exportiert werden, um dann etwa für eine datenmäßige Weiterverwendung oder als Quelle für eine Seriendruckfunktion zur Verfügung zu stehen.

Der Datenexport geschieht in TYPO3 mittels des eigenen Eintrags Web>Powermail in der ganz linken Spalte. Nach Auswahl des Daten-Verzeichnisses, in welchem die Formulardaten abgespeichert sind, kann mit dem entsprechenden Button die Tabelle als Datei ausgegeben werden:

Internetkoordinator (Stand: 11.01.2021)