Formulare mit PowerMail

In TYPO3 können Sie mit der Erweiterung PowerMail Formulare erstellen und diese dann auf einer oder mehreren Seiten einbinden. Es kann sich um reine Kontaktformulare handeln, um Anmeldeformulare zu Veranstaltungen oder sonstiges. Die eingegebenen Formulardaten werden dann gespeichert und/oder per E-Mail verschickt.

Zwei wichtige Funktionen von PowerMail sind die Möglichkeit zum Versenden von Bestätigungs-E-Mails an die ausfüllende Person sowie die Exportiermöglichkeit der Formulardaten als Tabelle (z.B. XLS, CSV).

Wichtig: Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise zu Formularen, s. auch DISM: FAQ: "Umgang mit dem TYPO3 Powermail-Formular".

Personenbezogene Daten sind nur zweckgebunden zu erheben und zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Vorbereitung: Seiten und Ordner anlegen

Vorbereitungen im Seitenbaum

  1. Beim Arbeiten mit Formularen benötigt man natürlich eine Webseite, auf der das Formular eingebaut werden soll. Dies kann eine bereits vorhandene Seite sein oder auch eine neue, die extra als Anmeldungswebseite erstellt wird. Die Verwendung einer eigenen, nur für das Formular gedachten Webseite ist meistens zu empfehlen, um das Erscheinungsbild für die Anmeldenden klar und übersichtlich zu halten.
  2. Der internen Übersicht halber empfiehlt es sich, außerdem zwei Ordner zu erzeugen: In einem Ordner wird das Formular abgelegt (Formularentwurf), und der zweite Ordner dient als Speicherort für die von den Anmeldenden eingegebenen Formulardaten. Technisch sind diese beiden Ordner nicht zwingend erforderlich, und es ist auch nicht entscheidend, wo genau sie sich befinden (sie müssen z.B. nicht zwingend der Formularseite untergeordnet sein). Für den problemlosen Umgang mit Formularen und abgeschickten Formulardaten erweisen sie sich aber als sehr hilfreich und sollten daher am besten so platziert und benannt werden, dass man jederzeit eine gute Orientierung hat, wo sich was befindet.

Hinweis zur Erstellung der Ordner

Zuerst erstellt man eine Seite für das Formular. Die beiden genannten Ordner legt man prinzipiell genauso an wie die Seite, jedoch verwendet man beim Erzeugen das graue Ordnersymbol und zieht dies am besten auf die zuvor erzeugte Seite, sodass die beiden Ordner sich nachher innerhalb der Seite befinden:

Formular erstellen

Zuerst wird das eigentliche Formular erstellt:

  • Klicken Sie im Seitenbaum den Ordner an, in dem das Formular gespeichert werden soll (Formularentwurf), und folgen der Aufforderung (blauer Button), zur Listenansicht zu wechseln.
  • Klicken Sie dann auf den Plus-Button oberhalb ("Neuer Datensatz" - siehe Abb. 1) und wählen aus der angezeigten Liste powermail→Formulare aus (siehe Abb. 2).
  • In der sich öffnenden Ansicht geben Sie dem Formular zunächst einen Namen (siehe Abb. 3).
  • Anschließend können Sie die erste Seite des Formulars erstellen. Formularseiten sind benannte Gruppen von Eingabefeldern, um thematische Teile des Formulars voneinander zu unterscheiden. Technisch wird zwar nur eine einzige Formularseite benötigt, in der dann alle Eingabefelder Platz finden, aber beim Ausfüllen kann es übersichtlicher sein, wenn es mehrere Formularseiten gibt, da diese jeweils durch eine Umrahmungslinie optisch kenntlich gemacht werden. Es ist also eine rein gestalterische Entscheidung, ob man mit einer oder mehreren Formularseiten arbeitet.
    Formularseiten können auch verwendet werden, um das Formular stückweise auszufüllen, indem jeweils immer nur eine Seite gleichzeitig angezeigt wird und nach dem Ausfüllen zur nächsten Seite weitergeklickt wird (dies kann in den Plug-In-Einstellungen konfiguriert werden).
  • Geben Sie der Formularseite einen Namen (quasi als Zwischenüberschrift im Formular). Innerhalb der Formularseite erzeugen Sie dann die gewünschten Felder (Eingabefelder des Formulars).

Für die Eingabefelder wählt man ebenfalls immer einen Titel und einen Typ (Textfeld, Radiobutton, Absenden, etc.) für die einzugebenden Daten. Um erweiterte Einstellungen vorzunehmen, muss man das Formular einmal zwischenspeichern. Unter Erweitert kann man dann u.a. einstellen, ob das Feld ein Pflichtfeld ist oder ob die Eingabe geprüft werden soll.

Wird in einem Feld die E-Mail-Adresse erfragt, muss dieses Feld bei den weiteren Einstellungen auch die Kennzeichnung erhalten, dass es sich hier um die E-Mail-Adresse handelt! Dann kann TYPO3 an diese Adresse eine Antwort schicken usw. Gleiches gilt bei einem Feld für den Eigennamen, auch hier wird eine entsprechende Kennzeichnung angeboten.

Besondere Felder: E-Mail-Adresse und Eigenname

Wird im Eingabeformular nach der E-Mail-Adresse und dem Eigennamen gefragt, können diese Angaben anschließend automatisch verwendet werden, z.B. um eine automatische Antwort-E-Mail zu verschicken. Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss kenntlich gemacht werden, dass es sich hier um das entsprechende Feld handelt - hier die Vorgehensweise für E-Mail (für den Eigennamen gibt es ein vergleichbares Ankreuzfeld):

Pflichtfelder und Gültigkeitsprüfung (z. B. für das E-Mail-Feld)

Pflichtfelder sollten als solche gekennzeichnet werden, damit das Formular nur nach tatsächlichem Ausfüllen dieser Felder abgeschickt werden kann. Eine weitere Absicherung ist die Gültigkeitprüfung, hier gezeigt am Beispiel der E-Mail-Adresse:

Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse anschließend z.B. für eine automatische Antwort verwendet werden soll, ist es außerordentlich wichtig, dass sie tatsächlich korrekt eingegeben wurde.

Dazu sollte das Feld zum Pflichtfeld gemacht werden und außerdem eine entsprechende Gültigkeitsprüfung bekommen (siehe nachfolgendes Bild). Damit wird sichergestellt, dass das Feld
a) überhaupt ausgefüllt wurde und
b) formell gültig ist (z.B. dürfen keine Umlaute usw. enthalten sein).

Wichtig: Mit dieser Vorgehensweise ist noch nicht sichergestellt, dass die eingegebene E-Mail-Adresse tatsächlich existiert! Die Richtigkeit der E-Mail-Adresse kann nur mit einem "Double Opt-in" bestätigt werden, d.h. die ausfüllende Person bekommt nach dem Absenden des Formulars automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zugeschickt, und erst nach dessen Anklicken werden die eingegebenen Formulardaten in TYPO3 dann tatsächlich als gültig vermerkt.
An der Stelle, wo das Formular in eine Webseite eingebunden wird, kann mittels eines entsprechenden Schalters dieses Double-Opt-In aktiviert werden.

Das Formular in eine Webseite einbetten

In der Webseite erstellt man ein neues Inhaltselement (s. Abschnitt: Inhalte in eine Seite einfügen) vom Typ [Powermail Plug-In]. Dieses findet man unter dem Reiter [Plug-Ins]. Unter dem Reiter [Plug-In] (neben Allgemein) kann man alle wichtigen Einstellungen für das Plug-In vornehmen.

Haupteinstellungen

Bei den Haupteinstellungen wählt man zuerst unter [Verfügbare Objekte] das eben erstellte Formular aus. Wie oben erwähnt, kann man dort außerdem auswählen, falls mehrere Seiten im Formular erstellt wurden, ob diese auf separaten Seiten angezeigt werden sollen.
Wichtiger ist hier aber, dass angegeben wird wo die E-Mails gespeichert werden sollen. Dort wählt man einen der angelegten Ordner aus. 

Empfänger (= dorthin werden die Formulardaten geschickt)

Bei den Empfänger-Einstellungen gibt man einen Empfänger-Namen an und darunter die Empfänger-E-Mail Adresse. Dort können auch mehrere E-Mail Adressen untereinander angegeben werden. Alternativ kann man eine Benutzergruppe auswählen an die die E-Mail geschickt werden soll.
Im Textfeld sieht man die Variable: {powermail_all}. Powermail_All stellt alle Variablen in der E-Mail dar. Das Textfeld kann aber ergänzend gefüllt werden.

Absender (= Person, die das Formular ausgefüllt hat)

Diese Einstellungen sind für die automatische Antwort-E-Mail, die der Absender bekommt. 

Hallo {Name},

vielen Dank für die Registrierung! 
... usw. ...

Antwortseite

Hier kann man einen beliebigen Text eingeben der angezeigt wird, wenn das Formular ausgefüllt und abgeschickt wurde.

Mehrsprachige Formulare

Ebenso wie Webseiten gelten auch Formulare standardmäßig als deutschsprachig, und ebenso können auch fremdsprachige Versionen davon erzeugt werden. Wenn die Struktur der englischen Formularversion inhaltlich genau der des deutschen Formulars entspricht, lassen sich die Formulardaten intern gemeinsam sammeln und zwecks Weiterverarbeitung exportieren. Es ist dann also egal, ob die deutsche oder die englische Version ausgefüllt wurde. 

Folgende Schritte sind erforderlich, um zusätzlich auch eine englische Version eines Formulars zu erstellen:

  1. Zunächst muss eine englische Seitenversion des Ordners (im Beispiel: Formularentwurf) erzeugt werden. (Abb. 1)
  2. Anschließend kann eine englische Lokalisierung des Formulars erstellt werden (Abb. 2)
  3. Schließlich kann für jedes vorhandene (deutschsprachige) Eingabefeld dessen englische Benennung eingegeben werden. Dabei wird die Struktur des Formulars 1:1 in die Übersetzung übernommen.
  4. Natürlich muss nun auch von der Webseite, in welcher das Formular dann eingebettet wird, eine englische Übersetzung erstellt und das Formular dort eingebettet werden. Am besten geschieht auch dies erst, nachdem die deutsche Version der Seite bzw. des Formulars vollständig und getestet ist, dies minimiert das Risiko von technischen Problemen.

Wichtig:
Nachdem eine englische Version eines Formulars erzeugt wurde, sollten möglichst keine nachträglichen Änderungen mehr vorgenommen werden - auch nicht in der deutschen Formularversion! Leider kann es dabei nämlich gelegentlich zu technischen Fehlern kommen, wodurch die Formularfelder nicht mehr korrekt online angezeigt werden. Auf jeden Fall muss dies sofort gut kontrolliert werden, bei Problemen kontaktieren Sie bitte unseren Support unter .) 

Datenexport

Alle abgeschickten Formulardaten werden automatisch intern abgespeichert und können später als Tabelle (im Excel-Format XLS oder als CSV-Datei) exportiert werden, um dann etwa für eine datenmäßige Weiterverwendung oder als Quelle für eine Seriendruckfunktion zur Verfügung zu stehen.

Der Datenexport geschieht in TYPO3 mittels des eigenen Eintrags Web>Powermail in der ganz linken Spalte. Nach Auswahl des Daten-Verzeichnisses, in welchem die Formulardaten abgespeichert sind, kann mit dem entsprechenden Button die Tabelle als Datei ausgegeben werden:

Achtung: Automatisierte Datenlöschung nach 180 Tagen!

Nach aktuellem Datenschutzrecht dürfen über Eingabeformulare erfasste Daten nur so lange gespeichert werden, wie tatsächlich ein Bedarf dafür besteht. Unser TYPO3 CMS speichert standardmäßig die eingegebenen Formulardaten und ermöglicht anschließend einen Export für die Weiterverarbeitung der Daten. Das TYPO3 CMS selbst hat seine Aufgabe damit erfüllt, und es besteht kein Bedarf mehr, dass die Formulardaten weiterhin in der TYPO3-Datenbank gespeichert bleiben. 

  • Grundsätzlich sollten Sie selbst die von Ihren Formularen erfassten Formulardaten in TYPO3 löschen, sobald Sie sie dort nicht mehr benötigen.
  • Vom 1. Sepbember 2021 an gilt:
    Werden Formulardaten nicht manuell gelöscht, geschieht dies nach einer festgelegten Zeit durch einen Automatismus: Formulardaten, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch aus der TYPO3-Datenbank gelöscht. Diese Löschung erfolgt ohne weitere Ankündigung und entfernt die Daten unwiederbringlich aus dem TYPO3-System!

Bitte achten Sie selbst darauf, dass Sie die erfassten Formulardaten bei Bedarf rechtzeitig vor Ablauf der 180 Tage exportieren!

Internetkoordinator (Stand: 02.08.2021)