Protokoll: Workshop III - IT-Struktur und Dokumentation in SharePoint

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Protokoll: Workshop III - IT-Struktur und Dokumentation in SharePoint

IT-Struktur und Dokumentation in SharePoint

 

Benedikt Jakobi, Uni Paderborn, WinFo

Was ist SharePoint?

  • CMS von Microsoft
  • eigentlich für Unternehmen, eignet sich aber auch für den FSR
  • kann von allen Betriebssystemen erreicht werden, solange es mit einem Microsoft Account verbunden ist
  • schon in vielen Office 365 Anwendungen integriert
  • no code/low code Ebene -> man muss kein Informatiker sein, um es einzurichten

Was kann SharePoint?

  • echt viel
    • Datenbank
    • Wiki
    • ...

Wie kann man SharePoint mit anderen Diensten verknüpfen

  • wird zusammen mit einem Team erstellt
  • Basis für One Drive
  • Power Automated Flow/Apps
  • Forms
  • ...

In der Praxis

  • am Beispiel FSR Winfo Uni Paderborn
  • SharePoint zur internen Nutzung (Dokumentation, Wiki etc.)
  • SharePoint ist sehr auf Daten bezogen
    • eigene Datenbank hinterlegt
  • in Teams: Sprechstunde-Channel
    • Power Automated Flow wird im SharePoint gespeichert
    • E-Mails werden automatisch demjenigen zugeordnet, der sie bearbeiten muss (der gerade Sprechstunde hat)
    • so einen Power Automated Flow einzurichten ist relativ kompliziert: erfordert Coding -> nichts für Laien
      • es muss einmal gemacht werden, dann kann man sich daran orientieren

Wie erstelle ich eine SharePoint Seite

  • Office aufrufen
  • SharePoint anklicken
  • Neue Seite anlegen
    • Teamwebseite
      • Fokus eher auf Dokumenten und Management
        • Listen, Dokumentenbibliothek etc.
    • Kommunikationswebsite
      • Fokus auf Kommunikation/Interaktion
  • Nach den individuellen Vorstellungen anpassen
  • am besten privat stellen, aber je nach Verwendungszweck
  • SharePoint ist sehr wandelbar; man muss gucken, was am besten passt

Fragen

  • Kommunikation des FSR läuft offiziell über Teams
  • Power Automated Flow wird auch für Geburtstage und zur Mitgliederverwaltung (Rechte geben/entziehen) genutzt

 

 

Internetkoordinator (Stand: 20.06.2024)  | 
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