Fachschaft Legal - Wie funktioniert das Arbeiten innerhalb eines Vereins? - Teil 2

Aufgaben und Organisation des Vereins

Förderung des Fachschaftsrates

• bildet Rechtsgrundlage für Finanzen, Besitz und Veranstaltungen
• verwaltet finanziellen Bereich (Buchführung, Abrechnung, Investitionen, Steuern)
• verwaltet Inventar
• fördert Mitglieder (FS Kleidung, Ausflüge, Weihnachtsfeier, usw.)

Aufgaben der Vorstände

• Übersicht über finanzielle Lage
• Steuerung und Kontrolle des Vereins
• Entscheidung über Finanzanträge
• Ausstellung von Vollmachten
• Bericht in der Fachschaftssitzung
• Aufnahme von Mitgliedern
• Halten der Mitgliederversammlung

Aufgaben der Finanzer:innen

• Ablage der Belege
• Eintragung der Ist-Zahlen
• Rechnungserstellung
• Tätigen von Bestellungen
• Führung der Software
• Tätigen von Überweisungen
• Organisation des Wechselgelds für Veranstaltungen

Finanzanträge und Finanzordnung

• Kalkulation von Einnahmen und Kosten
• Dokumentation von Zahlen, Daten, Fakten
• Nachhaltige Struktur für Projekte

Finanzanträge für Veranstaltungen

• Prozess zur Beantragung von Finanzmitteln
  • Soll-Finanzpläne werden beim Verein eingereicht
  • Vereinsvorstand nimmt ggf. Änderungen vor und genehmigt den Antrag
  • Verträge müssen vom Vereinsvorstand unterzeichnet werden, wenn keine Handlungsvollmacht vorliegt
  • erst wenn dieser Prozess durchlaufen wurde kann das Geld ausgegeben werden
  • Rechnungen werden eingereicht, die Originalrechnung wird in das Finanzfach im Fachschaftsraum gelegt
  • Finanzreferent lädt Rechnung in Teams, überweist die Rechnung, bucht sie in der Software ein und aktualisiert den Finanzplan
  • wenn Finanzplan vollständig ist wird er in Team “erweitertes Sprechergremium” hochgeladen

Rechnungsablage

• zur Dokumentation für Steuererklärung und Finanzprüfung
• bei Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren

Rechnungserstellung

• Name und Adresse des Sponsors
• eigener Name und Adresse
• Rechnungsnummer
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Menge und Art der zu erbringenden Leistung
• Leistungsdatum
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Buchhaltungssoftware

• Hohenheim nutzt MTH-Software
• Vereinssoftware für die Buchhaltung
• Festhalten der Konto- und Barkassentransaktionen
• Hinterlegen von Vereinsbereichen
  • Ideeller Bereich
  • Vermögensverwaltung
  • Zweckbetrieb
  • wirtschaftlicher Bereich

Verwaltung des Inventars

• Überblick über Inventar
• Haftung

Förderung von Mitgliedern

• nur Mitglieder dürfen gefördert werden
  • 60 € pro Jahr pro Mitglied
• ausgenommen ist die Übungsleiterpauschale
  • 3000 € pro Jahr
• Zuwendungsübersicht muss geführt werden
• Mitgliederliste aktuell halten