Organisation einer Großveranstaltung

Patrik Geloneck, Universität Göttingen, Technikreferent der Fachschaft

Projektmanagement

Projektmanagement zur Planung und Durchführung einer Veranstaltung, Professionalisierung, Initiieren, Planen, Steuer Kontrollieren und Abschließen von Projekten

Phasen der Projektplanung

• Planungsphase
  • 6 W-Fragen (Was? Wann? Wie? Wo? Wie viele? Wer?)
  • Meilensteinplan (Planung der Veranstaltung vom Party-Datum rückwärts)
• Organisationsphase
  • Genehmigungen einholen, Anträge stellen, REservierungen tätigen
  • Strompläne schreiben
  • Transporter und Autos mieten
  • Ausnahmegenehmigungen möglich
  • Technik leihen und ist diese versichert?
  • Security und Sanitäter benötigt? (Vorschrift bei Alkoholausschank, B-Schein)
  • Versicherung? (Veranstalterhaftpflicht)
  • Polizei/Ordnungsamt/Sanitäter (ab bestimmter Veranstaltungsgröße)
• Aufbau
  • Mit anpacken oder koordinieren(Verteilung von Aufgaben)?
• Durchführung
  • Ihr könnt als Orga nicht immer überall sein
  • Schafft euch genug Zeit für Aufgaben
  • Schaft euch Systeme
  • Schafft euch Spezialisten
  • Gebt euren Leuten ausreichend Pausen
  • Kauft Essen (Obst) und Wasser für das Team
  • How-To Kabel, How-To Theke, How-To Kasse (Wie soll etwas aussehen, wie werden Kühlschränke bestückt etc.)
  • aufpassen bei quotierten Schankverlusten beim Finanzamt, Vergnügungssteuer
• Abbau
  • wie beim Aufbau gilt: Koordinieren oder Mitanpacken
  • Planung ist das A&O
  • Schreibt Abbau-Anweisungen (Welche Arbeiten erfolgen in welcher Reihenfolge)
• Reflexion
  • Schreibt im Nachgang How-to’s (Bilder, Text, Tabellen etc.)
  • Wissensmanagement: reflektiert nicht nur mit eurer Orga
• Good to know
  • Strom: elektrische Verbindungen wasserdicht legen
  • Werkzeug: Seitenschneider, Rohrzange, Schraubenzieher
  • Verbrauchsmaterial: Kabelbinder, Panzertape
  • Walkie-talkies statt Whatsapp
  • Packt euch Kisten/Cases
  • Macht euch Pläne/Zeichnungen/Fotos

Austausch zu Veranstaltungen der anderen Fachschaften

• Casino Abend an der Leuphana
• Wiki für Weitergabe der Informationen
• Mehrwertsteuer auf jedes Getränk und Ticket
• GEMA Angabe der beschallten Flächen