Die Verwaltung der Universität wird nach und nach auf digitale Prozesse umgestellt. Vizepräsident Jörg Stahlmann und Sabine Lohwasser, Koordinatorin für digitalen Wandel in der Verwaltung, berichten, wie der Stand ist und welche Herausforderungen die Umstellung mit sich bringt.
Herr Stahlmann, Frau Lohwasser, wie viel Papier brauchen Sie noch in Ihrem Arbeitsalltag?
Stahlmann: Gut, dass wir das Interview nicht in meinem Büro machen, da stapelt sich das Papier (lacht).
Lohwasser: Ich bin fast nur noch digital unterwegs. Das einzige, was ich noch ausdrucke, sind längere Veröffentlichungen oder Konzepte.
Wie sieht das für die Uni als Ganzes aus? Wie weit ist die Digitalisierung der Verwaltung vorangeschritten?
Stahlmann: Der Prozess nimmt Fahrt auf. Bei einem der zentralen Projekte, das wir gerade angehen, spielt die Frage nach dem Papier eine wesentliche Rolle: Aktuell wird im Pilotprojekt ‚Digitale Personalakte‘ das digitale Dokumentenmanagement erprobt. Akten werden in digitale Dokumente umgewandelt und Prozesse umgestellt.
Digitalisierung bedeutet mehr, als online ausfüllbare PDF-Dokumente. Sind wir als Uni darauf vorbereitet?
Stahlmann: Das sind wir. Wobei es für eine gelungene Digitalisierung Vorlauf, klare Strukturen und Prioritäten braucht. Im Bereich der zentralen Verwaltung und Dezernate haben wir zum Beispiel den Fokus zunächst darauf gelegt, analoge Prozesse digital abzubilden. Wir haben außerdem mit dem sogenannten „Projektportfolioboard“ ein effizientes Projektmanagement-Tool etabliert; darüber können wir Projekte mit Blick auf strategische Ziele priorisieren, Ressourcen zielgerichtet einsetzen und Konflikte zwischen Projekten frühzeitig erkennen. Zudem haben wir mit Sabine Lohwasser als ‚Digital Transformation Officer‘ eine Stelle geschaffen, bei der alle Fäden der Digitalisierung in der Verwaltung zusammenlaufen.
Durch die Digitalisierung entfallen Fehlerquellen, und Redundanzen werden vermieden.
Lohwasser: Für uns ist wichtig: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern wir wollen die Verwaltung zukunftsfähig machen. Letztlich beinhaltet das – und so heißt ja auch mein neuer Aufgabenbereich – eine Transformation. Dem liegt die Frage zugrunde, was es für eine moderne Verwaltung braucht. Viele wünschen sich einen digitalen Workflow. Gleichwohl bringt diese Umstellung viel weitere Veränderungen mit sich. Da müssen wir schauen: Wie nehmen wir die Menschen mit, wie bewahren wir vorhandenes Wissen? Wenn ein lang gekannter Prozess plötzlich anders abläuft als bisher, dann müssen die Mitarbeitenden bereit sein, das zu akzeptieren und ihre Arbeitsweise ebenfalls zu verändern. Auch der Wissenschaftsbereich muss sich auf neue Prozesse einstellen.
Stahlmann: Dieser Change-Prozess läuft auf vielen Ebenen ab. Ein digitaler Workflow kann zum Beispiel auch starrer sein, wenn etwa keine handschriftlichen Änderungen mehr in einem Antrag vorgenommen werden können oder das Unterschreiben nicht über den kurzen Dienstweg delegiert werden kann. Und manchmal stellt sich auch heraus, dass Prozesse im echten Leben anders abgelaufen sind, als eine Richtlinie es ursprünglich vorsah. Das heißt, wir müssen auch Regelungen überprüfen.
Welche konkreten Digitalisierungsprojekte laufen aktuell an der Universität?
Stahlmann: Derzeit rollen wir eine webbasierte Software zur Durchführung von Berufungsverfahren aus. Bewerbungen auf Professuren sollen ab dem 1. Oktober in allen Fakultäten über ein digitales Berufungsportal ablaufen. Das gesamte Verfahren läuft dann im Digitalen, von der Einladung über die Besetzung der Berufungskommission bis zur Erstellung der Übersicht über die wichtigsten Bewerber*innendaten.
Lohwasser: In einem nächsten Schritt führen wir dann ein digitales Bewerbungsportal für alle Stellen jenseits der Professuren ein. Beides sind auch Maßnahmen der universitären Digitalisierungsstrategie.
Und wie geht es beim digitalen Dokumentenmanagement weiter?
Stahlmann: Hier sind die nächsten Schritte die digitale Prüfungsakte, die digitale Studierendenakte und die digitale Drittmittelakte. Wir werden letztlich das gesamte Aktenwesen – sofern es sinnvoll ist – auf digitale Systeme umstellen. Ein Projekt, das schon länger läuft, ist die elektronische Rechnungsbearbeitung. Das neue System ermöglicht es, elektronisch-digitale Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format, sogenannte X-Rechnungen, zu verarbeiten. Der Beifang ist, dass auch Rechnungen, die die Uni per Mail erreichen, oder Papierrechnungen, die eingescannt werden, künftig automatisch erkannt, vorgeprüft und kontiert werden.
Welche Vorteile für die Mitarbeitenden versprechen Sie sich sonst noch?
Lohwasser: Digitale Prozesse bedeuten Arbeitserleichterungen für alle Seiten. Wenn etwa Formulare nicht mehr abgetippt werden müssen, entfallen Fehlerquellen, und Redundanzen werden vermieden.
Das Rückgrat der Digitalisierungsoffensive ist, dass die Menschen mitgehen.
Stahlmann: Die Digitalisierung ermöglicht beispielsweise auch das Arbeiten von jedem Standort aus. Auch aus dem Homeoffice heraus kann man in Zukunft auf digitale Akten zugreifen. Zudem lassen sich Prozesse viel schneller gestalten, wenn die Papierpostläufe entfallen. In dem Moment, wo ich auf ‚Senden‘ drücke, sind meine Daten schon zur Bearbeitung an der nächsten Stelle. Auch die Transparenz wird größer: Ich kann sehen, welchen Status meine Genehmigung gerade hat. Ticketsysteme ermöglichen es, Störungen an die richtigen Stellen weiterzuleiten. Daraus ergibt sich auch ein anderes Miteinander als in der analogen Welt.
Das Land fördert die Digitalisierung der Hochschulverwaltungen in der Initiative Hochschule.digital Niedersachsen mit insgesamt 18 Millionen Euro. Worum geht es da?
Stahlmann: Die Idee des Landes ist, ein hochschulübergreifendes Netzwerk auf den Weg zu bringen. Die Digitalisierung soll viel stärker kooperativ gedacht werden. Durch diesen Ansatz kann man Synergien mitnehmen – es muss nicht jeder Standort das Rad neu erfinden. Die Hochschulen können sich untereinander unterstützen und gute Ideen gemeinsam umsetzen. Als Uni Oldenburg sind wir selbstbewusst und sagen: Wir sind ein Standort, der mit guter Qualität andere unterstützen kann.
Lohwasser: Wir haben innerhalb des Projekts die Federführung des Kompetenzzentrums ‚Personalentwicklung und Changemanagement‘, kurz PE-Change, übernommen. Ziel ist es, Mitarbeitende an unserer und anderen Hochschulen in die Lage zu versetzen, den Wandel mitzugehen und mitzugestalten. Entsprechende Angebote sind in Vorbereitung. Dabei arbeiten wir eng mit der HüW Niedersachsen zusammen, der Hochschulübergreifenden Weiterbildung.
Stahlmann: Das ist für mich das Rückgrat der Digitalisierungsoffensive – wir müssen sicherstellen, dass Organisationen und Menschen mitgehen. Als Universität sind wir außerdem aufgrund identischer Softwareauswahl an weiteren Kompetenzzentren beteiligt, etwa zum Thema Dokumentenmanagement am Zentrum in Braunschweig, und zum Campusmanagement in Osnabrück. Auch die anstehende SAP-Umstellung wird gemeinschaftlich gemacht.
Wie sieht Ihre Vision einer E-Administration aus? Und wie weit ist der Weg noch dahin?
Stahlmann: Wir haben noch ein Stückchen zu gehen. Wir haben eine gute Grundlage geschaffen und weitere wichtige Projekte angestoßen. Wenn wir vier oder fünf Jahre weiterdenken, dann sind wir über das digitale PDF hinausgewachsen, haben viele Prozesse und die wichtigsten Akten der Universität digitalisiert. Viele Dinge funktionieren dann wirklich auf Knopfdruck und wir haben den digitalen Change geschafft.
Lohwasser: Ich wünsche mir, dass sich dadurch die Arbeitszufriedenheit erhöht und die Arbeitsbelastung reduziert. Selbst Mitarbeitende, die der Veränderung skeptisch gegenübergestanden haben, werden dann hoffentlich sagen: Die Digitalisierung erleichtert meinen Job.
Stahlmann: Und auch mein Schreibtisch ist dann papierlos, versprochen!
Interview: Ute Kehse
