Beginn 18:10 Uhr Ziel/Strategien: Nachhaltiges Erstellen von Wissen, bestmögliche Weitergabe von Wissen

1. Teil: Lösungen der Fachschaft Padderborn

• a. immer Protokolle führen der wöchentlichen Fachschaftssitzungen (ca. 12 Teilnehmende mit 60-90Min)
  • i. Feste Struktur der Protokolle
    • 1. inhaltlich korrekt
    • 2. Berichte aus den einzelnen Gremien
    • 3. Berichte aus AGs, was gibts Neues, in größererer Runde eichtog besprochen zu werden
    • 4. Tagesordnung abarbeiten, aktuelle Events/Themen
    • 5. zweifache Speicherung der Protokolle (Datensicherung)
• b. Erstellung und Aufrechterhaltung von Leitfäden
  • i. Handlungsanweisung entwickeln
  • ii. Ablauf von Events
  • iii. Checkliste anfertigen mit Terminen, Fristen, Anfragen
  • iv. dreifache Ausführung (höhere Prio als Protokolle der Sitzungen)
  • v. 1-3 Seiten nach Komplexität
• c. Klausurtagungen halten zur Erstellung von Leitfäden
  • i. regelmäßig nach Events auf den Prüfstand stellen
  • ii. Kalkulationen nachbessern
  • iii. Evaluationen berücksichtigen/einarbeiten
  • iv. Bedarf zur Neuerstellung

2. Eigene Entwicklung von Ideen

* Bericht: Münster

• • Fachschaft: 100 aktive Mitglieder, Gewählt sind 10 Personen
  • Fachschaftssitzung 60 Personen anwesend (öffentlich, per Post beworben)
  • Teams bilden mit Zuständigkeit
  • Wichtig! Postenübergabe
  • Förderverein hinter der Fachschaft
  • Digitaler Ordner für ganze Fachschaft und separate Ordner für Projektgruppen
  • viel Nachfragen bei Altfachschaftlern
  • In kontakt bleiben mit Altfachschaftler über spezielle Gruppen (WhatsApp-Gruppen)
  • Verschriftlichung aller Posten; durchgehen bei der Übergaben
    • Einarbeitung von Feedback
  • Slack als Kommunikationsmedium
    • Unterchannel möglich
    • anderer Umgang mit der Kommunikation über extra Medium (nicht WhatsApp)
    • aber Umrüstung auf Teams, weil Slack verändert sich in negative Richtung

* Bericht Halle

• • Nutzung Conference, gleiche Firma von Trello, gute Kombimöglichkeiten
  • Aufgabenberichte über Posten schreiben während der Amtszeit
  • Telegram als Kommunikationsmittel → fachliche Trennung gegeben

* Bericht: Dresden HTW (gibt nur StuRa, keine Fachschaften)

• • zentrale Organisation
  • Wiki
  • Website (Gremien, Protokolle, etc.)
  • Server, Cloudsystem (interne Dateien)

3. Fragen

Frage 1:

• Welche Art von Team-Lizens
  • → vermutlich über die Fakultät zur Verfügung gestellt

Frage 2:

• Macht ihr die Shotparty nur mit den gewählten Mitgliedern, also ca. 15 Personen?
  • → für alle offene Veranstaltungen/ganze Fachschaft

Frage 3:

• Ihr stemmt die Veranstaltungen mit euren 10-15 Personen?
  • → Ja für 300-500 Personen; je nachdem Clubs übernehmen Teil der Aufgaben (Garderobe)

Frage 4:

• Ticketverkauf online oder nur Präsenz?
  • → Online-Ticketvorverkauf (eventbrite), Präsenz-Ticketverkauf, Abendkasse
  • → Erfahrungsgemäß beträgt Verteilung 50/50

Frage 5:

• Variation: 5/10-50 Aktive, großer periodischer Schwund. Habt ihr das Problem auch, wie kommt ihr damit klar?
  • → System der Ehemaligen, werden am besten anschließend Projektmanager
  • → unter den Gewählten Projektmanager bestimmen → stehen als Ansprechpartner bereit
  • → viel Dokumentation, aber eben auch Koordination durch Verantwortliche
  • → Netzlaufwerk vlt unattraktiv?
  • → Berichte wöchentlich führen, bis Dokumentation stattgefunden hat; wöchentlicher Reminder; erst dann Entlassung von ihrer Orga
  • → Netzlaufwerk: Einteilung in Fachschaftssprecher und Ressorts (Info/PR, Studienangelegenheiten,etc.)
  • → erstmal Mentoringprogramm: ausführliche Erklärungen, Erstis und Oldies gemischt in Schichten einteilen, Primär erstmal Freunde und darüber hinaus Ehrenamt leisten
  • → gewählte in der Fachschaft, freiwillige im Verein
  • → Gewählt dafür da, den Überblick zu bewahren
  • → Hilfestellungen für Neue; Überforderung/Unwissenheit so klein wie möglich halten, Mühe geben Verständnis so schnell und einfach wie möglich zu über-/vermitteln

Frage 6:

• Wie funktioniert die Online-Bezahlung?
  • → Paypal-Account der Fachschaft
  • → Präsenz Verkauf weiterhin bar

Frage 7:

• Welcher Veranstalter wird angegeben?
  • → FSR

Frage 8:

• Inwiefern müsst ihr von der Hochschule aus Dokumente/Sachen aufheben?
  • Alles: Buchhaltung, Rechnungen, Veranstaltungsmaterial
  • → 10 Jahre (Buchhaltung analog in Ordnern)
  • → doppelte Ausführung (analog und digital/eingescannt)